Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem jednej lub kilku nieruchomości na wynajem, ważne jest, aby wszystkie dokumenty związane z nieruchomościami były zorganizowane. Potrzebujesz łatwego dostępu do dzierżawy i wszelkich dodatków do nich, jeśli pojawią się pytania najemców, i powinieneś zatrzymać wszystkie wypożyczone aplikacje na wypadek, gdyby odmowy wnioskodawca złożył w przyszłości roszczenie przeciwko tobie. Ponadto, a może przede wszystkim, możesz odliczyć wydatki na swój podatek dochodowy tylko wtedy, gdy możesz to udowodnić poprzez swoje rekordy. Wymagana dokumentacja podatkowa jest najtrudniejsza do utrzymania, ponieważ jest jej tak dużo.
Co powinieneś zachować
Zawsze przechowuj kopię najmu, wszelkie dodatki do najmu i wszystkie wypożyczenia od potencjalnych najemców w bezpiecznym miejscu. Dobrym pomysłem jest utworzenie pliku dla każdej nieruchomości do wynajęcia. Przechowuj pliki w szafce na dokumenty. Potrzebujesz również dowodu, czy co roku zarobiłeś lub co straciłeś na wynajmowanej nieruchomości. Robisz to, wymieniając dochody z najmu i odejmując wydatki. Anulowane czeki, wyciągi bankowe, które pokazują bezpośredni depozyt lub paragony, które napiszesz, jeśli akceptujesz środki pieniężne, potwierdzają dochód z wynajmu. Twoje wpływy z wszystkiego, co wydasz na dom na naprawy, ubezpieczenie, podatki i cokolwiek innego, takie jak termit i usługa kosza, służą jako dowód twoich wydatków. Musisz przechowywać osobne wykazy przychodów i wydatków dla każdej posiadanej nieruchomości na wynajem.
Papierowy szlak
Nie ma nic złego w przechowywaniu zapisów w staroświecki sposób, zapisując swoje dochody i wydatki w notatniku lub księdze głównej, a także zachowując dokumenty i rachunki wydatkowe w schowku lub w schowku w notesie. Ta metoda jest do przyjęcia przez Internal Revenue Service, zgodnie z poradą prawną Nolo. Dobrym pomysłem jest odnotowanie na pokwitowaniu, co się dzieje, jeśli informacje te nie znajdują się już na pokwitowaniu. Metoda papierowa może być najprostszym sposobem przechowywania zapisów, szczególnie jeśli tak zawsze robiłeś. Po prostu wypisz kolumnę dochodów i kolumnę wydatków za każdy miesiąc, aby zobaczyć, jak się masz pod koniec roku. Dziel się wydatkami, które możesz zapłacić raz w roku, takimi jak podatek od nieruchomości, o 12, aby otrzymać prawdziwe miesięczne konto.
Metody elektroniczne
Dostępnych jest wiele programów komputerowych, które pomagają w prowadzeniu dokumentacji. Oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 i Ability Office, może śledzić Twoje dochody i wydatki. Utworzysz oddzielny arkusz kalkulacyjny dla każdej nieruchomości do wynajęcia.Ale nadal będziesz musiał zachować papierowe kopie dochodów i rachunków wydatków na wypadek, gdyby IRS Cię kontrolował. Inne opcje przechowywania paragonów to korzystanie z usługi przechowywania w Internecie, do której możesz przesłać swoje rachunki, na przykład Shoeboxed, lub do korzystania z wersji domowej, takiej jak NeatReceipts, w celu przechowywania cyfrowych rachunków w domu. Raz w miesiącu spójrz na wpływy z przychodów i kosztów i wprowadź dane w arkuszu kalkulacyjnym.
Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami
Właściciele mogą również korzystać z oprogramowania do zarządzania nieruchomościami, aby zorganizować dokumentację dotyczącą wynajmu nieruchomości. Quicken, na przykład, ma oprogramowanie, które organizuje dla Ciebie wszystkie formalności. Pomaga także znaleźć wszystkie swoje ulgi podatkowe, daje ci miejsce na zapisanie opłat za spóźnienie lub częściowych płatności i pozwala porównać statusy twoich nieruchomości na wynajem. Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami ma zwykle wiele zaawansowanych funkcji, których właściciele z jedną lub dwiema właściwościami mogą nie potrzebować. Właściciele z ponad 10 nieruchomościami często uważają je za przydatne, zdaniem Nolo.
