Skuteczni recepcjoniści są w stanie z wdziękiem zarządzać wieloma zadaniami, jednocześnie dając pierwsze wrażenie swoim firmom gościom, odwiedzającym i potencjalnym pracownikom. Niezależnie od tego, czy pracujesz w małej profesjonalnej firmie usługowej, czy w dużej międzynarodowej korporacji, właściwe umiejętności organizacyjne mogą być kluczem do utrzymania efektywnej recepcji. Najlepsze pomysły organizacji recepcjonistów upraszczają rutynowe zadania i zwiększają skuteczność gościnności.
Podręczniki szybkiego dostępu
Twórz szybkie przewodniki referencyjne dla rutynowych informacji, takich jak często nazywane numery, numery biurowe i listy rozszerzeń telefonicznych. Laminuj te prowadnice, aby ułatwić obsługę i szybkie odwoływanie się. Umieść te przewodniki w zorganizowanym pliku, gdy nie są aktywne. Rozważ posiadanie dodatkowych egzemplarzy tych poradników w celu dostarczenia na żądanie. Te przewodniki sprawią, że będziesz bardziej wydajny i pomoże przyspieszyć rutynowe czynności, takie jak przenoszenie połączeń.
Kluczowe spotkania
Sporządź listę przewidywanych użytkowników na dany dzień według czasu spotkania. Wpisz imię i nazwisko osoby, którą powinieneś powiadomić po przybyciu. Ta lista pozwoli Ci dostosować powitanie do użytkowników. Na przykład, gdy przyjedzie gość, możesz powiedzieć: "Witaj, panie Smith, pani Epps jest podekscytowana twoim spotkaniem." Ten rodzaj powitania sprawia, że gość czuje się mile widziany i może poprawić wyniki swojego spotkania. To dostosowane powitanie jest szczególnie przydatne podczas rozmów kwalifikacyjnych z pracownikami. Jeśli potencjalny pracownik poczuje się mile widziany, będzie bardziej spokojna na rozmowę i będzie miała lepszy pogląd na pracę dla firmy.
Harmonogram rotacji przerwań
Upewnij się, że masz odpowiednie wsparcie, aby pokryć swoje obowiązki podczas przerwy lub choroby. Wykonuj "arkusze oszukańcze", które opisują podstawowe obowiązki i funkcje, które można przekazać każdemu, kto się na ciebie zapełnia. Zastanów się nad stworzeniem formalnego harmonogramu, który obraca zakres obowiązków w różnych działach Twojej firmy. Ten system rotacji zapewni ci większy kontakt z wieloma częściami firmy, co ułatwi Ci kierowanie pytań w przyszłości.
Scrapbooki firmowe
Utwórz notatkę firmową, która podkreśla pozytywne wiadomości i działania firmy. Wykonuj te książki, gdy masz przestoje i umieść je w poczekalni, aby odwiedzający mogli je przejrzeć. Książki te zapewnią konstruktywny sposób odwiedzającym, aby spędzili czas, gdy czekają na umówioną wizytę i pomogą im lepiej poznać firmę w tym samym czasie. Utrzymując gości zajętych, będziesz mógł skupić się na innych zadaniach i połączeniach telefonicznych, co zwiększy Twoją efektywność organizacyjną.
Bufet
Przechowuj napoje w zasięgu ręki w recepcji. Zainstaluj małą lodówkę do przechowywania zimnych napojów pod biurkiem lub w poczekalni. W zasięgu ręki znajduje się ekspres do kawy z jednym kubkiem oraz standardowe produkty kawowe, takie jak cukier i śmietana. Umieść tacę z wypiekami na ladzie recepcji lub miskę twardych cukierków. Zamykając te napoje, możesz zapewnić gościom ciepło przyjęcia bez konieczności opuszczania recepcji.
