Utrzymanie zorganizowanego środowiska biznesowego jest kluczowym elementem sukcesu firmy. Procedury biurowe są wytycznymi dla zorganizowanego środowiska.Postępując zgodnie ze szczegółowymi instrukcjami dotyczącymi konfiguracji procedur biurowych, zespół może skupić się na biznesie, a nie na elementach, które Cię zabierają.
Przejrzyj aktualne procedury. Zrozumienie obecnych procedur tworzy punkt odniesienia dla zmian. Jeśli nie ustalono żadnych procedur, obserwacje procedur pisemnych to dobry pierwszy krok.
Zbierz opinie od pracowników. Po przechwyceniu procedur podstawowych w biurze zbieraj dodatkowe informacje od współpracowników. Zapytaj ich: "Co należy zmienić? Co można zmienić? Czy kolejność procedury w biurze jest prawidłowa?"
Określ, które procedury działają. Wiedza na temat tego, co działa, pomoże Ci skupić się na procedurach, które nie działają.
Określ, które procedury nie działają. Podkreślenie obszarów wymagających ulepszeń, dzięki którym można pracować nad zaleceniami.
Zalecaj zmiany w procedurach, które nie działają. Skorzystaj z listy z powyższego kroku i spotkaj się z innymi pracownikami, aby przesłać zalecenia dotyczące zmian w procedurach, które nie działają.
Szczegółowo opisz kroki procedur biurowych. Teraz, gdy masz listę procedur, które działają i zalecane rozwiązania dla tych, które tego nie robią, napisz je szczegółowo. Skoncentruj się na tym, jak jeden proces łączy się z drugim.
Opublikuj procedury biurowe dla pracowników. Szczegółową dokumentację należy udostępnić wszystkim pracownikom, aby każdy mógł korzystać z procedur biurowych.
Wskazówki
-
Procedury w urzędach są najlepiej publikowane wraz z podręcznikiem szkoleniowym, sesjami pytań i odpowiedzi oraz dokumentem "często zadawanych pytań". Nigdy nie zakładaj, że proces działa. Kontynuuj monitorowanie w celu ciągłego doskonalenia.
Ostrzeżenie
Procedury biurowe są czasami postrzegane jako przeszkody w prowadzeniu biznesu, więc niektórzy pracownicy mogą być uparci, aby się zmienić. Skoncentruj się na korzyściach z procesu biurowego.
