Śledzenie i zamawianie materiałów eksploatacyjnych dla dużej organizacji, na przykład szkoły, może być trudne. Każdy model drukarki wykorzystuje inny rodzaj pojemnika z tuszem lub tonera, a każdy pojemnik z atramentem wydrukuje inną liczbę stron, zanim będzie trzeba go wymienić. Chociaż możesz śledzić wkłady atramentowe zamawiając staroświecki sposób, korzystając z listy generowanej przez papier i ołówek, tworzenie arkusza kalkulacyjnego do przechowywania wszystkich istotnych informacji pozwoli zaoszczędzić czas i pozwoli na bardziej efektywne budżetowanie atramentu w czasie.
Utwórz nowy pusty arkusz kalkulacyjny, aby śledzić porządek wkładów atramentowych za pomocą programu arkusza kalkulacyjnego komputera. Szansa na Twój komputer pochodzi z programem Microsoft Excel zainstalowanym w pakiecie Microsoft Office. Jeśli nie masz programu Excel, pobierz i zainstaluj bezpłatny pakiet biurowy, na przykład OpenOffice, lub skorzystaj z internetowego narzędzia, takiego jak Dokumenty Google, do którego możesz uzyskać dostęp bez żadnych opłat, jeśli założysz bezpłatne konto Gmail.
Określ, które informacje chcesz śledzić. Będzie się to różnić w poszczególnych przypadkach, a jedną z korzyści płynących z korzystania z elektronicznego arkusza kalkulacyjnego jest to, że łatwo jest zmienić informacje, które śledzisz, gdy zmieniają się Twoje potrzeby. Na początek spróbuj prześledzić numer pokoju, w którym zainstalowana jest każda drukarka, typ drukarki, rodzaje pojemników z tuszem lub toner, z którego korzysta drukarka, ile zapłaciłeś za atrament i datę ostatniego zamawiania zamiennego tuszu.
Najpierw wprowadź nagłówki dla swoich kolumn arkusza kalkulacyjnego. Zwróć uwagę na sposób konfigurowania pustego arkusza kalkulacyjnego. Na osi poziomej znajduje się rząd liczb i rząd liter. W pierwszej komórce lub w wierszu 1 w kolumnie A wpisz "Numer pokoju". W kolumnie B wiersz 1 wpisz "Model drukarki". "Model wkładów atramentowych" przechodzi w kolumnie 1 kolumny C i tak dalej, dopóki nie weźmiesz nagłówka kolumny dla każdej informacji, którą chcesz śledzić.
Wybierz pierwszą drukarkę, którą chcesz wprowadzić do arkusza kalkulacyjnego, i rozpocznij od wpisania numeru pokoju w kolumnie 2 wiersza A. Wpisz model drukarki w kolumnie 2 w kolumnie B, a następnie kontynuuj wprowadzanie wszystkich istotnych informacji do odpowiedniej kolumny, w tym datę ostatnio zamówiony atrament.
Wprowadź informacje dotyczące następnej drukarki, zaczynając od kolumny A wiersz 3, a następnie wprowadź inne dane dla tej drukarki w każdej odpowiedniej kolumnie. Kontynuuj wprowadzanie informacji dla każdej kolejnej drukarki w nowym wierszu do momentu wyświetlenia wszystkich drukarek i informacji o drukarce. Po zakończeniu zapisz arkusz kalkulacyjny na dysku twardym komputera.
Utwórz dodatkowe puste kolumny dat, które będą rejestrowane przy każdym zamówieniu tuszu dla konkretnej drukarki. Zapisz plik na dysku twardym po zakończeniu, aby móc go użyć przy następnym zamówieniu materiałów eksploatacyjnych.
Wskazówki
-
Użyj specjalnego formatowania, aby podkreślić ważne informacje lub jako pomoc organizacyjną. Na przykład użyj pogrubionej czcionki dla nagłówków kolumn i kolorowej czcionki, aby zgrupować drukarki w tej samej jednostce organizacyjnej. Można na przykład użyć koloru zielonego w przypadku drukarek używanych do wykładania, niebieski w przypadku drukarek używanych przez uczniów i pomarańczowy w przypadku drukarek skonfigurowanych w bibliotece.
Po upływie pewnego czasu - np. Semestru lub roku szkolnego - należy w sumie skalkulować kwotę zużytą na atrament każdej drukarki w tym okresie. Możesz użyć tych informacji, aby zauważyć, czy niektóre drukarki są używane częściej niż inne, czy jedna drukarka jest bardziej opłacalna niż inna, a nawet które działy lub klasy używają najwięcej atramentu - informacje, które mogą być przydatne zarówno do zamawiania, jak i budżetowania cele.
