Niezależnie od tego, czy przyjmujesz zamówienie na pizzę, zamówienie na reklamę telewizyjną, części samochodowe czy system przenośnikowy, proces przyjmowania zamówienia nie zmienia się. Bycie grzecznym i gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji do złożenia zamówienia dopełnia transakcji w sposób profesjonalny i promuje zadowolenie klienta. Proces składania zamówienia może ustalić, czy klient składa zamówienie powtórkowe.
Zidentyfikuj siebie i swoje miejsce prowadzenia działalności, gdy odbierzesz telefon. Na przykład: "ABC123 Firma, to jest Sally, w czym mogę dzisiaj pomóc?" Nigdy nie jedz ani nie pij przez telefon i mów wyraźnie i powoli, aby klient mógł cię zrozumieć. Trzymaj swój głos na równym poziomie; jeśli masz tendencję do głośnego mówienia, ogranicz tę tendencję podczas rozmowy telefonicznej i utrzymuj przyjazny ton głosu. Używaj poprawnej gramatyki i unikaj slangu.
Zapytaj o nazwisko dzwoniącego i używaj go podczas rozmowy. Nie dzwoń do klienta po imieniu, chyba że instruuje cię, aby to zrobić; użyj jej formalnego tytułu. Nigdy nie zawieszaj klienta lub zestawu głośnomówiącego, nie pytając najpierw o pozwolenie i nie czekając na odpowiedź.
Wysłuchaj uważnie klienta i zapisz wszelkie istotne informacje. Poproś go, aby powtórzył, jeśli to konieczne. Nie polegaj na swojej pamięci. Nigdy nie działaj tak, jak się spieszysz, najważniejszym klientem jest ten, który aktualnie rozmawia przez telefon. Zachowaj cierpliwość i pomoc.
Upewnij się, że masz wszystkie informacje niezbędne do złożenia zamówienia, w tym dokładną pozycję, specyfikacje, rozmiar i inne istotne informacje. Lepiej jest mieć więcej informacji, niż potrzebujesz, aby poprawnie złożyć zamówienie, niż za mało. Zawsze powtarzaj zamówienie klienta z powrotem do niej w celu weryfikacji. Upewnij się, że nie ma żadnych wątpliwości co do ceny przedmiotu, który został zamówiony, aby uniknąć otrzymania przez klienta nieprzyjemnego zaskoczenia po otrzymaniu rachunku.
Zapytaj klienta o jego numer telefonu, aby móc do niego zadzwonić, jeśli masz później jakiekolwiek pytania dotyczące zamówienia. Zawsze kończ rozmowę, dziękując klientowi za jego firmę. Poczekaj, aż odwiesi telefon, aby nie słyszał odgłosu zawieszania się telefonu.
