Notatka do memorandum - jest pisemnym komunikatem, który rejestruje informacje, które należy udostępnić grupie osób w profesjonalnym otoczeniu. Chociaż notatki mogą być formatowane w różnych szablonach, ważne jest, aby dołączyć znaczące części notatki, aby twoje notatki służyły jako skuteczne narzędzie komunikacji.
Nagłówek
Notatka musi mieć nagłówek, który określa nadawcę, adresata, datę i temat. Po umieszczeniu nazwiska osoby w notatce, wpisz po niej swój tytuł pracy. Podaj swój tytuł pracy po nazwisku w polu "Od". Nagłówek znajduje się na górze notatki, poprzedzającej tekst. Jeśli notatka jest pilna, często w twoim biurze może być napisane słowo "Pilne" u góry nagłówka.
Przegląd, który pojawia się po nagłówku, krótko wyjaśnia treść notatki. W przeglądzie przedstaw cel memo, na przykład przedstawić pomysł lub odpowiedzieć na zadanie, które otrzymałeś. Przegląd daje czytelnikowi podstawowe pojęcie o tym, o czym jest memo, aby mogła zdecydować, czy przeczytać notatkę natychmiast czy później.
Kontekst
Sekcja kontekstu memo przedstawia tło prezentowanych informacji. Pomaga to czytelnikowi zrozumieć powiązanie notatki z kontaktami biznesowymi. Na przykład możesz napisać: "Ze względu na zaawansowane protokoły technologiczne …" Ta fraza i inne podobne informacje pomagają czytelnikowi umieścić notatkę w kontekście tego, co jeszcze dzieje się w firmie.
Zadania i rezolucje
Jeśli celem twojej notatki jest wyjaśnienie zadań, które będziesz wykonywał w odpowiedzi na kontekst, możesz to powiedzieć w następnej części notatki. Na przykład możesz powiedzieć: "Będę szukał badań rynku dla technologii …" Daje to czytelnikowi pojęcie o kolejnych krokach, które podejmujesz. Jeśli twoja notatka ma przedstawiać rezolucję, możesz napisać: "Moje wnioski wskazują, że nowa technologia nie przyniesie korzyści naszej firmie, ponieważ …"
Detale
Niektóre notatki wymagają uwzględnienia szczegółów. Jeśli chcesz dołączyć statystyki, dane lub informacje o badaniu rynku, podaj te szczegóły w nowym akapicie. Te wspierające pomysły są znane jako część dyskusji w notatce.
Wniosek
Podsumuj swoją notatkę krótką konkluzją, która mówi czytelnikowi, co masz nadzieję, że on ją zdobył. Końcowy segment powinien również dać czytelnikowi znać, że z przyjemnością powinieneś zadawać pytania lub komentarze do dyskusji.
Załączniki
Jeśli odwołasz się do wykresów, wykresów, zasad, raportów, minut lub innych dokumentów biznesowych w notatce, załóż je na odwrocie notatki. Umieść na stronie notatki notatkę u dołu, do której dołączono jeden lub więcej dokumentów.
