Dokument dotyczący zakresu projektu jest niezbędny do wyjaśnienia wyników projektu, niezależnie od tego, czy projekt rozwija oprogramowanie, czy tworzy ogród krajobrazowy. Dokument zakresu projektu jest często tworzony przez kierownika projektu lub analityka, ściśle współpracującego z klientem i innymi członkami zespołu projektowego. Po zakończeniu zakresu należy go sprawdzić u klienta, zespołu i kierownictwa, aby zweryfikować jego dokładność, wszystkie zainteresowane strony wyrażą na to zgodę, a wyniki projektu spełnią potrzeby klientów. Zakres powinien być zatwierdzony przez klienta i członków organizacji zgodnie z procesem rozwoju.
Przygotuj się do przeglądu zasięgu projektu
Utwórz listę wszystkich klientów i członków zespołu, którzy muszą przejrzeć dokument zakresu. Przejrzyj dokumenty inicjujące projekt lub skonsultuj się z kierownikiem projektu, aby zebrać te informacje.
Skonfiguruj spotkanie i zaproś wszystkich członków zespołu. Spotkanie może odbywać się osobiście lub wirtualnie, w zależności od struktury i technologii Twojej organizacji.
Wyślij wypełniony dokument zakresu do listy. Wyślij go na kilka dni przed spotkaniem, aby dać uczestnikom wystarczająco dużo czasu na sprawdzenie.
Wykonaj kopie dokumentu, aby doprowadzić do fizycznego spotkania. Nawet jeśli planujesz wyświetlić elektroniczną kopię na rzutniku lub podobnym urządzeniu, niektórzy uczestnicy mogą czuć się bardziej komfortowo, pracując z wydrukowanej kopii.
Przeprowadź recenzję zakresu z klientami i członkami zespołu
Spotkaj się z klientami i zespołem. Przeczytaj ten dokument, szczególnie te obszary, które są bardziej złożone lub bardziej podatne na interpretację. Chociaż wysłałeś dokument z wyprzedzeniem, spodziewaj się, że większość uczestników go nie napisała.
Uchwyć wszelkie zaległe pytania lub zmiany zakresu dokumentu.
Zaktualizuj zakres odpowiedziami na pytania i inne zmiany i wyślij je do klientów i członków zespołu projektowego, prosząc o podpisanie i zatwierdzenie dokumentu.
Wskazówki
-
W niektórych organizacjach może być trudno zaplanować spotkania, na które każdy może wziąć udział. Znajdź osoby, które koniecznie muszą wziąć udział osobiście, i zaplanuj ich kalendarze. Obserwuj innych, którzy nie mogą uczestniczyć w e-mailu lub rozmowach telefonicznych, aby sprawdzić, czy mają jakieś uwagi na temat dokumentu zakresu.
