W porównaniu do faksowania, e-mailing jest wygodniejszą metodą uzyskiwania informacji z jednego punktu do drugiego.Ale nie należy jeszcze rezygnować z faksu jako podstawowego narzędzia biurowego. Oczywiście, od czasu do czasu zakleszczono maszynę, sygnał zajętości i brakującą stronę, ale faksy są warte użycia i mają zalety: większe dokumenty mogą być wysyłane, niektórzy postrzegają je jako bardziej profesjonalną formę komunikacji biznesowej, a podpisy podpisów na faksach są zgodne z prawem.
Wpisz nazwisko odbiorcy i nadawcy faksu w sekcjach "Do i Od" na stronie tytułowej faksu.
Wpisz numer telefonu i faksu w odpowiednim numerze faksu i telefonu. pola. Jest to pomocne w przypadku, gdy odbiorca musi zadzwonić lub odesłać faks.
Wstaw całkowitą liczbę stron dołączonych do faksu, w tym stronę tytułową w sumie nie. stron lub sekcji nr okładki. Informuje to odbiorcę, ile stron powinny otrzymać w faksie.
Napisz od jednego do trzech słów opisujących przeznaczenie faksu w sekcji RE arkusza tytułowego. W razie potrzeby podaj numer referencyjny.
Wypełnij odpowiednie pole lub zakreśl odpowiednie słowo, wskazując na pilny charakter faksu lub życzenia dotyczące odpowiedzi od odbiorcy.
Większość faksów zawiera deskryptory odpowiedzi, takie jak: Do sprawdzenia (bez wymaganych działań), Prosimy o komentarz (wymagana odpowiedź), Pilna (obsługa natychmiast), Poufna (tylko dla niektórych oczu) lub Proszę o odpowiedź (wymagana odpowiedź).
Napisz dodatkowe uwagi lub instrukcje, które chcesz, aby odbiorca przeczytał lub zapoznałeś się z pustą dolną sekcją (Komentarze) w arkuszu tytułowym faksu.
Wprowadź datę wysłania faksu u góry arkusza, po sprawdzeniu faksu i upewnieniu się, że wszystkie odpowiednie sekcje arkusza tytułowego są kompletne.
Wskazówki
-
Wydrukuj wyraźnie i czytelnie, aby upewnić się, że okładka jest czytelna.
Użyj niebieskiego lub czarnego atramentu, jeśli arkusz okładki zostanie zeskanowany lub skopiowany.
Ostrzeżenie
Unikaj wysyłania poufnych informacji za pośrednictwem faksu. Nie ma możliwości dowiedzenia się, kto jest po drugiej stronie.
