Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy zarządzasz jej finansami, ważne jest, abyś rozumiał różnice między zwrotnymi wydatkami a dochodem do opodatkowania. IRS ma szczególne znaczenie, jeśli chodzi o to, co może zostać sklasyfikowane jako wydatek podlegający zwrotowi, a kary mogą powstać, jeśli zrobi się to w niewłaściwy sposób. Uważne przechowywanie i utrzymywanie rachunków jest niezbędne, jeśli Twoja firma kiedykolwiek podlegała audytowi.
Jakie są koszty podlegające zwrotowi?
Gdy dostarczasz towary lub usługi klientowi, mogą zdarzyć się sytuacje, w których przejmujesz koszt dodatkowej usługi lub przedmiotu z uprzejmości wobec tego klienta. Możesz zdecydować, aby nie obciążać klienta tymi kosztami. Jeśli to zrobisz, kwota ta pojawi się później jako przychód w twoim planie kont. Ponieważ nie jest to regularny dochód, istnieje potrzeba rozróżnienia.
Za każdym razem, gdy poniesiesz koszty w imieniu klienta w trakcie pracy, koszty te będą podlegały kategorii wydatków podlegających zwrotowi. Na przykład opłaty za dostawę lub koszty podróży mogą być traktowane jako wydatki podlegające zwrotowi. Koszty paliwa, posiłki lub pokoje hotelowe mogą być również sklasyfikowane jako podlegające zwrotowi. W normalnych warunkach biznesowych sposób rozliczania zwrotu kosztów nakazuje, że jest to wydatek, gdy go poniesiesz i pozycja dochodu, gdy wystawisz rachunek klientowi.
Jeśli jesteś małą firmą i korzystasz z usług podwykonawcy, możesz mieć do czynienia z dodatkowymi kosztami zwrotów zwanymi kosztami przeniesienia. Na przykład, jeśli świadczysz usługi konserwacji strony internetowej swojemu klientowi za 500 USD miesięcznie, a Ty płacisz podwykonawcy 500 USD miesięcznie za wykonanie pracy, ten koszt nie jest przychodem dla ciebie, ale raczej kosztem przelotowym. Musisz podać podwykonawcy formularz 1099 pod koniec roku podatkowego i zachować staranne zapisy dotyczące tego, co zapłaciłeś klientowi i co zapłaciłeś za tę samą pracę.
Czy zwroty stanowią dochód podlegający opodatkowaniu?
Kiedy pracownikowi lub firmie wypłaca się zwrot kosztów, musi on zostać odpowiednio zarejestrowany, aby uznać go za niedozwolony. Na przykład, na odcinku wypłaty pracownika zwrot musi zostać odnotowany jako taki, a nie tylko zaliczony do innych dochodów pracownika. W planie kont firmowym należy pamiętać, że jest to wydatek podlegający zwrotowi, gdy dokument zostanie po raz pierwszy udokumentowany. W ten sposób możesz sprawdzić później swoją listę dochodów, aby sprawdzić, czy nie podlega ona opodatkowaniu.
Pod warunkiem, że pozycje wydatków i przychodów zostały właściwie udokumentowane i wyśledzone, zwroty nie są uważane za dochód podlegający opodatkowaniu. W tym przypadku nie otrzymujesz zapłaty za towar lub usługę, ale raczej przekazujesz pewną sumę pieniędzy, która teraz zostanie ci zwrócona.
Właściwe śledzenie wydatków podlegających zwrotowi
Oprócz udokumentowania wydatków zwrotnych prawidłowo na swoim planie kont, musisz zachować staranne zapisy. Złożyć wszystkie rachunki, wyciągi lub inne dokumenty dotyczące wydatków, jeśli w ogóle jest to możliwe. Zachowaj kopię z dokumentacją podatkową z roku podatkowego, aby móc się z nią zapoznać w przypadku audytu lub jakichkolwiek pytań, które mogą się pojawić. Bez odpowiedniej dokumentacji IRS mógłby twierdzić, że zwrot kosztów powinien być traktowany jako dochód podlegający opodatkowaniu, co doprowadziłoby do tego, że twoja firma zawdzięcza więcej na koniec roku podatkowego.
