Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości lub GAAP określają naturalny bilans rachunków i informują firmy, czy określone konto powinno mieć saldo kredytowe lub debetowe. Rachunki finansowe obejmują gamę aktywów i pasywów po pozycje kapitałowe, przychody i koszty. Amerykańska Komisja Papierów Wartościowych i Giełd identyfikuje równoważenie rachunków jako główną cechę rzetelnej sprawozdawczości finansowej.
Bilans konta
W rachunkowości aktywa i wydatki zazwyczaj mają saldo debetowe, co oznacza, że księgowy firmy obciąża ich za zwiększenie kwot konta. Przychody, pozycje kapitałowe i zobowiązania mają saldo kredytowe, więc księgowy przypisuje te konta do ich zwiększenia. Każda zmiana w tym normalnym porządku rzeczy powoduje nieścisłości w procesie prowadzenia dokumentacji i może prowadzić do obciążonych błędem sprawozdań finansowych. Na przykład, jeśli księgowy omyłkowo zaksięguje rachunek kosztów ubezpieczenia, aby zarejestrować płatność składki, pozycja ta pomniejsza kwotę kosztów ubezpieczenia wykazanych w rachunku zysków i strat. Zaniżanie oznacza reprezentowanie jako mniej znaczące lub zmniejszanie kwoty pozycji księgowej.
Sprawozdawczość finansowa
Aby zdobyć zaufanie społeczeństwa i inwestorów, firma musi odpowiednio rejestrować transakcje i raportować dane dotyczące wyników na koniec danego okresu, na przykład kwartał lub rok obrotowy. Dokładne raportowanie wymaga dokładnego przeglądu sald kont. Kompletny zestaw raportów finansowych zawiera zestawienie zmian w kapitale własnym, zestawienie dochodów, zestawienie przepływów pieniężnych oraz sprawozdanie z sytuacji finansowej, zwane również bilansem.
Wytyczne audytu
Audytorzy zewnętrzni zagłębiają się w zapisy firmy, aby ocenić dokładność numerów wydajności, zwracając uwagę na każde konto główne, aby ustalić jego równowagę. Recenzenci korporacyjni analizują subkonta od wewnątrz, a także od zewnątrz, aby zrozumieć transakcje, które przeszły na konto główne. Na przykład, audytor może przejrzeć rachunek zobowiązań w bilansie i zidentyfikować wszystkie zapisy księgowe, które doprowadziły do salda konta. Jest to podejście "na zewnątrz". W tym scenariuszu analiza "na lewą stronę" odbyłaby przeciwną podróż analityczną.
Zaangażowanie personelu
W kontekście korporacyjnym pracownicy, którzy dbają o to, aby konta posiadały dokładne saldo, obejmują księgowych, księgowych i menedżerów finansowych. Kontrolerzy kosztów i organy nadzoru budżetowego również pomagają w prowadzeniu rejestrów i sprawozdawczości.
