W Stanach Zjednoczonych system księgowy opiera się na tradycyjnej metodzie rejestrowania zapisów księgowych dla każdego zdarzenia transakcyjnego, a następnie przenoszeniu zapisów księgowych na odpowiednie konta w księgach handlowych w celu zrównoważenia obciążeń i kredytów oraz śledzenia wszystkich pozycji. Jednak technologia przełożyła ten proces w dużej mierze na oprogramowanie komputerowe. Księgowi i analitycy używają tego oprogramowania do śledzenia wszystkich czynności finansowych w firmie. Te programy zwykle zawierają podsystemy, które pozwalają na większą personalizację.
Podsystemy
Podsystem w programach księgowych to po prostu mniejszy system, który istnieje w podstawowej strukturze programu. Bez tych podsystemów oprogramowanie księgowe byłoby trudne w nawigacji, a użytkownicy mieliby trudności ze znalezieniem konkretnej kategorii lub działalności, której chcieli. Podsystemy dzielą program na dalsze części dla określonych potrzeb księgowych, takich jak koszty i płace.
Rodzaje podsystemów
Nie ma ograniczeń co do liczby podsystemów oprogramowania księgowego. Często złożone oprogramowanie, które obejmuje opcje inwentaryzacji, produkcji i zarządzania zasobami ludzkimi, może mieć wiele podsystemów. Jednak kilka rodzajów jest powszechnych, w tym rachunki płatne i należne, które są dwiema kategoriami, które wiele firm posiada. System rozliczeniowy, system kalkulacji kosztów i systemy wydatkowania są również powszechnymi opcjami.
Link do strategii biznesowej
Strategie biznesowe mogą również zawierać podsystemy, a firmy często próbują powiązać swoje kategorie strategii z podsystemami oprogramowania księgowego. Na przykład, jeśli firma tworzy nowy projekt, może również chcieć, aby nowy podsystem kategorii projektów w jego programie uwzględniał go. Podobnie, jeśli firma wprowadzi nowe kontrole zapasów dla swoich towarów, proces będzie ściśle związany z przebudową podsystemu inwentaryzacji.
Opcjonalne podsystemy
Wiele podsystemów oprogramowania księgowego jest opcjonalnych - to znaczy, że nie są one wymagane w przypadku firmy i nie zawsze są używane. Są zwykle dodatkowymi narzędziami w ramach samego programu, które firmy mogą wybrać do dalszego dostosowania. Na przykład proces tworzenia nowych podsystemów w programie jest często osobnym podsystemem.
