Pomimo wyrafinowania dzisiejszych komputerów i oprogramowania księgowego, podstawowy proces płacowy pozostaje prawie taki sam jak przed dziesięcioleciami. Bardzo niewiele firm wciąż rejestruje i przetwarza dane osobowe ręcznie, ale dla każdego menedżera biznesowego ważne jest zrozumienie, jak działa proces płac, aby właściwie kontrolować koszty pracy i rozwiązywać potencjalnie kosztowne problemy. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy zlecasz na zewnątrz operacje płacowe, popularną alternatywę. Proces płac rozpoczyna się od zapisania czasu, jaki pracownicy wprowadzili do pracy. Może to być tak proste, jak odręczny arkusz czasu lub korzystanie z komputerowych zegarów czasu, które przekazują dane bezpośrednio do komputera, który będzie przetwarzał listę płac. Zanim będzie można rozpocząć przetwarzanie listy płac, nowi pracownicy lub ci, których status został zmieniony, muszą wypełnić Formularz W-4 dotyczący zwolnień z podatku u źródła.
Obliczanie listy płac
Pracodawca zbiera wszystkie dane dotyczące czasu pracy pracownika na koniec okresu rozliczeniowego, który może być tygodniowy, dwutygodniowy lub inny okres. Pierwszym krokiem do obliczenia listy płac jest znalezienie wynagrodzenia brutto pracownika, które może być tak proste, jak zsumowanie przepracowanych godzin i pomnożenie przez stawkę wynagrodzenia danej osoby. Konieczne mogą być korekty obejmujące nadgodziny, prowizje, napiwki i inne odszkodowania. Rekompensaty z tytułu wydatków związanych z działalnością gospodarczą, takich jak zwrot kosztów za przebieg, są często uwzględniane w wypłacie pracownika po obliczeniu wynagrodzenia, ponieważ te zwroty nie podlegają opodatkowaniu. Następnym krokiem jest ustalenie wysokości zasiłku u źródła. Aby to zrobić, potrzebujesz pracownika W-4 i IRS Publikacja 15 Okólnik E. Płaca podlegająca federalnemu podatkowi dochodowemu jest płacą brutto pomniejszoną o całkowitą kwotę zwolnień z podatku u źródła.
Podatki
Najbardziej skomplikowaną częścią procesu płacowego jest obliczanie podatków. Do celów płacowych podatki dzielą się na dwie grupy: te, które pracownik płaci i które są odejmowane od wynagrodzenia brutto i płacone przez pracodawców. Pracownicy płacą trzy podatki federalne: podatek dochodowy, ubezpieczenie społeczne i Medicare. Kompletne instrukcje do obliczania tych podatków można znaleźć w Publikacji IRS 15. W większości stanów istnieje również podatek dochodowy od państwa. Instrukcje dotyczące podatków państwowych są dostępne w Departamencie Podatku lub Podatku państwa. Podatki opłacane przez pracodawcę są składkami pracodawcy na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne, federalny podatek od pracy i państwowy podatek od bezrobocia - FUTA i SUTA. Użyj IRS Publication 15, aby je obliczyć. Podatki FUTA i SUTA muszą być obliczane razem, ponieważ na FUTA przysługuje kredyt za zapłaconą SUTA.
Wydatek
Ostatnim etapem procesu płacowego jest faktyczne opłacenie pracownika i odprowadzenie podatków. Dokonywanie kontroli płac jest dość proste. Samo sprawdzanie jest podobne do każdego czeku. Jednakże, wypłaty przychodzą z odcinkiem wypłaty, który jest pisemnym wykazem płac, podatków i wszelkich innych odliczeń lub korekt. Kod wypłaty, wypełniony każdym przedmiotem i sumami z roku na rok, jest przekazywany pracownikowi do jego ewidencji. Zawsze mądrze jest przejrzeć wypłaty przed ich dystrybucją, ponieważ błędy mogą być kosztowne. Na przykład nie chcesz dowiedzieć się, że nieodebrane uderzenie klawisza spowodowało wypłatę w wysokości 3 000 $, gdy prawidłowa kwota to 300 $. Wyślij ukryte podatki do urzędu skarbowego lub urzędu skarbowego zgodnie z instrukcjami.
