Niezależnie od tego, czy są one wysyłane przez pocztę, czy przez e-mail, listy biznesowe zawsze mają określony format i styl. Po formacie szybko dociera do punktu i informuje czytelnika o dodatkowych powiązanych dokumentach, które zawierasz, takich jak CV, podpisana umowa lub kopie opłaconych faktur. Opisywanie załączników w treści listu i odnotowywanie ich na dole listu to profesjonalny sposób, aby pomóc odbiorcy zrozumieć, dlaczego piszesz i jakie dodatkowe materiały wysłałeś.
Powiedz czytelnikowi, dlaczego piszesz
Dobrze napisany list biznesowy zaczyna się od pojedynczego zdania wyjaśniającego, dlaczego piszesz. Powiedz odbiorcy, ile i ile dokumentów załączasz i dlaczego je dodajesz. Powinieneś zacząć od zwrotów, takich jak "Załączam moje CV na stanowisko asystenta menedżera", lub "Dołączono kopię otrzymanego pisma potwierdzającego moją ostatnią płatność".
Unikaj bycia zbyt formalnym
Pisanie listu biznesowego nie powinno zawierać bardziej formalnej frazy "Proszę znaleźć w załączeniu …" Chociaż nie jest to gramatycznie niepoprawne, tego rodzaju formalny język pisany jest używany głównie w czasopismach akademickich, oficjalnych dokumentach i miejscach, w których wymagany jest wyższy poziom powagi. Zasadniczo unikaj nadmiernie sformalizowanego języka w codziennej korespondencji biznesowej i e-mailach.
Wymień załączniki lub załączniki poniżej swojego podpisu
U dołu listu po linii podpisu znajduje się właściwe miejsce na listę załączników. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, spacji po podpisie, a następnie cytuj załączniki z krótką notacją, taką jak "Załącznik: Wznów dla Jane K. Doe". Jeśli wysyłasz list za pośrednictwem usługi pocztowej, dodaj krótko opis zawierający notację. załączniki dwie linie pod podpisem. Możesz napisać słowo "enclosure" (przykład: "Enclosure: Monthly Market Summary") lub użyć wspólnego skrótu "enc" ("Enc: Resume for John K. Doe)
Dodatkowe wskazówki dotyczące firmowej poczty e-mail
Jak nazywać załączniki: Formatowanie ma kluczowe znaczenie podczas wysyłania firmowej poczty e-mail. Nazwa pliku załącznika powinna być związana z Twoim adresem e-mail. Podaj swoje imię i nazwisko, krótki opis tematu i datę wysłania wiadomości e-mail. Jeśli do załącznika znajduje się więcej niż jedna strona, również to zaznacz.
Załącz zdjęcia skutecznie: Jeśli wysyłasz zdjęcia, upewnij się, że przycinasz zdjęcia, aby pokazać tylko to, co istotne i małe lub średnie, które szybko pobierzesz na komputerze lub urządzeniu odbiorcy.
Upewnij się, że obejmuje wszystko: Zanim zamkniesz kopertę lub naciśniesz przycisk wysyłania, upewnij się, że twoje koperty są w kopercie lub że załączyłeś dokumenty do wiadomości e-mail. Wielu rekruterów i innych firm może odrzucić listy, które nie zawierają wymaganych załączników. Daje również wrażenie, że nadawca jest nieostrożny.
