Koordynacja projektu - czasami określana jako zarządzanie projektami - wymaga kilku umiejętności i umiejętności dostosowania się do zmieniającego się środowiska. Koordynatorzy projektów są zwykle zobowiązani do pracy z wieloma osobami i wymagają zdolności do organizowania danych i osób oraz zarządzania nimi. Chociaż każdy projekt jest inny, niektóre wskazówki są przydatne dla wszystkich koordynatorów projektu.
Opracuj szczegółowy plan pracy
Zanim którykolwiek z kół projektu zacznie się obracać, opracuj szczegółowy plan pracy obejmujący każdy aspekt projektu. Uwzględnij takie elementy, jak budżet, linię czasu, listę kontaktów i, w razie potrzeby, plany awaryjne lub scenariusze odpowiedzi. Posiadanie planu pomaga przeprowadzić cię przez niepewny teren, jednocześnie wyznaczając ogólny kierunek projektu. Przeleć plan do wszystkich odpowiednich aktorów, aby każdy członek projektu znajdował się na tej samej stronie.
Bądź przygotowany na odejście od Planu
Szczegółowy i przejrzysty plan ma zasadnicze znaczenie dla koordynacji projektu, ale także umiejętność improwizacji i zmiany planu w razie potrzeby. Najlepsi koordynatorzy projektu postępują zgodnie z planem tak długo, jak to działa; jeśli jednak plan nie doprowadzi projektu do jego końca, lub jeśli okaże się, że brakuje jednego lub więcej obszarów, to czas zmienić plany. Koordynatorzy projektów powinni być otwarci na opinie innych członków zespołu podczas zmiany planów, a zmiany powinny być przekazywane wszystkim odpowiednim podmiotom.
Zminimalizuj komunikację
Komunikacja jest niezbędna do koordynacji projektu - wielu aktorów z różnych sekcji, organizacji, miast, państw, a nawet krajów często będzie musiało współpracować w celu osiągnięcia określonego celu. Zwykle wymaga to częstej komunikacji między stronami; jednak ten proces nie powinien stać się wyniszczający. Wyznacz minimalną liczbę kluczowych funkcjonariuszy ds. Komunikacji i utrzymuj e-maile na minimalnym poziomie. To, co wymaga kilku e-maili, często można zorganizować szybko i po prostu przez telefon.
Rozwijanie umiejętności przywódczych
Umiejętności przywódcze są dalekosiężne, a wymagane umiejętności będą się różnić w zależności od projektu. Niektóre umiejętności są jednak zazwyczaj niezbędne do osiągnięcia sukcesu w koordynacji projektu - organizacja, inteligencja, otwartość, a nawet poczucie humoru pomagają stworzyć atmosferę sprzyjającą sukcesowi. Koordynatorzy nie są idealni, ale mogą być lepsi lub gorsi i zawsze jest miejsce na poprawę. Koordynatorzy projektów powinni być otwarci na opinie innych i powinni poświęcić trochę czasu na zastanowienie się, w jaki sposób ich umiejętności przywódcze mogą być rozwijane i wdrażane w bardziej użyteczny i skuteczny sposób.
