Chociaż firmy niemal dowolnej wielkości mogą korzystać z systemu przedsiębiorstwa, w większości przypadków przedsiębiorstwo odnosi się do organizacji obejmującej co najmniej 500 komputerów podłączonych do tej samej sieci. Niezależnie od wielkości firmy, systemy przedsiębiorstw biznesowych mają jedną wspólną cechę: zmniejszają wysiłek wymagany przez menedżerów i pracowników w zarządzaniu informacjami. Systemy korporacyjne integrują informacje i procesy używane w całej organizacji, a najlepiej, aby były dostępne z jednego miejsca.
Obecnie dostępne są trzy różne typy systemów dla przedsiębiorstw:
- ERP: Planowanie zasobów przedsiębiorstwa
- CRM: zarządzanie relacjami z klientami
- SCM: Zarządzanie łańcuchem dostaw
Zrozumienie platformy oprogramowania dla przedsiębiorstw
Każdy, kto ma komputer lub telefon komórkowy, zna już dwa rodzaje oprogramowania: systemy operacyjne i aplikacje. Systemy operacyjne, takie jak Microsoft Windows, Linux, Android i Apple iOS, uzyskują dostęp do sprzętu i zapewniają platformę, na której aplikacje mogą działać. Aplikacje lub aplikacje są oprogramowaniem używanym do grania w gry i wykonywania pracy.
W środowisku biznesowym komputery są zwykle połączone w sieć za pośrednictwem jednego lub większej liczby potężnych komputerów zwanych serwerami. Serwer może znajdować się w Twoim biurze lub może znajdować się w innym miejscu, do którego masz dostęp przez Internet. Aplikacje znajdujące się na serwerze, z których wszyscy w firmie mogą korzystać jednocześnie, są nazywane oprogramowaniem dla przedsiębiorstw. Firma może wykorzystywać oprogramowanie firmowe do śledzenia inwentarza, zarządzania sprzedażą i płatnościami oraz przechowywania informacji o klientach i danych pracowników.
Wskazówki
-
Kiedy ludzie mówią o chmurze, odnoszą się do serwera lub grupy serwerów, do których można uzyskać dostęp przez Internet.
ERP: Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa
Kiedy masz kilka funkcji biznesowych, które chcesz mieć dostęp do systemu przedsiębiorstwa, pakiet oprogramowania ERP często ma największy sens.Tak jak Microsoft łączy aplikacje desktopowe, takie jak Word, Excel i Powerpoint, w jeden pakiet, który może współpracować razem, oprogramowanie ERP łączy aplikacje dla przedsiębiorstw w jeden pakiet, który może również współpracować. Te aplikacje, zwykle nazywane modułami, można zakupić w pakietach, a następnie, gdy potrzebna jest większa funkcjonalność, można dodać dodatkowe moduły.
Systemy ERP zazwyczaj zawierają systemy zarządzania relacjami z klientem i łańcuchem dostaw w swoich modułach.
CRM: systemy zarządzania relacjami z klientami
Oprogramowanie CRM jest podobne do ERP, ale jak sama nazwa wskazuje, koncentruje się na danych klientów. Jest najczęściej używany do sprzedaży, obsługi klienta i marketingu. Wszelkie szczegóły dotyczące klientów można wprowadzić do systemu CRM, który jest dostępny dla wszystkich osób w firmie. Osobiste informacje kontaktowe dla różnych osób w organizacji klienta mogą być przechowywane, jak również historia zakupów, reklamacje i zwroty. Po wprowadzeniu tych danych system CRM może służyć do prognozowania sprzedaży i pomagać w określaniu możliwości marketingowych.
CSM: Systemy zarządzania łańcuchem dostaw
Oprogramowanie CSM kręci się wokół zasobów i logistyki wymaganych do dostarczania produktów do klientów. Wspólny łańcuch dostaw obejmowałby pozyskiwanie surowców od dostawców, zamawianie ich i śledzenie przesyłek, a następnie śledzenie produktów wytwarzanych w procesie produkcyjnym, przechowywanie ich w magazynie, a następnie wysyłanie do klientów. Odpowiednio zoptymalizowany system CSM może automatycznie umieszczać zamówienia u dostawców, zanim będą potrzebne surowce, a także śledzić wydajność każdego działu podczas jego produkcji.
Eksplorowanie różnych typów modułów ERP
Różne moduły mogą następnie uzyskać dostęp do tych danych i przedstawić je pracownikom w razie potrzeby. Bez takiego systemu dział księgowości może korzystać z jednego systemu, dział sprzedaży innego systemu, a magazyn korzysta z trzeciego systemu. Informacje każdego działu pozostałyby w jego własnym silosie, niedostępnym dla innych działów.
Załóżmy na przykład, że masz firmę produkującą kalosze. Bez systemu przedsiębiorstwa każdy dział działałby niezależnie od siebie. Jeśli dział sprzedaży wylądował nowego klienta, musiałby skontaktować się z działem księgowości, aby klient został skonfigurowany i zatwierdzony do kredytu. Po zatwierdzeniu dział księgowości będzie musiał powiadomić dział sprzedaży, że pierwsze zamówienie może zostać przetworzone. Wtedy ktoś musiałby skoordynować pracę z magazynem i działem produkcji, a dział zakupów i dział zasobów ludzkich musiałby zostać doprowadzony, aby zapewnić wystarczającą ilość materiałów i pracowników do przetworzenia zamówienia. Każdy z tych kroków obejmowałby wiadomości e-mail i rozmowy telefoniczne w całej firmie, a także do klienta, dopóki zamówienie nie zostanie wysłane.
Wykorzystując system korporacyjny, poprzez różne moduły, wszystko to może być wykonane automatycznie i znaczna część bez interakcji z człowiekiem, co przyspiesza proces i redukuje błędy ludzkie.
Moduł sprzedaży: Przedstawiciel handlowy zaopatruje nowego klienta, detaliczną sieć odzieżową w Kanadzie, który chce kupić 1000 butów o tym samym wzorze i różnych rozmiarach. Wprowadza informacje o kliencie do modułu sprzedaży.
Moduł rachunkowości: Dział księgowy otrzymuje powiadomienie o dodaniu nowego klienta. Weryfikują informacje klienta i przeprowadzają kontrolę kredytową. Po zatwierdzeniu zamówienia klienta, przedstawiciel handlowy otrzymuje potwierdzenie, w tym cenę sprzedaży i zniżkę klienta.
Moduł magazynu: Ponieważ przedstawiciel handlowy potwierdza zamówienie, system informuje ją, że w magazynie jest 200 takich butów, które można natychmiast wysłać. Pozostałe buty muszą być wyprodukowane i mogą zostać wysłane w ciągu dwóch tygodni.
Moduł produkcji: Po potwierdzeniu zamówienia, kierownik produkcji zostaje powiadomiony, że musi mieć 800 butów o wymaganych rozmiarach.
Moduł zasobów ludzkich: Przy najnowszym zamówieniu zasoby ludzkie są powiadamiane, że osiągnęły nowy próg i, w oparciu o zaktualizowaną prognozę sprzedaży za kwartał, należy zatrudnić kolejnych dwóch pracowników.
Moduł zakupu: Nowe zamówienia na buty automatycznie wysyłają zamówienie do producenta gumy firmy, aby utrzymać zapas towarów na minimalnym poziomie.
Moduł śledzenia zamówienia: Nowy klient kanadyjski może zalogować się na stronie Twojej firmy, aby zobaczyć, kiedy zamówienie zostanie wysłane. System wyświetla również inne produkty, które podobni sprzedawcy detaliczni zamawiali w ostatnim miesiącu.
Moduł wspomagania decyzji: Widzisz, że zamówienia do Kanady kwitną, dając ci dane potrzebne do podjęcia decyzji, czy zatrudnić przedstawiciela handlowego w tym kraju. Patrząc na konkretne style, które tam sprzedajesz, zdajesz sobie sprawę, że mogą istnieć rynki podobnych butów do stylu na tym nowym rynku.
Korzyści i awarie systemów Enterprise
Wybór odpowiedniego oprogramowania dla przedsiębiorstw może poprawić produktywność, obniżyć koszty, zwiększyć sprzedaż i sprawić, że decyzje dotyczące zarządzania będą bardziej efektywne. W dobie globalnego handlu, jeśli konkurencja używa już rozwiązań dla przedsiębiorstw, aby usprawnić przepływ informacji, brak platformy dla przedsiębiorstw może obniżyć konkurencyjność i narazić firmę na ryzyko.
Z drugiej strony, przyjęcie rozwiązania dla przedsiębiorstw jest podobne do umieszczania wszystkich danych w jednym koszyku. Problem z instalacją może sparaliżować każdy dział. W ankiecie z 2015 r. 21% respondentów uznało wdrożenie swojego rozwiązania ERP za niepowodzenie. Problemy mogą obejmować:
- Niewłaściwie przeszkolony personel do obsługi nowego systemu.
- Niezrozumienie wymagań personelu.
- Niepoprawna konfiguracja wymaganych danych, do których system ma uzyskać dostęp.
- Brak ochrony haseł przed dostępem do poufnych danych.
Podczas gdy niektóre problemy mogą powodować bóle głowy przez kilka tygodni, inne mogą trwać kilka lat. Historycznie rzecz biorąc, słabe wdrożenia w przedsiębiorstwach były znane z tego, że doprowadziły do upadku korporacji wartych miliardy dolarów. Klasyczne studium przypadku złej implementacji ERP kiedyś spowodowało, że Hershey nie wprowadził czekolady na rynek detaliczny przed Halloween, powodując gwałtowny spadek jej cen akcji. W ostatnich latach spartaczone wejście Targeta do Kanady było również obwiniane za źle zorganizowaną implementację ERP.
