Chociaż niektórzy właściciele małych firm woleliby operację kanałową niż własną księgowość, prowadzenie ksiąg rachunkowych jest nieodzowną częścią prowadzenia biznesu. Korzyści z rachunkowości polegają na tym, że możesz opowiedzieć liczbową historię o tym, co dzieje się w Twojej firmie - taką, która może pomóc Ci poprawić działalność, stać się bardziej dochodową i uniknąć kłopotów z lokalnymi i federalnymi urzędami podatkowymi. Dokładna i dokładna rachunkowość może również pomóc w prowadzeniu sprawy z potencjalnymi kredytodawcami i inwestorami, gdy Twoja firma szuka finansowania.
Wskazówki
-
Zalety korzystania z rachunkowości w biznesie są powiązane z wglądem, jaki zapewniają dane liczbowe. Liczby te pomagają zrozumieć, co się dzieje i gdzie jest miejsce na ulepszenia.
Jaki jest główny cel rachunkowości?
Głównym celem rachunkowości jest śledzenie przychodów i wydatków Twojej firmy. Przychody to wszystkie pieniądze, które wpływają do Twojej firmy dzięki sprzedaży towarów i usług oraz wszelkim innym rodzajom dochodów, takim jak zarobione odsetki, czynsz lub należności licencyjne. Wydatki są wszystkim, co Twoja firma kupuje dla swoich operacji i infrastruktury, takich jak materiały, robocizna, czynsz, dostawy, opłaty pocztowe, ubezpieczenia, wydatki na samochód, usługi profesjonalne, reklama i sprzęt.
Informacje, które twoja księgowa lub księgowy zbiera o przychodach i wydatkach, przechodzą do zbierania raportów księgowych, które dostarczają niezbędnych informacji o sytuacji finansowej Twojej firmy. Raporty te pomagają określić mocne strony i usunąć słabości. Dostarczają również informacji potrzebnych do raportowania podatkowego.
Rachunek zysków i strat to streszczenie informacji księgowych o dochodach i wydatkach. Sprawdza i pokazuje wszystkie zakupy w odpowiednich kategoriach, takich jak czynsz i lista płac, a następnie wymienia te kwoty, aby przedstawić przegląd. Podobnie podsumowuje przychodzące przychody w oparciu o źródło dochodu, takie jak sprzedaż hurtowa lub sprzedaż detaliczna. Twój rachunek zysków i strat jest ważny, ponieważ pokazuje, ile faktycznie zarobiłeś na koniec dnia. Ta ostatnia wartość to kwota, która pozostała po odjęciu łącznych wydatków od całkowitego przychodu.
Bilans stanowi migawkę ogólnej sytuacji finansowej w danym momencie. Jest to ważne, ponieważ podsumowuje twoją wartość netto. Sekcja aktywów bilansu zawiera wszystko, co posiada twoja firma, w tym gotówkę w kasie, pieniądze należne Ci za pomocą należności, inwentarza na półkach i cennych długoterminowych zakupów, takich jak główne części sprzętu. Sekcja pasywów bilansu zawiera wszystko, co jesteś winien, w tym salda pożyczek krótko- i długoterminowych oraz należności. Wartość netto Twojej firmy, oparta na informacjach prezentowanych w bilansie, obliczana jest poprzez odjęcie sumy zobowiązań od sumy aktywów.
Rachunek przepływów pieniężnych lub pro forma przepływów gotówkowych to narzędzie rachunkowe, które pomaga przewidzieć, kiedy będzie dostępny kapitał i kiedy wystąpią niedobory środków pieniężnych. Wypływowa część wyciągu zawiera listę wszystkich przewidywanych środków pieniężnych w rozbiciu na miesiące. Te pieniądze niekoniecznie muszą pochodzić z dochodu ze sprzedaży produktów lub usług. Może również obejmować kapitał z pożyczek lub inwestycji. Część wypływowa zawiera wszystkie Twoje przewidywane wypłaty gotówkowe, w tym koszty osobowe, koszty materiałów, czynsz i płatności ubezpieczeniowe. Twoje przewidywane wydatki obejmują nie tylko odliczenie kosztów działalności. Pojawi się również lista wypłat kapitału pożyczek, które nie podlegają odliczeniu od podatku i nie pojawią się w rachunku zysków i strat. Dolny wiersz każdej kolumny pokazuje wydatki wychodzące odjęte od przychodzących środków pieniężnych, wskazując, ile pieniędzy można się spodziewać na koniec miesiąca.
Jaki jest cel księgowego?
Celem twojego księgowego jest podsumowanie pracy księgowego poprzez skompilowanie ksiąg do raportów. Księgowy może również wypełnić formularze podatkowe i poinformować Cię o najlepszym sposobie wydawania i oszczędzania pieniędzy. Możesz, ale nie musi, zatrudniać zawodowego księgowego, w zależności od poziomu komfortu pracy z liczbami, złożoności twojego biznesu i twojej sytuacji podatkowej.
Zadaniem księgowego jest wprowadzanie paragonów i faktur do bazy danych, księgi głównej lub arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu można śledzić wydatki i sprzedaż. Większość systemów księgowych jest skomputeryzowana, ponieważ programy księgowe mogą organizować i dodawać numery szybciej i sprawniej niż ręczne, odręczne systemy. Jednak nie potrzebujesz programu komputerowego do prowadzenia księgowości firmy. Odręczny system, który śledzi sprzedaż i wydatki, dostarcza również potrzebnych informacji.
Możesz prowadzić własną księgowość, śledząc dochody i wydatki oraz śledząc te informacje w sposób przydatny dla Ciebie i Twojego księgowego. Informacje powinny być łatwe do odczytania i zrozumienia oraz powinny dokładnie odzwierciedlać działalność finansową Twojej firmy. Twoje informacje księgowe będą przydatne dla twojego księgowego, ponieważ zapewnia on niezbędne informacje do sporządzania raportów podatkowych i dokumentów kredytowych. Te same informacje mogą być przydatne wewnętrznie, aby dostarczyć informacji na temat Twojej firmy, takich jak pokazanie, ile twoich dochodów pochodzi ze sprzedaży hurtowej w porównaniu do sprzedaży detalicznej i ile wydajesz na materiały w porównaniu do pracy.
Nawet jeśli zatrudnisz księgowego i księgowego do uporządkowania swoich informacji finansowych i przygotowania formularzy podatkowych, nadal masz obowiązki księgowe jako właściciel firmy. Musisz zapisać wszystkie potrzebne informacje, na przykład faktury, które napiszesz, oraz pokwitowania, które otrzymujesz za dokonane zakupy biznesowe. Im bardziej uporządkowane są te dokumenty, gdy je przyprowadzisz do swojego księgowego i księgowego, tym mniej będziesz musiał płacić za swój czas. Posiadanie dłuższej księgowości zajmuje więcej czasu, aby zorganizować pudełko z butami pełne pokwitowań niż pracować metodycznie poprzez plik dokumentów, które zostały już posortowane według daty lub konta karty kredytowej.
Jakie są zasady rachunkowości?
Zasady rachunkowości określają sposób, w jaki wydatki i dochody są wprowadzane do systemu jako debety lub kredyty. Te zasady regulują księgowość podwójnego zapisu, system, który jest szeroko stosowany od późnego średniowiecza. Systemy podwójnego wejścia nie tylko śledzą twoje dochody i wydatki, ale także pokazują, jak poruszają się pieniądze i aktywa w Twojej firmie. W systemie z podwójnym wejściem każda pozycja wprowadzona jako debet musi być zrównoważona odpowiednim kredytem i odwrotnie. Alternatywą dla księgowania w systemie podwójnego zapisu jest system pojedynczego wpisu, w którym po prostu wyliczasz i oceniasz swoje dochody i wydatki bez wbudowanych protokołów do pogodzenia tych wpisów z twoją rzeczywistą sytuacją finansową.
Podczas pracy z kontami osobistymi osoba, która przenosi aktywa do firmy, powinna otrzymać kredyt, a odbiorca lub firma powinna zostać obciążona. Wydaje się to sprzeczne z intuicją, ponieważ fundusze pozostały w rękach jednostki i zostały przekazane w ręce firmy. Jednak konta księgowe nie zawsze opisują faktyczne salda gotówkowe. Przeciwnie, odnoszą się one do kwot należnych lub posiadanych. Kiedy dana osoba, taka jak właściciel, przekazuje pieniądze firmie, ta transakcja zwiększa lub zwiększa wartość konta i reprezentuje kwotę, którą firma zawdzięcza tej osobie. Ten sam transfer środków tworzy obciążenie rachunku firmowego, ponieważ, mimo że gotówka jest dostępna i dostępna, jest ona teraz należna osobie, która ją dostarczyła.
W przypadku rachunków rzeczywistych, takich jak nieruchomości i maszyny, zasady rachunkowości wymagają obciążania nowych zakupów i przedmiotów kredytowych, które zostały sprzedane lub w inny sposób wycofane z eksploatacji. Zasób został pierwotnie zaksięgowany jako debet, ponieważ wydałeś pieniądze na jego zakup. Jeśli ją sprzedajesz lub wycofujesz z użycia po upływie okresu użytkowania, usuwasz debet lub konto, które reprezentuje to, co jesteś winien przy zakupie.
Gdy Twoja firma kupuje materiały lub płaci czynsz, zasady rachunkowości wymagają, aby księgować te transakcje jako obciążenia. I odwrotnie, kiedy sprzedajesz produkty lub usługi, twój system księgowy traktuje te transakcje jako kredyty. Zakupy, które wymagają funduszy wychodzących, zmniejszają kapitał Twojej firmy, dlatego są śledzone jako obciążenia. Przychody i inne zyski, takie jak przychodzące płatności czynszowe, zwiększają kapitał twojej firmy, więc są śledzone jako kredyty.
Mimo że te zasady rachunkowości określają sposób, w jaki każda transakcja pojawia się w systemie księgowym, nie musisz ich rozumieć i stosować, chyba że wprowadzasz dane do systemu księgowania z dwoma wpisami, który nie jest wstępnie zaprogramowany w celu uporządkowania twoich informacji. Na przykład, jeśli używasz odręcznej księgi jako podstawy twojego systemu rachunkowości, będziesz musiał zdecydować za każdym razem, gdy dokonasz wpisu, czy ta transakcja reprezentuje debet lub kredyt i gdzie pojawi się odpowiednie obciążenie lub kredyt. Jeśli jednak korzystasz z oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks, twoje czeki, faktury i paragony sprzedaży pojawią się automatycznie na odpowiednich kontach kredytowych i debetowych, wraz z odpowiadającymi im płatnościami lub kredytami.
Jak korzystać z rachunkowości w biznesie
Zalety księgowości to nie tylko kwestia dobrej strategii biznesowej, chociaż informacje księgowe z pewnością pomagają w planowaniu i strategiach. Żadna firma nie może przetrwać bez jakiegoś systemu księgowego. Jeśli Twoja firma dokonuje zakupów i sprzedaży bez śledzenia kwot, które kupiłeś i sprzedałeś, nie będziesz w stanie określić, czy osiągnąłeś zysk, czy też ponosiłeś stratę na koniec roku. Nie będziesz wiedzieć, ile jesteś winien i ile jesteś właścicielem, więc nie będziesz w stanie ocenić, ile pieniędzy możesz odebrać na własny użytek i ile powinieneś zatrzymać na swoim firmowym koncie bankowym na nadchodzący biznes wydatki.
Informacje księgowe dają także cenny wgląd w działalność firmy. Umożliwia to porównywanie sprzedaży w różnych kategoriach w czasie, na przykład analizowanie trendów dla różnych produktów w różnych lokalizacjach sprzedaży. Dostarcza narzędzi i informacji pozwalających przyjrzeć się Twoim wydatkom w postaci procentów przychodów, aby sprawdzić, czy Twoje marże są zrównoważone i jak wyniki Twojej firmy są porównywalne z wynikami konkurencji w Twojej branży. Pro forma pro forma przepływu gotówki pozwoli ci szukać źródeł kapitału, zanim faktycznie będziesz ich potrzebować, i zaplanować duże zakupy, które odpowiadają okresom roku, kiedy gotówka jest obfitująca. Prowadzenie działalności gospodarczej bez informacji księgowych jest jak latanie samolotem bez radaru.
Rachunkowość jest również niezbędna dla przetrwania Twojej firmy, ponieważ jesteś prawnie zobowiązany do zgłaszania dochodów i płacenia podatków. Bez kompletnego i dokładnego systemu księgowania nie będziesz wiedział, ile zarobiłeś i wydałeś, a nie będziesz mieć informacji potrzebnych do wypełnienia lokalnych, stanowych i federalnych formularzy podatkowych. Ponadto, jeśli Twoja firma kiedykolwiek potrzebuje finansowania, twoje wnioski o pożyczkę prawie na pewno będą wymagały włączenia sprawozdań finansowych z poprzednich lat i najbardziej prawdopodobnych prognoz również na nadchodzące okresy.
