Dokument przetargowy to oferta dostarczania produktów lub usług lub wykonywania pracy po określonej cenie i pod określonymi warunkami. Jeśli dostarczasz produkty innym firmom lub sektorowi publicznemu, proces składania ofert konkurujących z innymi firmami jest powszechny. Zasadniczo dokument przetargowy to list wyjaśniający, w jaki sposób spełnisz oczekiwania klienta i dlaczego jesteś najlepszy, aby to zrobić. Pisząc ofertę, możesz doskonalić swoje cele, mocne i słabe strony oraz podnosić swój profil z klientem.
Żądane informacje
Dokument przetargowy odpowiada na kilka oczekiwań potencjalnego klienta, zaczynając od celu Twojej oferty. Musisz przeliterować swoje referencje, opisując poprzednie doświadczenia. Studium przypadku udanej pracy wykonanej dla innego klienta wydaje się być przekonujące. Wyjaśnij, w jaki sposób będziesz świadczyć usługę lub produkt, określając procesy swojej firmy, a także zasoby ludzkie i techniczne wymagane do wykonania. Podaj oś czasu rezultatów i opisz sposób zarządzania projektem. Zidentyfikuj ryzyko lub potencjalne problemy, które mogą opóźnić lub utrudnić wdrożenie. Określ swoją strukturę cen, a także aspekty związane z opieką. Potencjalni klienci również chcą wiedzieć o umiejętnościach i doświadczeniu Twojego zespołu. Na koniec należy opracować list motywacyjny podsumowujący punkt oferty, a także jej strukturę.
Odpowiedź zespołu
Kiedy już wiesz, czego oczekuje się w przetargu, zorganizuj zespół, który zajmie się różnymi sekcjami i zarządza procesem pisania. W pewnym sensie piszesz skondensowany biznesplan dla konkretnego produktu lub usługi. Dowiedz się, kto jest odpowiedzialny za zbieranie i zbieranie wymaganych informacji. Ktoś może potrzebować skoordynować różne materiały, które pomogą Tobie lub pisarzowi skomponować dokument przetargowy. Jeśli cokolwiek w związku z ofertą jest niejasne, zadzwoń lub spotkaj się z klientem i zadaj pytania. Ogólnie rzecz biorąc, klienci nie chcieliby niczego więcej, jak tylko wnosić pomysły do twojego procesu odpowiadania na ich potrzeby.
Planuj i zapisuj, aby wygrać
Znajomość sposobów, dzięki którym możesz odróżnić się od konkurencji, pomoże Ci napisać zwycięski dokument przetargowy. Brainstormuj nowe pomysły, aby rozwiązać obawy potencjalnych klientów dotyczące produktów i usług, które oferujesz. Jeśli martwi się o utrzymanie produktu, znajdź rozwiązanie, które rozwiązuje ten problem. Ogólnie rzecz biorąc, klienci chcą wartości za swoje pieniądze, więc ceny nie są jedynym wyznacznikiem tego, kto odchodzi z firmą. Dowiedz się, co możesz zaoferować, czego nie potrafią Twoi konkurenci, takie jak poprawa obsługi, zmniejszone ryzyko, większa niezawodność lub lepsza jakość. Oprócz rozwiązania tego, czego chce klient, wnieś pomocny pomysł.
Porady dotyczące kompozycji
Źle napisany i przedstawiony dokument może udaremnić nawet najlepsze oferty. Utrzymuj dokument w stylu biznesowym, używając krótkich zdań i paragrafów. Punkty i nagłówki mogą pomóc w segmentowaniu dokumentu. Upewnij się, że wszystkie elementy dokumentu, takie jak życiorysy członków zespołu, zostały ustandaryzowane. Czcionka powinna być jednolita w całym przetargu. Poproś redaktora o sprawdzenie i poprawienie dokumentu, a nastę pnie zwróć korektora, aby przeczesał literę i zaniedbania. Dołącz spis treści, aby czytelnik mógł przejrzeć dokument i łatwo zlokalizować poszczególne sekcje.
