Jeśli spędzasz wiele godzin szukając jakiegoś dokumentu lub pliku, być może nadszedł czas na remont systemu organizacyjnego twojego biura. Jeśli masz wiele plików i folderów, może minąć trochę czasu, zanim je uporządkujesz. Jednak na końcu będzie to tego warte, ponieważ będziesz wiedział dokładnie, gdzie znaleźć wszystko. Jeśli czujesz się przytłoczony od razu zajmując całe biuro, spróbuj przejść przez jeden obszar dziennie, aż skończysz.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Skrzynka odbiorcza / skrzynka nadawcza
-
Pliki
-
Lornetka składana
-
Etykiety
-
Szafka na dokumenty / pudełko na dokumenty
Umieść skrzynkę odbiorczą i skrzynkę nadawczą w rogu biurka. Zachowaj wszystkie wychodzące rachunki, powiadomienia i inne przedmioty do wysyłki lub dystrybucji w skrzynce nadawczej. Wysyłaj te przedmioty codziennie. Umieść przychodzące pliki, dokumenty i pocztę w skrzynce odbiorczej. Co więcej, codziennie działaj lub przechowuj te elementy; w ten sposób nie staną się bałaganem.
Utwórz kategorie dla swoich plików i folderów. Będą one różne, w zależności od rodzaju firmy. Niektóre kategorie mogą mieć oczywiste etykiety, takie jak klienci, informacje podatkowe, dostawcy i nadchodzące projekty. Skup się na klasyfikacji wszystkich dokumentów do tych dużych kategorii.
Podziel duże kategorie na mniejsze podkategorie, jeśli dotyczy. Na przykład, jeśli Twoja firma ma klientów, utwórz jeden folder dla każdego klienta. Jeśli dokumenty klienta są zbyt liczne, aby zmieścić się w jednym folderze, należy jeszcze bardziej podzielić tę kategorię. Oddziel plik klienta na różne foldery dla różnych typów dokumentów.
Oznacz wszystkie twoje pliki. Firma CNN Money zaleca oznaczanie plików etykietami w zależności od prawdopodobnego ich wyszukiwania. Na przykład, zamiast etykietowania ukrytego pliku "Form 27G-28A", oznacz go "Fakturami" lub podobną stosowną kategorią. Ułatwia to szybkie wyszukiwanie dokumentów.
Umieść wszystkie swoje dokumenty w szafce na dokumenty, pudełku na dokumenty lub podobnym pojemniku. Jeśli masz wiele plików, trzymaj te, z których najczęściej korzystasz przy biurku. Jeśli zabraknie Ci miejsca w biurze, przechowuj pliki, które możesz używać tylko raz w roku w oddzielnym schowku lub w innym pokoju.
Zachowaj oddzielny stos dokumentów przeznaczonych do kosza podczas sortowania plików. Terminowe niszczenie starych i nieistotnych dokumentów jest kluczem do utrzymania zorganizowanego biura. Jeśli nie masz pewności, czy możesz zutylizować dokument, wyznacz jeden folder na ewentualne śmieci i przechowuj dokument tam, aż możesz go zniszczyć.
