Struktura organizacji zajmującej się zaopatrzeniem obejmuje od jednej osoby odpowiedzialnej za zakupy do dużego scentralizowanego działu lub zdecentralizowanej organizacji z udziałem specjalistów ds. Zamówień pracujących w oddzielnych lokalizacjach lub jednostkach biznesowych. Uzyskanie właściwej struktury jest niezbędne, ponieważ zamówienia zwykle stanowią połowę wydatków organizacji, zgodnie z odniesieniem dla biznesu. Odgrywa również ważną rolę w strategii konkurencyjnej firmy.
Indywidualna odpowiedzialność za zakupy
W fazie początkowej lub małej firmie jedna osoba, taka jak dyrektor finansowy, może wziąć odpowiedzialność za zamówienia. Ewentualnie poszczególni członkowie zespołu zarządzającego, tacy jak kierownik produkcji, kierownik biura lub kierownik ds. Marketingu, mogą kupować produkty lub usługi, aby spełnić własne wymagania departamentalne. W tym scenariuszu firma nie miałaby konsekwentnej procedury zakupów i nie miałaby siły nabywczej, by negocjować lepsze oferty od rozdrobnionej grupy dostawców.
Dział Zakupów
W miarę rozwoju firma może wyznaczyć menedżera ds. Zaopatrzenia z kwalifikacjami zawodowymi. Firma może również rekrutować jednego lub więcej asystentów zakupów, jeśli skala zamówień rośnie. Kierownik lub zespół bierze odpowiedzialność za zakup materiałów eksploatacyjnych dla wszystkich działów, omawianie ich wymagań, identyfikację dostawców i realizację zamówień. Koordynując zamówienia, firma może składać większe zamówienia u preferowanych dostawców. Może być w stanie negocjować niższe stawki i narzucać dostawcy stałe standardy jakości.
Scentralizowana struktura zakupów
Firmy posiadające wiele lokalizacji, działy operacyjne lub jednostki biznesowe mają do wyboru centralne lub zdecentralizowane struktury operacyjne. W modelu scentralizowanym pojedynczy dział zakupów bierze odpowiedzialność za zakupy w imieniu firmy. Dział, który może składać się z dyrektora ds. Zakupów, menedżerów i asystentów, narzuca standardową politykę i procedury w całej organizacji, mając na celu obniżenie kosztów, zwiększenie efektywności zakupów i osiągnięcie stałej jakości. Aby usprawnić obsługę różnych lokalizacji, departament może wyznaczyć specjalistów odpowiedzialnych za zakup określonych kategorii dostaw.
Zdecentralizowana struktura zamówień
W zdecentralizowanym modelu firma przekazuje uprawnienia do zakupów do lokalizacji i działów. Kierownicy i asystenci ds. Zakupów nabywają zapasy na potrzeby lokalne, chociaż mogą otrzymać wsparcie od niewielkiej jednostki centralnej. Chociaż zdecentralizowana struktura zapewnia autonomię i zmniejsza "wąskie gardła", może prowadzić do nieskuteczności zakupu, niespójnych standardów i zwiększonych ogólnych kosztów zamówień.
Strategiczny model pozyskiwania
Firmy, które potrzebują podstawowych materiałów, takich jak krytyczne komponenty inżynieryjne lub chcą zharmonizować jakość z wieloma dostawcami, przeszły od tradycyjnych praktyk zakupów do długoterminowych relacji ze strategicznymi dostawcami. Członkowie zespołu zamówień odpowiedzialni za strategiczne pozyskiwanie koncentrują się na krytycznych dostawach, pozostawiając zakup towarów do innych członków zespołu. Strategiczny zespół ds. Zaopatrzenia umieszcza długoterminowe umowy na dostawy i współpracuje z dostawcami w celu obniżenia kosztów, zharmonizowania jakości i poziomu produkcji oraz podjęcia wspólnych projektów rozwoju produktu.
