Meble biurowe, sprzęt i materiały eksploatacyjne są często wymienione jako pojedyncze elementy w budżecie biura. Gdy pod koniec roku zostaną dodane dodatkowe pieniądze w danym elemencie zamówienia, fundusze te jako pierwsze zostaną zredukowane lub wyeliminowane podczas cięć budżetowych. Ważne jest zbadanie projektu mebli biurowych, trwałości sprzętu biurowego i zniżek w dostawach biurowych, aby można było jak najlepiej wykorzystać cały przydzielony budżet w ramach określonych pozycji przed końcem roku podatkowego.
Meble biurowe
Termin meble biurowe obejmuje meble będące częścią projektu biura i obejmuje wszystkie duże meble, takie jak biurka, stoły, krzesła i półki na książki. Te duże przedmioty zazwyczaj kosztują setki lub tysiące dolarów za przedmiot i trwają co najmniej pięć lat. Budżet na meble biurowe może być niespójny, ponieważ większość kosztów mebli biurowych jest uwzględniona w kosztach początkowych firmy.W zależności od potrzeb firmy budżet na meble biurowe może zostać drastycznie zmniejszony w następnym roku lub dwóch. Chociaż niektóre duże meble biurowe mogą wymagać wymiany co dwadzieścia lat, wysokiej jakości meble biurowe mogą nigdy nie wymagać wymiany. Dobrze zaprojektowane i funkcjonalne meble mogą zwiększyć produktywność i entuzjazm pracowników, co oznacza, że inwestycja w meble biurowe jest często inwestycją w wizerunek firmy.
Wyposażenie biura
Sprzęt biurowy to funkcjonalny lub mechaniczny przedmiot służący do ułatwienia produkcji w biurze, taki jak faks lub kopiarka. Tańsze produkty, takie jak zszywacze, są zwykle klasyfikowane jako artykuły biurowe. Współczesne biuro wymaga dużej ilości sprzętu biurowego. Od 2010 r. Podstawowy sprzęt biurowy zawierał komputer dla każdego pracownika, a drukarka i skaner są powszechnie używane w każdym biurze. Bardziej zaawansowany sprzęt biurowy może obejmować czytnik linii papilarnych lub skaner oka, zaawansowane technologicznie aparaty cyfrowe lub magnetowidy oraz sprzęt do wideokonferencji, w tym projektor z płaskim ekranem. Sprzęt biurowy może wymagać częstszej wymiany niż meble biurowe, zwłaszcza gdy debiutuje i wykorzystuje nową technologię. Im ważniejsza jest funkcja biurowa w biurze, tym częściej trzeba ją wymienić. Urządzenia biurowe, które są narażone na większe zużycie z codziennego i konsekwentnego użytkowania, takie jak firmowy laptop lub telefon komórkowy, będą miały krótszą żywotność i większe koszty konserwacji. Koszty utrzymania i naprawy sprzętu biurowego powinny stanowić oddzielny element zamówienia z alokacji wyposażenia biurowego.
Materiały biurowe
Ogólne materiały biurowe obejmują wszystkie elementy niezbędne do prowadzenia biura. Mały sprzęt biurowy, taki jak zszywacze i dozowniki taśmy, można również kupić pod tym elementem zamówienia. Główne koszty zaopatrzenia biura mogą obejmować ryzę papieru, drukowane formularze i dokumenty, karteczki samoprzylepne i notatniki. Wszystkie przedmioty podlegające zbyciu, takie jak długopisy, ołówki, zakreślacze i wszystkie artykuły piśmienne, również należą do tej kategorii. Materiały biurowe muszą być ciągle uzupełniane ze względu na ich mobilność i możliwość rozporządzania. Często trudno jest uwzględnić wszystkie małe przedmioty, szczególnie gdy w biurze wykorzystuje się otwartą szafę zasilającą. Zwróć szczególną uwagę na cotygodniowe inwentaryzacje i arkusze faktur. Spójrz na przedmioty, które wyczerpują większość budżetu na materiały biurowe i rozejrzyj się. Możesz łatwo zmniejszyć wydatki i zwiększyć swoje oszczędności, badając najlepsze ceny.
