Aby zorganizować udaną kolację z fundraiserem, musisz dobrze zaplanować i znać swoją bazę darczyńców i społeczność, z której ostatecznie skorzysta fundraiser. Wykonanie sporego wysiłku z wyprzedzeniem może uratować każdy ból głowy. Niezależnie od tego, czy jesteś koordynatorem wydarzeń dla organizacji non-profit, czy entuzjastycznie nastawionej wolontariuszki, możesz wykonać kilka kroków, aby pomóc w podjęciu opłacalnego przedsięwzięcia.
Ustal swój budżet. Zrozumienie posiadanych funduszy określi, jaki rodzaj obiadu na zbiórkę pieniędzy możesz zorganizować. Jedną z rzeczy, o których warto pomyśleć podczas faktoringu w pieniądzu, jest pytanie, czy fantazyjna, wysokiej klasy (i kosztowna) zbiórka pieniędzy ostatecznie przyniesie korzyści organizacji. Czasami odrapany, oddolny romans może przynieść tyle samo pieniędzy, bez początkowych kosztów. Kreatywność jest kluczowa.
Zapytaj o pomoc. Te wydarzenia, nawet jeśli na początku wydają się małe, mogą stać się większe, niż to sobie wyobrażaliśmy. Staraj się nie robić zbyt wiele samemu; poprosić o wolontariuszy, aby pomogli w sporządzeniu listy gości, posprzątali, wyposażyli się w sprzęt lub w to, co macie. Zabieranie innych ludzi na pokład pozwala także ludziom przyczynić się do sprawy, w którą wierzą.
Zidentyfikuj miejsce tak szybko, jak to możliwe, aby je zarezerwować. Gdzie odbędzie się ta kolacja? Czy będzie to mała sprawa, która może być przeprowadzona w czyimś domu, czy też chcesz stworzyć większe wydarzenie? Spróbuj najpierw przyjrzeć się tańszym opcjom przed wynajęciem hali; możesz mieć filantropa w swojej społeczności, który popiera twoją sprawę i byłby skłonny pozwolić ci użyć jej domu jako środka darowizny. Zapytaj także po ośrodkach kultury, kościołach i szkołach podstawowych, których wyposażenie może być dostępne za niewielką lub żadną opłatą.
Określ, kto przygotuje obiad i jak. Czy to wydarzenie zostanie profesjonalnie przygotowane lub czy posiłek zostanie wykonany przez członków organizacji? Na przykład kolację ze zbiórki pieniędzy mogą ugotować dzieci z podstawówki. Grupa dzieci może chcieć zebrać pieniądze na lokalną sprawę, a oni mogą pomóc w stworzeniu prostego posiłku, który gotują i sami sobie serwują.
Zaproś gości. Uzyskaj pełną listę dawnych i aktualnych dawców i rozpowszechniaj zaproszenia. Jeśli jesteś wolontariuszem i nie masz natychmiastowego dostępu do tej bazy danych, zadzwoń do organizacji charytatywnej i poproś o rozmowę z dyrektorem lub przedstawicielem mediów, aby uzyskać aktualną listę. Wiele organizacji wykorzystuje pocztę e-mail i serwisy społecznościowe, aby uzyskać informacje o swoich wydarzeniach. Pozwala to zaoszczędzić ogromną ilość pieniędzy na kosztach papieru i wysyłki.
Wyznacz rozrywkę. Dobrze jest mieć coś innego niż obiad, żeby zabawiać swoich dawców. Jeśli jest to zbiórka pieniędzy dla szkoły muzycznej lub tanecznej, potrzebny jest recital. Fundraiser sportu młodzieżowego może poprosić lokalne cheerleaderki o wykonanie kilku rutynowych czynności, a może poprosić dzieci, aby przygotowały krótki i zabawny skecz o tym, dlaczego potrzebują pieniędzy, aby kontynuować swoją działalność. Pokazanie krótkiego filmu o Twojej sprawie może być także skutecznym sposobem przedstawienia, jak ważna jest przyczyna dla twojej społeczności.
Regularnie monitoruj wydarzenia przed wydarzeniem. Być może planujesz to wydarzenie przez sześć miesięcy w dół, więc warto od czasu do czasu sprawdzać, czy wszystko jest na dobrej drodze. Nie musi to być cotygodniowy telefon do dostawcy, ale powinieneś przynajmniej zadzwonić na kilka tygodni przed zawarciem wszelkich szczegółów dotyczących ostatniej minuty, które mogą wymagać uzgodnienia.
