Brak ustawionego formatu faksu pasuje do każdej sytuacji. Jednak, stosując się do kilku ogólnych wskazówek, odbiorca faksu może szybko zlokalizować informacje na faksie. Wytyczne te zapewnią również, że odbiorca nie będzie miał żadnych problemów z przekazaniem faksu i że unikniesz problemów podczas wysyłania go.
Trzymaj swój faks poniżej 10 do 12 stron. Wiele faksów dla małych biur nie może obsługiwać zbyt wielu stron jednocześnie. Duże faksy wiążą również linie telefoniczne współdzielone z faksami. Podziel faks na kilka partii, jeśli musisz wysłać więcej niż 10 do 12 stron. Powiedz odbiorcy, aby oczekiwał od ciebie więcej niż jednego faksu.
Dostosuj marginesy strony lub rozmiar czcionki, aby pomóc Ci uzyskać mniej stron. Należy jednak pamiętać, że mniejsze rozmiary czcionek mogą nie być zbyt łatwe do odczytania, a niewielkie marginesy mogą wyglądać nieprofesjonalnie, jak w przypadku wznowienia. Użyj co najmniej 11-punktowej czcionki.
Jeśli to możliwe, pisz faksy w formacie litery firmowej. Marginesy powinny być o jeden cal z lewej i prawej strony i półtora cala na górze i na dole, jeśli to możliwe. Pojedyncza spacja, podwójny odstęp między akapitami. Dołącz linię danych na górze i blokuj adresy nadawcy i odbiorcy przed zwrotem grzecznościowym. Najpierw blok adresu nadawcy.
Dołącz stronę tytułową z faksem. Strona tytułowa nie musi mieć określonego układu, ale powinna zawierać zarówno dane kontaktowe nadawcy, jak i odbiorcy, liczbę stron, na których znajduje się faks i wiersz tematu z informacją o treści faksu. Dodaj również kilka linijek do osobistych komentarzy dotyczących faksu. Dane kontaktowe mogą zawierać nazwiska osób i firm, nazwy działów, adresy, adresy e-mail i numery telefonów. List przewodni powinien być czytelny, aby odbiorca mógł szybko znaleźć informacje na jego temat.
Unikaj wysyłania faksów z grafiką, jeśli to możliwe. Zajmują zbyt dużo czasu na wysyłanie i odbieranie, a marnują dużo atramentu. Ponadto generalnie nie są one zbyt dobrze wyświetlane na faksach z powodu niskiej jakości drukowania.
