Zanim e-mail stał się popularny, transmisje faksowe stanowiły jedyny sposób szybkiego wysłania pisemnej korespondencji. Mogą dostarczyć dokumenty i wydruki w ciągu kilku minut w setkach lub tysiącach mil. Ponieważ poczta elektroniczna znalazła szerokie zastosowanie, niektóre firmy całkowicie zrezygnowały z faksów. Mimo to faksy mają pewne zalety w porównaniu z pocztą elektroniczną.
Problemy z papierem
Ponieważ transmisje faksów wykorzystują papier i pocztę elektroniczną, problemy z papierem powodują, że komunikacja faksu jest w gorszej sytuacji. Podobnie jak drukarki, faksy mogą powodować zacięcia papieru. W przeciwieństwie do drukarek, te zacięcia papieru mogą wystąpić na jednym z dwóch komputerów potrzebnych do ukończenia transmisji faksu. Oryginalny dokument może się zaciąć w faksie wysyłającym, co może spowodować, że dokument będzie nieużyteczny, jeśli zacięcie będzie wystarczająco silne. Po stronie odbiorczej drukowany papier może się zaciąć w faksie, zakłócając cały proces. Maszyna odbierająca może również wyczerpywać papier, a użytkownik na tym końcu może nie zdawać sobie sprawy, że papier zniknął na jakiś czas. Opóźnienie to może spowodować, że komunikaty zależne od czasu pozostaną bez odpowiedzi przez wiele godzin lub nawet dni.
Proces One Step
Jedna z największych zalet przesyłania faksów ma miejsce, gdy dana osoba ma do czynienia z podpisanym dokumentem lub dokumentem, który istnieje tylko w wersji papierowej. Jeśli ta osoba chce wysłać dokument w wiadomości e-mail, musi zeskanować dokument za pomocą skanera lub drukarki wielofunkcyjnej. Następnie użytkownik musi edytować zeskanowany obraz przed wyborem miejsca na twardym dysku komputera, aby zapisać zeskanowany dokument. Gdy osoba wysyła wiadomość e-mail, plik skanowania musi zostać dołączony do wiadomości e-mail. Natomiast osoba korzystająca z faksu po prostu umieszcza dokument w urządzeniu i uderza w kilka kluczy, aby wysłać go do odbiorcy.
Redagowanie
Dokumenty wysłane e-mailem mogą być edytowane przez użytkownika, podczas gdy dokumenty wysłane faksem nie mogą. W sytuacjach, w których obie strony współpracują nad projektem, możliwość edycji dokumentu pomaga w ułatwieniu tej współpracy, umożliwiając obu użytkownikom łatwą szybką zmianę. Jeżeli obie strony są zaangażowane w relacje kontradyktoryjne, transmisja faksu może być bardziej atrakcyjna. Charakter dokumentu faksowego powoduje zmianę dokumentu w celu zniesławiania lub manipulowania innym podmiotem trudniejszym.
Połączenie
Wiele dzisiejszych komputerów i drukarek może wysyłać zarówno faksy, jak i pocztę e-mail. Oznacza to, że pliki cyfrowe można przesyłać z komputera do faksu, gdzie są dostarczane jako dokument papierowy. Te komputery i drukarki mogą również odbierać transmisje faksów z faksów, zapewniając korzyści zarówno faksu, jak i poczty e-mail.
