Utworzenie arkusza kalkulacyjnego śledzącego w celu rejestrowania oszczędności i unikania kosztów pozwala organizacji dokładnie raportować zarówno "twarde", jak i "miękkie" oszczędności. Oszczędności są niższe niż w poprzednim roku. Miękkie oszczędności są mniej namacalne i mogą obejmować negocjowanie niższego wzrostu kosztów od dostawcy lub "bezpłatnego" szkolenia, które wiąże się ze wzrostem stopy. Opracowanie arkusza kalkulacyjnego do śledzenia oszczędności ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zachęt osobom odpowiedzialnym za zakupy.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program arkusza kalkulacyjnego
-
Wcześniejsze koszty operacyjne
-
Kontrakty
Grupuj wydatki operacyjne w kategorie logiczne. Kategorie mogą być według typu, na przykład grupujące wszystkie narzędzia razem. Jeśli wiele osób jest odpowiedzialnych za zakupy, wydatki grupowe ponosi osoba odpowiedzialna.
Wpisz nagłówek "Koszty" w pierwszej komórce arkusza kalkulacyjnego. Pod spodem wpisz nazwę kategorii, a następnie wpisz nazwy wydatków w komórkach poniżej. Powtórz dla każdej kategorii.
W następnej kolumnie wpisz nagłówek kolumny "Rzeczywistości" i rok. Pod nim wpisz dolary wydane w komórce po prawej stronie każdej nazwy wydatku. Oznacz następną kolumnę "Korekty" i wprowadź wszelkie umowne zwiększenia lub zmniejszenia w tym samym wierszu wydatków, do którego ma zastosowanie. Oznacz następną kolumnę "Benchmark" i wprowadź formułę do pomnożenia Rzeczywiste kwoty przez jeden plus korekta: (Rzeczywiste * (1 + Korekta)).
Zidentyfikuj ilość artykułów wyprodukowanych w ubiegłym roku i planowaną produkcję na przyszły rok. W górnej części następnego wiersza wpisz "W każdej jednostce". W przypadku wszystkich stosownych wydatków, takich jak materiał i robocizna, wprowadź formułę, aby dostosować benchmark do nowych ilości: (Benchmark / Ilość w ubiegłym roku * Ilość w tym roku).
Wpisz "Actuals" i bieżący rok w górnym wierszu następnej kolumny i pozostaw to pole puste, dopóki nie zostaną podane rzeczywiste kwoty wydatków. Nazwij następną kolumnę "Różnica". Dla każdego wydatku wprowadź formułę odejmującą rzeczywisty koszt roku bieżącego od liczby w kolumnie testu porównawczego.
Po każdej kategorii wstaw dwie puste linie. W pierwszym wierszu wpisz "Suma częściowa". W komórce obok wpisz formułę, aby dodać wszystkie wydatki w tej kategorii i skopiuj ją do wszystkich kolumn w arkuszu kalkulacyjnym. Po ostatniej kategorii wpisz "Łącznie" w pierwszej kolumnie i w komórce obok, wprowadź formułę, aby dodać wszystkie sumy części razem. Skopiuj to do wszystkich kolumn w arkuszu kalkulacyjnym.
Wprowadź wydatki w momencie podpisywania nowych umów lub otrzymania rzeczywistych faktur. Wstaw dodatkowe wiersze dla wszystkich nowych wydatków lub zapisz oszczędności związane z unikaniem kosztów.
Wskazówki
-
Zwiększ całkowite koszty posiadania, decydując z wyprzedzeniem, w jaki sposób zostaną one nagrodzone. Kluczowe decyzje obejmują to, czy pracownicy będą nagradzani oszczędnościami netto za wszystkie swoje wydatki i zarządzanie niematerialnymi oszczędnościami, które wpływają na inną kategorię. Kolumna z ustawieniami może również służyć do wyznaczania celów. Wprowadzenie pożądanego procentu oszczędności dla każdej kategorii stworzy cele porównawcze dla każdego wydatku. Upewnij się, że uwzględniono usprawnienia procesów, które skutkują niższymi kosztami operacyjnymi lub skróceniem czasu pracy.
