Tak, nauczyłeś się tego robić w szkole podstawowej - czy tak? W realnym świecie istnieją prefiksy dla nazw do rozważenia, liczby w nazwach firm i inne firmy znane tylko akronimami ich dawnych nazw. Nagle, archiwizacja alfabetyczna staje się nieco bardziej skomplikowana. Aby nie "zgubić" pliku, który jest gdzieś, ale nie tam, gdzie początkowo myślałeś, potrzebujesz systemu. Jeśli udostępniasz te pliki innym, system musi być prosty i łatwo komunikowany. Składanie odbywa się według jednostek. Pierwsza jednostka to zwykle nazwisko osoby. Jeśli dwie osoby dzielą to samo nazwisko, przechodzisz do drugiej jednostki, która jest imieniem. Jeśli dzielą się obydwoma, przechodzisz do trzeciej jednostki, takiej jak drugie imię lub inicjał.
Transponuj nazwiska osób podczas wypełniania za pomocą następującego systemu: nazwisko, imię lub początkowe, drugie imię lub inicjał. Na przykład, John Q. Public zostanie złożony jako "Publiczny, John Q."
Dodaj przedrostki do nazwiska do nazwiska, aby jedno słowo i plik w kolejności alfabetycznej. Na przykład, John Q. De Public zostanie złożony jako "DePublic, John Q."
Wpisz mylące nazwisko, ponieważ jest napisane, gdy nie możesz odróżnić imienia ani nazwiska. Na przykład, Jon Q. John zostanie zapisany jako "John, Jon Q."
Połącz łączone łączniki i złożone nazwiska, aby utworzyć jedną jednostkę i odpowiednio ją zarchiwizuj. Na przykład, John Q. Doe-Public zostanie złożony jako "Doe-Public, John Q."
Tytuły plików, które są nieodłączną częścią nazwy i pod nieobecność nazwiska jako pierwszej jednostki. Na przykład Saint John Q. zostanie złożony jako "Święty, John Q."
Podaj pełne nazwy z tytułami z tytułem jako ostatnią jednostką. W ten sposób Ojciec John Q. Public zostanie złożony jako "Publiczny, John Q., Father".
Plikuj inne tytuły i wymieniaj nazwy, takie jak S., Jr., Mrs. lub Ph.D. jako ostatnia jednostka. Na przykład John Q. Public, Jr. zostanie zapisany jako "Public, John Q. Jr."
Nazwy firm plików rozpoczynające się od tytułu w formie pisemnej. Na przykład "Dr. Pepper Bottling Company "powinien najpierw zostać złożony jako" Doctor ", a następnie przez" Pepper "itp.
Skomponuj wszystkie skróty w nazwach tak, jakby były napisane. Przykłady obejmują "Saint" dla St., "Fort" dla Ft. oraz "Produkcja" dla Mfg.
Zgłoś firmę w formie pisemnej, z dwoma wyjątkami: jeśli nazwa jest nazwą osoby, najpierw plik po nazwisku, lub jeśli nazwa firmy jest tak dobrze znana, że przestrzeganie reguły spowodowałoby zamieszanie. W ten sposób firma John Q. Public Company zostanie zgłoszona jako "Public, John Q. Company". Jednak Marshall Fields Company zostanie złożony jako "Marshall, Fields, Company".
Wpisz nazwę firmy składającą się z dwóch lub więcej nazwisk zapisanych, przy czym każda nazwa jest uważana za odrębną jednostkę. W ten sposób firma "Public, Doe & Jones" zostanie zgłoszona jako "Publiczna", a następnie jako "Doe", a na końcu jako "Jones".
Wpisz nazwę firmy utworzoną najpierw literami, a każdą literę jako inną. Na przykład "WOW Fun" zostanie złożony w kolejności "W", następnie "O", a następnie "W." "Zabawa" byłaby ostatnią jednostką.
Plik dowolnej firmy z dzierżawczymi lub mnogimi apostrofami, tak jakby były nieobecne. Na przykład "Klub Men" zostanie zapisany jako "Mężczyźni", a następnie "Klub".
Pomijaj artykuły, spójniki i przyimki przy składaniu, chyba że artykuł, koniunkcja lub przyimek jest nieodłączną częścią nazwy. Na przykład Koniec długiego dnia zostanie złożony jako "Koniec", "Długi" i Dzień. Kardynałowie ze Stanford zostaną jednak zakwalifikowani jako "The", "Stanford", a na końcu "Cardinals". Innym wyjątkiem jest kiedy przyimki zaczynają się od nazwy, utwór "Under the Boardwalk" zostanie umieszczony najpierw pod "Under", a następnie pod "Boardwalk".
Nazwy numeryczne plików, tak jakby były zapisane i dają liczbom więcej niż dwóch cyfr ich prawidłową wartość liczbową. Na przykład "The 900 Club" zostanie wpisany najpierw jako "Dziewięć", potem "Sto", a na końcu "Klub".
Wskazówki
-
Jeśli lokalizacja pliku jest nieco myląca - tak jak w przypadku dwóch pierwszych nazw - wypróbuj fałszywy plik lub kolorowy arkusz papieru, odwołując się do drugiej opcji.
Ostrzeżenie
Jeśli nie chcesz spędzić godziny na szukaniu nieprawidłowego pliku, popraw poprawnie pliki. Każdy system archiwizacji jest bezużyteczny, jeśli nie jest używany konsekwentnie.
