Rachunkowość jest ważna dla biznesu jako sposób dokumentowania działalności finansowej i uczenia się na podstawie liczb. Twoja firma potrzebuje podstawowej księgowości, aby raportować dochody z formularzy podatkowych i śledzić środki wpływające i wychodzące z Twoich rachunków bankowych. Ale informacje księgowe zapewniają również cenny wgląd w operacje, pokazując trendy i możliwości, które mogą pomóc Twojej firmie zwiększyć zyski. Agencje raportujące podatki wymagają, abyś utrzymywał książki na minimalnym poziomie, który śledzi dochody i wydatki. Ale jeśli masz napęd i zainteresowanie, możesz przenieść swoje procesy księgowe na zupełnie inny poziom i wykorzystać je do stworzenia inteligentniejszego i bardziej opłacalnego biznesu.
Rodzaje potrzeb księgowych
Śledzenie dochodów i wydatków: Twoja firma jest zobowiązana do wypełnienia formularzy podatkowych na podstawie zarówno przychodów brutto, jak i dochodu netto. Krajowe i lokalne podatki akcyzowe są obliczane jako procent przychodów. Miasto, stan i federalny podatek dochodowy są oparte na zysku netto po odjęciu kosztów uzyskania przychodów od przychodów brutto. Aby prawidłowo obliczyć te kwoty, Twoja firma musi śledzić i obliczać wpływy brutto jako podstawę do numerów przychodów i sumować wszystkie wydatki jako podstawę do odliczeń biznesowych. Zgłaszając dochody brutto, musisz podzielić swoje zarobki na kategorie, takie jak sprzedaż hurtowa i detaliczna. Obliczając zysk netto z podatków dochodowych, musisz podzielić wydatki na kategorie, takie jak materiały, płace, czynsz, narzędzia i wydatki na samochód.
Rachunek płacowy: Oprócz obliczania kwoty do zapłacenia każdemu pracownikowi w oparciu o wynagrodzenie i przepracowane godziny, Twoja firma musi również wstrzymać i zapłacić podatek Ubezpieczenia Społecznego, Medicare i podatki dochodowe od Twoich pracowników, a także odpowiednie składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne i Medicare. Będziesz także musiał opłacać ubezpieczenie na wypadek bezrobocia i ubezpieczenie przemysłowe w swoich funduszach państwowych, w zależności od tego, ile pracują twoi pracownicy i ile zarabiają. Twoja firma będzie potrzebować kompleksowego i aktualnego systemu księgowania płac, aby śledzić te liczby i płacić wszystkie podatki od wynagrodzeń i składać wszystkie raporty podatkowe, gdy są one należne.
Rachunek przepływów pieniężnych: Twój system księgowy powinien również zawierać narzędzia do śledzenia dostępności i zapotrzebowania na gotówkę. Jeśli korzystasz z systemu księgowego opartego na gotówce, twoje dane tygodniowe i miesięczne dają dość dobre wyobrażenie o tym, ile masz wejść i wyjść. Jeśli korzystasz z systemu rachunkowości memoriałowej, możesz zarejestrować sprzedaż jako przychód, zanim faktycznie za nią zapłacisz, więc potrzebujesz innego sposobu monitorowania dostępności gotówki. Niezależnie od tego, czy korzystasz z systemu gotówkowego, czy też z systemu naliczania należności, przepływy pieniężne mogą nie korelować bezpośrednio z raportowanymi przychodami i wydatkami, jeśli spłacasz kredyty lub jeśli tracisz na wartości sprzęt, który już kupiłeś.
Bilanse: Bilans stanowi migawkę Twojego obrazu finansowego w danym momencie. Zawiera informacje o twoich własnościach i należnościach. Twoja lista aktywów obejmuje gotówkę w banku, zakupiony sprzęt minus kwotę, którą stracił na wartości, a także należności lub kwoty należne Ci za sprzedaż, którą już dokonałeś. Lista pasywów w bilansie będzie zawierać salda należności od pożyczek i kart kredytowych oraz zadłużenia krótkoterminowe, które zostały naliczone, takie jak zobowiązania i zaległe rachunki za media. Odejmując swoje zobowiązania od aktywów, bilans pokazuje bieżącą wartość netto Twojej firmy. Gdy tworzysz bilanse w czasie, możesz sprawdzić, jak zarobiły Twoje zarobki i wydatki oraz czy tworzysz bogactwo lub dług.Bilans pokazuje również, jaka część twojej wartości netto jest płynna, a ile jest związana z aktywami, które nie zapewniają łatwo dostępnej gotówki.
Raporty operacyjne: Oprócz raportów księgowych, że Twoja firma jest zobowiązana do wypełnienia przez urzędy skarbowe i kredytodawców, możesz tworzyć spersonalizowane raporty, które śledzą wszystko od wartości dolara produktu, który twoja linia produkuje w ciągu godziny, do wartości sprzedaży dla każdej sprzedaży personel. Liczby te są niezbędne do podejmowania strategicznych decyzji. Pomogą Ci one określić, które aspekty Twojej działalności przynoszą największe zyski i są najbardziej warte pielęgnacji. Mogą również zwrócić uwagę na trudności, które można naprawić, takie jak aspekty produkcji, które trwają zbyt długo i kosztują zbyt wiele.
Jak firmy mogą robić rachunkowość
Twoja firma może prowadzić własną księgowość lub zatrudnić zewnętrznego specjalistę, który pomoże w tym procesie. Wiele firm stosuje hybrydę tych dwóch podejść, a personel wewnętrzny wypełnia niektóre zadania, takie jak podstawowe księgowanie, a następnie zawiera umowy z zewnętrznym księgowym, aby ukończyć roczne podatki.
Wewnętrzna rachunkowość oferuje korzyści płynące z posiadania kogoś, kto zna Twoją firmę dogłębnie, rejestrując swoje zarobki i wydatki. Księgowy, który jest głęboko zaangażowany w twoją firmę, będzie mógł identyfikować i kategoryzować przedmioty na paragonach, określając, czy są to materiały zawarte w kosztach sprzedanych towarów, czy też materiałach, które potrzebujesz do organizowania za kulisami. Jednakże wewnętrzny księgowy może nie mieć profesjonalnej wiedzy specjalistycznej, którą może wnieść osoba z zewnątrz. Wiedza ta jest przydatna do tworzenia systemów, takich jak początkowa konfiguracja księgowa, a także do łapania niuansów, takich jak wydatki, które nie są prawnie możliwe do odliczenia.
Zewnętrzna księgowa może wnieść doświadczenie i perspektywę do procesów księgowych Twojej firmy. Jako profesjonalista, księgowy prawdopodobnie widział książki z różnych firm i może pokazać ci, jak zaktualizować swoje systemy, aby zapewnić potrzebne informacje i mogą być zrozumiane przez innych specjalistów, takich jak bankowcy i audytorzy podatkowi. Jednak osoba z zewnątrz może nie wykonywać tak dobrej pracy, jak osoba zajmująca się poufnością, gdy rozumie, w jaki sposób działa Twoja firma i jakie informacje mogą okazać się najbardziej przydatne. Na przykład Twój księgowy prawdopodobnie nie będzie rozumiał rodzajów zapasów, które nosisz z punktu widzenia merchandiser. Jednak informacje o tym, w jaki sposób poruszają się różne kategorie towarów, mogą być kluczowe dla dopracowania zakupów.
Rodzaje oprogramowania księgowego dla firm
Oprogramowanie księgowe online: Internetowe programy księgowe oferują korzyści z synchronizacji systemu księgowego z kontami bankowymi. Takie podejście ułatwia wprowadzanie transakcji, po prostu znajdując je w kanałach bankowych, a następnie klikając odpowiednie przyciski. Ta funkcja zmniejsza prawdopodobieństwo, że stracisz wydatek, jak gdybyś zaczął od pokwitowań papierowych i utraconych. Korzystanie z internetowego oprogramowania księgowego pozwala również uzyskać dostęp do programu księgowego z dowolnego komputera, zamiast korzystać z własnego komputera. Jednak programy księgowe online zabierają więcej czasu niż wersje desktopowe do przetwarzania każdej transakcji, a tym razem sumują się, gdy robisz dziesiątki wpisów. Również praktyka dopasowywania paragonów do kanałów bankowych może być powolna i uciążliwa, a ten krok jest konieczny, jeśli pojedynczy zakup obejmuje produkty z wielu kategorii, takie jak materiały i materiały. QuickBooks to najbardziej popularne i najlepiej oceniane oprogramowanie księgowe online. Xero jest bardzo cenione dla użytkowników komputerów Mac, a Zoho działa szczególnie dobrze w przypadku bardzo małych firm.
Oprogramowanie Desktop Accounting: Chociaż internetowe programy księgowe zyskują na popularności, wersje stacjonarne nadal oferują korzyści wielu użytkownikom. Możesz kupić program księgowy na komputery z jednorazowym zakupem, a programy internetowe pobierają bieżącą opłatę miesięczną. Podczas korzystania z programu komputerowego wszystkie informacje są łatwo dostępne na komputerze użytkownika, a nie w chmurze, gdzie jest podatny na problemy z bezpieczeństwem i powszechne awarie systemu. Systemy księgowania na komputerach są znacznie prostsze niż systemy oparte na chmurze, co ułatwia lokalizowanie i identyfikowanie błędów i niespójności. Ze względu na ich względną prostotę, systemy komputerowe są również łatwiejsze do dostosowania do indywidualnych potrzeb Twojej firmy.
Niestandardowe i ręczne systemy księgowe
W rzeczywistości nie potrzebujesz oprogramowania księgowego, jeśli Twoja firma jest mała, a twoje potrzeby są proste. Możesz projektować arkusze kalkulacyjne za pomocą arkuszy Excel lub Arkuszy Google, które pomagają śledzić i dodawać zmienne, które musisz znać, takie jak skategoryzowane wydatki i bieżące zarobki. Programy te pomagają zachować i organizować informacje w sposób, który ma sens dla Twojej firmy, a krajowe arkusze kalkulacyjne tworzą doskonale legalne systemy księgowe, o ile informują Cię o tym, co musisz wiedzieć, aby zapłacić podatki i zrozumieć operacje. Na przykład możesz skonfigurować system płac, który rejestruje godziny spędzone na określonych zadaniach, takich jak produkcja. Następnie możesz użyć tych danych, aby obliczyć średnią wartość dolara produktu wyprodukowanego w ciągu godziny produkcyjnej, a następnie obserwować, jak liczba ta zmienia się z tygodnia na tydzień.
Ale nie potrzebujesz nawet komputera do prowadzenia księgowości biznesowej. Jest całkowicie uzasadnione przechowywanie odręcznych ksiąg rachunkowych, tak jak właściciele firm robili to od wieków. Sklepy z artykułami biurowymi sprzedają księgi rachunkowe o odpowiednio dobranych kolumnach i można ich używać do wykazywania i kategoryzacji przychodów i wydatków. Dzięki ręcznemu systemowi rachunkowemu musisz sumować wszystkie liczby ręcznie, co znacznie zwiększa czas poświęcony na księgowość. Jednak ręczne systemy księgowe nie są podatne na rodzaje błędów komputerowych i ryzyko utraty danych, które można napotkać w systemach komputerowych. To prawda, że twój dom może się spalić i możesz stracić księgę, ale awarie sprzętu są znacznie częstsze niż pożary domów.
Rachunkowość dla pojedynczego wejścia i podwójnego wejścia
Jeśli Twoja firma jest niewielka i stosunkowo prosta, możesz wybrać między księgowaniem z jednym i dwoma wpisami. System pojedynczego wejścia po prostu śledzi to, co wydałeś i zarobiłeś, i sumuje te sumy. Jeśli używasz ręcznie pisanej księgi lub masz własne arkusze kalkulacyjne, najprawdopodobniej używasz księgowania z jednym wejściem. System podwójnego wjazdu synchronizuje informacje księgowe z kontami bankowymi i innymi informacjami dotyczącymi bilansu. Za każdym razem, gdy zauważysz, że Twoja firma osiągnęła przychód, wprowadzisz (lub oprogramowanie księgowe) odpowiedni wpis pokazujący, gdzie te pieniądze pojawiają się w Twojej firmie, na przykład na określonym koncie bankowym. Podobnie, za każdym razem, gdy płacisz za wydatek, system podwójnego wjazdu pokazuje, w jaki sposób firma wydała pieniądze. Nie ma żadnego wymogu prawnego, abyś utrzymywał system księgowania z dwoma wpisami, ale jeśli prowadzisz książki z jednym wejściem, powinieneś opracować sposób na porównanie i pogodzenie swojego systemu księgowego z bieżącymi aktywami.
Wybór właściwego systemu księgowego
Nie ma systemu księgowego odpowiedniego dla każdej firmy. Wybierając sposób zakładania książek swojej firmy, zastanów się, jakiego rodzaju informacje potrzebujesz najbardziej i jakie zasoby chcesz poświęcić na ich zdobycie. Jeśli nie znosisz pracy z liczbami i nie mają dla ciebie sensu, zatrudnij zewnętrznego specjalistę, ale mimo to staraj się uczyć jak najwięcej, aby zrozumieć otrzymywane raporty. Jeśli masz czas i zainteresowanie, zrób jak najwięcej własnego rachunku, jak to możliwe. Informacje, które skompilujesz, będą trafne i znaczące, a zyskasz cenny wgląd w to, jak Twoja firma może odnieść największy sukces.
