Dokumenty z przemówieniami przedstawiają najważniejsze fakty i pomysły dotyczące określonego tematu lub wydarzenia. Wykorzystywane w szerokim zakresie w public relations i komunikacji, dokumenty z punktami rozmów pomagają osobom odpowiedzialnym za publiczne mówienie zapewnić jasne, dokładne i spójne informacje. Dokumenty z przemówieniami są wykorzystywane zarówno w celu dotarcia do opinii publicznej w celu dostarczenia informacji, jak i odpowiedzi na publiczne zapytania podczas kryzysów. Poprzez "mówienie jednym głosem" przy użyciu wspólnego dokumentu do dyskusji, organizacja może zwiększyć efektywność swojego programu komunikacyjnego.
Pisanie referatu
Zanim zaczniesz pracę nad swoim materiałem do pisania, musisz mieć pewność, że posiadasz dokładne informacje. Poszukuj tych, którzy są najbardziej zaangażowani. Na przykład, jeśli potrzebujesz stworzyć punkty do rozmowy dotyczące problemu z budżetem, rozmawiając bezpośrednio ze starszym wykonawcą z nadzorem budżetu. Nie polegaj na ustnie. Zapytaj swoje źródło o szczegółowe pytania i poproś, aby nie próbowała "zakręcić" lub sugerować szczegółów. Pamiętaj, aby robić szczegółowe notatki.
Twój artykuł z punktami do dyskusji składa się z serii punktów, z których każdy zawiera jedno lub więcej zdań. Nie ma potrzeby wprowadzania ani innego tekstu. Tytuł: "Informacja publiczna". Nie oznaczaj swojej notatki do czytania jako "poufnej". Nie próbujesz niczego ukrywać, a informacja na temat referatu jest dostępna dla publiczności.
Rozpocznij od faktów: kto, co, gdzie i kiedy. Postaw się w sytuacji osoby, która nie ma wiedzy na temat Twojej firmy lub organizacji, jej historii lub najnowszych działań. Twój pierwszy punkt powinien po prostu podać fakty dotyczące sytuacji. Na przykład: "1 lipca firma X obniży 30% krajowej siły roboczej w zakładach w Oregonie i Idaho." Ta podstawowa informacja jest dostarczana w punktach rozmów, aby ci, którzy dostarczą informacje, nie popełnili przypadkowego błędu, prowadząc do zamieszania.
Następne kilka pocisków powinno dostarczyć bardziej szczegółowych informacji na temat procesu lub działania. Jeśli twoja gazetka odpowiada na negatywne wydarzenia, podziel się pozytywnymi informacjami, ale nie próbuj zanegować negatywów. Media i społeczeństwo będą chciały uzyskać informacje na temat szczegółów. Na przykład: "Jaki jest proces powiadamiania pracowników, kiedy zostaną rozwiązani? Czy nastąpi odprawa lub przekwalifikowanie?" Spróbuj przewidzieć te pytania i przygotuj odpowiedzi. Pamiętaj, że słowo wybrane dla każdego z tych punktów zostanie ponownie wykorzystane przez osoby przekazujące wiadomości.
Końcowe punkty punktowe gazety punktowej powinny skupić się na przesłaniu, które chcesz przekazać mówcy. Może to być kluczowy fakt, plan lub wizja. Na przykład: "Jesteśmy zasmuceni problemami, o których wiemy, że rodziny staną w obliczu tej decyzji, ale mają nadzieję na ożywienie gospodarcze, że będą to krótkoterminowe cięcia." W żadnym wypadku nie dołączaj do swoich punktów mówienia punktów, których nie chcesz, aby twój rzecznik robił. Mówiące punkty nie są prywatnymi dokumentami i mogą być odczytywane przez media.
Po zakończeniu pracy nad dokumentami, spotkaj się z osobami zaangażowanymi i ze starszymi liderami w Twojej organizacji w celu ich sprawdzenia. Dołącz wszelkie opinie i opracuj listę dystrybucyjną obejmującą osoby, które prawdopodobnie zostaną poproszone o zabranie głosu lub udostępnienie informacji społeczeństwu. Może to dotyczyć zaangażowanego dyrektora lub lidera, rzecznika prasowego, innych osób zaangażowanych w komunikację w twojej organizacji oraz pracowników, którzy pełnią role angażujące społeczeństwo.
Wskazówki
-
Bądź szczery i jasny. Zadbaj o swoje punkty. Mniejsza liczba punktów jest lepsza. Głośniki mogą zapamiętać tylko kilka punktów naraz.
Ostrzeżenie
Nigdy nie umieszczaj informacji w rozmowach, których nie chcesz upubliczniać. Nie obciążaj pozytywów.
