Początkowa komunikacja między potencjalnym klientem a firmą prawniczą odbywa się zwykle przez telefon, obsługiwany przez recepcjonistę. W rezultacie ważne jest, aby recepcjonista firmy był zawsze profesjonalny i uprzejmy. Zachowanie profesjonalizmu może być czasem wyzwaniem, szczególnie dla recepcjonistek, które codziennie odpowiadają na dużą liczbę zgłoszeń. Istnieją jednak pewne zasady, których należy zawsze przestrzegać podczas odbierania połączeń w biurze prawnym.
Początkowe wezwanie do rozmowy
Przyjmuj każde połączenie, ogłaszając nazwę firmy prawniczej, identyfikując się po imieniu i pytając, w jaki sposób możesz pomóc dzwoniącemu. Na przykład: "Dzień dobry, to jest kancelaria prawnicza X i Y, Jane, z którą rozmawiam?" Po zidentyfikowaniu dzwoniącego po imieniu, zapytaj "Jak mogę ci dzisiaj pomóc, pani Z" i Odwołaj się do rozmówcy po imieniu podczas pozostałej części konwersacji. Notatka podczas każdego połączenia może być pomocna, szczególnie w odniesieniu do nazwisk. Zachowaj pozytywny ton podczas rozmowy, bądź cierpliwy i nigdy nie trać cierpliwości. Unikaj używania żargonu, slangu lub innych słów, takich jak "uh huh" i "um."
Identyfikacja potrzeb dzwoniącego
Bardzo ważne jest, abyś uważnie słuchał osoby dzwoniącej i rozpoznawał jej potrzeby, a także przekazywał jej żądane informacje w jasny i zwięzły sposób. Każdy dzwoniący szuka pomocy w uzyskaniu potrzebnych informacji lub znalezienia właściwej osoby, z którą rozmawia.
Kierować rozmówcę do odpowiedniej osoby w firmie
Jeśli osoba dzwoniąca prosi o informacje najlepiej dostarczone przez prawnika, poinformuj rozmówcę, że musi porozmawiać z kimś innym i poprosić go o przetrzymanie. Skontaktuj się z prawnikiem, któremu zamierzasz przekazać połączenie, poinformuj dzwoniącego po imieniu, ujawnij cel połączenia i prześlij połączenie, jeśli adwokat jest dostępny. Żaden dzwoniący nie powinien pozostać zawieszony przez ponad 45 sekund. Po 45 sekundach zapytaj dzwoniącego, czy chce nadal być w posiadaniu, czy chciałby zostać oddzwoniony, gdy adwokat będzie dostępny lub wolałby oddzwonić później.
Zakończ rozmowę
Przed zakończeniem każdego połączenia zapytaj, czy możesz uzyskać dalszą pomoc przed zakończeniem połączenia. Dziękuję rozmówcy za rozpatrzenie firmy prawniczej. Prawdziwa recepcjonistka rzadko może przekonać potencjalnego klienta do wynajęcia kancelarii prawnej, ale recepcjonistka bardzo łatwo traci klienta dla kancelarii prawnej, ponieważ jest nieprofesjonalna, nieuprzejma lub nieuprzejma.
