Utrzymanie akceptowalnych zapasów biurowych dla Twojej firmy jest wymagającym i precyzyjnym zadaniem. Kiedy nauczysz się zamawiać materiały biurowe, zaczynasz doceniać różnorodność potrzeb Twojej firmy. Aby mieć biegłość w utrzymywaniu aktualności zasobów reklamowych w biurze, musisz zorganizować się i znaleźć czas na inwentaryzację każdego dnia. W twoim najlepszym interesie jest zatrudnienie kogoś, kto pomoże Ci w zakupie materiałów biurowych, jeśli masz populację biurową liczącą 50 osób lub więcej.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Półki
-
Etykiety
Zorganizuj swoje materiały biurowe na półkach w schowku biurowym. W celu utrzymania spisu zasobów biurowych może istnieć tylko jedno centralne centrum przechowywania i dystrybucji materiałów eksploatacyjnych. Używaj etykiet i długopisu do zaznaczania obszarów na półkach, gdzie mają być przechowywane przedmioty.
Utwórz listę materiałów eksploatacyjnych, które aktualnie posiadasz, spisując inwentarz fizyczny. Przenieś swoją listę do arkusza kalkulacyjnego komputera, do którego możesz się odnosić regularnie. Materiały, od których zaczynasz, będą poziomami zamawiania, z których będziesz korzystać. Analizując zużycie materiałów biurowych z miesiąca na miesiąc, będziesz w stanie dostosować poziomy zapasów do punktów, które będą utrzymywać wystarczającą ilość zapasów pod ręką przez cały czas.
Zamów materiały biurowe online za pośrednictwem renomowanego dostawcy. Możesz też utworzyć zamówienie zakupu za każdym razem, gdy zamawiasz przez telefon, co pozwoli Ci śledzić historię zakupów. Upewnij się, że zamówienie jest zgodne z oryginalnym zamówieniem, aby upewnić się, że otrzymałeś wszystkie produkty.
Wykonuj fizyczną inwentaryzację każdego tygodnia i śledź fluktuacje w zapasach materiałów biurowych. Jeśli zauważysz, że twoje poziomy padów prawnych spadają poniżej miesięcznej wielkości zapasów, zwiększ odpowiednio swój numer inwentarzowy i używaj tego nowego numeru inwentarzowego podczas kolejnej zmiany. Zrób to dla każdego przedmiotu na półce biurowej.
Opracuj politykę, w której wszystkie zamówienia specjalne w biurze muszą pochodzić od Ciebie. Jeśli zauważysz wzorzec zapotrzebowania na konkretny element zamówienia specjalnego, dodaj go do swoich zwykłych zasobów reklamowych.
Wskazówki
-
Przedyskutuj opcje ponownego zamawiania z przedstawicielem handlowym zaopatrzenia biurowego, aby ustalić, czy czekanie i zakup luzem pozwolą Ci zaoszczędzić pieniądze. W zależności od stopy konsumpcji możesz zaoszczędzić pieniądze, wykonując kolejną zmianę raz na kwartał, a nie raz na miesiąc.
Możesz spróbować założyć politykę, w której masz rozdawać wszystkie materiały biurowe i próbować korzystać z tej aktywności, aby wykonać inwentaryzację, ale nadal powinieneś robić fizyczne inwentaryzacje przynajmniej raz w miesiącu. Kierownicy i dyrektorzy mogą zdecydować o rozpoczęciu przyjmowania własnych materiałów biurowych lub inni pracownicy mogą mieć dostęp do pomieszczenia do przechowywania, a system do ponownego zamawiania zostanie odrzucony.
