Wszystkie transakcje finansowe dla dowolnej organizacji są ostatecznie księgowane w księdze głównej w taki czy inny sposób. Gdy do księgowania wykorzystywany jest program komputerowy, większość danych finansowych jest księgowana na kontach księgi podobnej do zapłaty lub na należnościach - które automatycznie księgują do księgi głównej. Jednak niektóre wpisy muszą być księgowane bezpośrednio w księdze głównej. Transakcje, które często są księgowane bezpośrednio w księdze głównej, to nakłady inwestycyjne, naliczone odsetki, kumulacja amortyzacji, korekty, które zostaną odwrócone w następnym okresie obrachunkowym, oraz inne korekty na rachunku, których nie można dokonać za pomocą podkultywatora. Podczas księgowania w księdze głównej należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ korekta błędów w wielu wpisach księgi głównej powoduje bałaganiarski zapis księgowy. Poza tym zamieszczanie w księdze głównej nie jest skomplikowane.
Zbierz wszystkie dokumenty związane z wpisami, które musisz opublikować w księdze głównej. Mogą to być umowy zakupu, umowy dzierżawy lub pożyczki, plany amortyzacji i harmonogramy amortyzacji.
Przygotuj arkusz kalkulacyjny na komputerze lub papierze, wyszczególniając każdy wpis księgi głównej, który należy opublikować. Należy podać pełny opis wpisu księgi głównej, dokładnego rachunku do obciążenia i kwoty, a następnie odpowiadającego rachunku, który ma zostać zasilony, oraz kwoty. Przechowuj kwoty debetowe w kolumnie po lewej stronie, a kredyty w kolumnie po prawej.
Suma debetów i kredytów dla wszystkich wpisów księgi głównej i upewnij się, że sumy debetowe i kredytowe są takie same. Jeśli arkusz kalkulacyjny został przygotowany na komputerze, wydrukuj go w celach referencyjnych podczas wprowadzania danych do modułu księgi głównej.
Uzyskaj dostęp do modułu księgi głównej w swoim programie księgowym na komputerze. Sprawdź, czy data dla Twojej księgi głównej jest ustawiona na okres, w którym chcesz publikować swoje wpisy. Jest to ważne, ponieważ wpisy są często publikowane w księdze głównej po zakończeniu okresu. Na przykład, chociaż bieżący miesiąc może faktycznie być w lutym, możesz publikować wpisy księgi głównej w styczniu, więc w tym przypadku upewnij się, że data księgi głównej jest ustawiona na styczeń.
Wprowadź swoje pozycje księgi głównej w module księgi głównej zgodnie z instrukcją obsługi oprogramowania księgowego.
Wydrukuj raport o nieopublikowanych pozycjach księgi głównej. Sprawdź wpisy w księdze głównej, sprawdzając w arkuszu kalkulacyjnym (i dodając w razie potrzeby taśmy maszynowe), które już przygotowałeś. Wprowadź niezbędne poprawki we wpisach księgi głównej. Nie publikuj jeszcze wpisów do księgi głównej.
Wykonaj kopię zapasową danych księgi głównej z komputera. Oznacz wyraźnie kopię zapasową danych księgi głównej i przechowuj ją w bezpiecznym miejscu.
Publikuj wpisy księgi głównej zgodnie z instrukcją obsługi oprogramowania księgowego. Wydrukuj pełny zapis wpisów, które opublikowałeś w swojej księdze głównej. Przechowuj je w odpowiednich plikach lub księgach rachunkowych jako część trwałych zapisów księgowych.
Wskazówki
-
Zawsze dokładnie dokumentuj wpisy, które publikujesz w księdze głównej, ponieważ nigdy nie możesz być pewny, że będziesz mógł później wyjaśnić wpisy księgi głównej. Przechowuj dokumentację bezpiecznie w ramach swoich stałych zapisów księgowych. Jeśli nie korzystasz z komputera, a zamiast tego, możesz księgować tylko na papierze, ręcznie zapisuj lub księguj wpisy księgi głównej dokładnie w swoich książkach w ogólnie przyjętym formacie rozliczeniowym, upewniając się, że aktualizujesz salda wszystkich kont, których dotyczy ten problem. Zawsze dokładnie dokumentuj wpisy księgi głównej i przechowuj swoje zapisy księgowe w bezpiecznym miejscu.
