Komunikacja w miejscu pracy jest niezbędna do pracy zespołowej. Nie tylko buduje i utrzymuje relacje, ale komunikacja w miejscu pracy również ułatwia innowacje. Pracownicy, którzy czują się swobodnie w komunikacji, mają tendencję do przyjmowania pomysłów w wyjątkowej cenie. Bez komunikacji w miejscu pracy będzie kilka problemów.
Problem 1: Brak standardów
Gdy problemy z komunikacją w miejscu pracy są niższe, zazwyczaj wynika to z braku spójności w zakresie sposobu i czasu komunikacji pracowników. Dobrym pomysłem jest ustanowienie polityki komunikacji w celu standaryzacji metod używanych do komunikacji z kolegami i klientami. Unikaj zbytniego polegania na jednym rodzaju komunikacji. Na przykład używanie wyłącznie komunikacji werbalnej utrudnia śledzenie rozmów i informacji.
Problem drugi: bariery komunikacyjne
Różnice w tle lub doświadczeniu powodują powstawanie barier między niektórymi pracownikami. Bez wspólnej płaszczyzny pracownicy mogą odnosić się lub rozumieć to, o czym mówią inni członkowie personelu. Różnice kulturowe mogą również powodować trudności w komunikacji niewerbalnej, powodując mieszane wiadomości.
Problem trzeci: mieszanie pracy i osobistej komunikacji
Niektórzy pracownicy łączą życie osobiste z komunikacją w miejscu pracy. Osobista komunikacja szkodzi profesjonalizmu w biurze, co czasem prowadzi do plotek w miejscu pracy, co prowadzi do obniżenia morale, a nawet oskarżeń o nękanie.
Problem czwarty: błędne interpretacje i założenia
Komunikacja jest otwarta na interpretację i jest czasami interpretowana nieprawidłowo. Ludzie często przyjmują założenia na podstawie informacji, które słyszą lub czytają, bez względu na to, czy słyszą, czy też nie. Niewerbalne sygnały prowadzą również do przyjmowania założeń, które mogą utrudniać komunikację. Na przykład pracownik, który unika kontaktu wzrokowego, może sprawić, że inni będą zakładać, że coś ukrywa, gdy po prostu czuje się gorsza lub nieśmiała.
Problem piąty: słabe umiejętności słuchania
Udostępnianie informacji jest tylko częścią procesu komunikacji. Silne umiejętności słuchania są niezbędne, aby skutecznie komunikować i rozumieć przekazywany komunikat. Pracownicy, którzy nie potrafią słuchać lub nie wiedzą, jak aktywnie słuchać swoich kolegów, prawdopodobnie przegapią informacje lub nie wiedzą, co się dzieje.
Problem szósty: brak informacji
Komunikacja oparta na faktach jest niezbędna do skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Jeśli pracownicy przekazują fałszywe informacje lub udostępniają informacje, których nie są pewni, najprawdopodobniej spowodują opóźnienia w realizacji zadania. Menedżerowie, którzy dzielą się nieprawdziwymi informacjami lub udostępniają informacje bez ich wcześniejszego sprawdzenia, mogą zdenerwować pracowników.
Problem siódmy: brak rozproszenia komunikacji
Dyspersja komunikacji w miejscu pracy często opiera się na łańcuchu pracowników, którzy dzielą się informacjami z innymi. W niektórych przypadkach przekaźnik informacji zostaje przerwany, pozostawiając niektórych pracowników poza pętlą. Awaria komunikacji może prowadzić do zmarnowanego czasu, pominiętych spotkań, dublowania pracy lub innych zakłóceń w przepływie pracy.
Problem 8: Obawy o prywatność
Bardzo mała komunikacja jest w rzeczywistości prywatna, szczególnie w środowisku pracy. Komunikacja werbalna jest łatwo podsłuchana przez innych w biurze. Wiadomości e-mail i wiadomości błyskawiczne na komputerze są podatne na włamania. Inni pracownicy mogą czytać przez ramię i widzieć poufne informacje. Wyciekane poufne informacje powodują problem z odpowiedzialnością i mogą zaszkodzić interesom.
Problem 9: Negatywne postawy
Negatywne postawy kolidują z procesem komunikacji w miejscu pracy. W niektórych przypadkach dwoje pracowników może nie lubić się nawzajem lub nie ufać sobie nawzajem, tworząc ścianę między nimi, kiedy próbują się komunikować. Inni pracownicy po prostu obojętnie podchodzą do pracy, co powoduje, że nie dbają o to, co się mówi podczas normalnej komunikacji w miejscu pracy.
Problem dziesiąty: brak śledzenia
Po rozproszeniu informacji w środowisku biurowym, konkretne działania odbywają się w oparciu o komunikację. Na przykład po spotkaniu w celu omówienia kierunku projektu uczestnicy prawdopodobnie będą musieli wykonać zadania na podstawie tego, co omówiliście na spotkaniu. Jeśli komunikacja nie pozostawia pracowników z wyraźnym wyczuciem sposobu działania, najprawdopodobniej pojawi się awaria i niedokończona praca.
