Celem broszury konferencyjnej jest przyciągnięcie delegatów do wydarzenia i poinformowanie ich o harmonogramie konferencji. Broszura powinna zatem zawierać informacje o miejscu, głośnikach, planach podróży i innych kluczowych faktach. Kopia powinna być przejrzysta, informatywna i przekonująca, zachęcając czytelników do rezerwowania miejsc, aby mogli skorzystać osobiście lub zawodowo. Wprowadzenie od wybitnego mówcy lub wyższej kadry kierowniczej zapewnia użyteczny przegląd wydarzenia, a także powitanie potencjalnych delegatów.
Docelowi odbiorcy
Organizatorzy konferencji kierują swoje wydarzenia do konkretnych grup, więc dowiedz się więcej o grupie docelowej, aby broszura zawierała istotne korzyści. Publiczność może być tak różnorodna, jak nauczyciele, kierownictwo wyższego szczebla z branży motoryzacyjnej lub członkowie społeczeństwa, którzy są zainteresowani muzyką country. Aby znaleźć informacje o odbiorcach, poproś organizatorów o profile odbiorców poprzednich wydarzeń. Organizatorzy badają swoich odbiorców, pytając o dane demograficzne lub biznesowe i publikując profile, aby zademonstrować jakość swoich wydarzeń delegatom, prezenterom i sponsorom.
Korzyści dla Delegatów
Broszura musi zapewnić uczestnikom znaczne korzyści z uczestnictwa. Delegaci biznesu muszą być w stanie usprawiedliwić czas wolny od pracy, a prywatni uczestnicy chcą wiedzieć, że dostaną wartość za wydawanie własnych pieniędzy. Określ korzyści dla grupy docelowej. Konferencja może być wyjątkową okazją do wysłuchania światowej sławy prelegentów, obejrzenia pokazów najnowszych produktów lub poprawy umiejętności poprzez uczestnictwo w wysokiej jakości szkoleniach. Korzyści mogą być mniej namacalne, na przykład możliwość nawiązania kontaktu z innymi ludźmi w branży, być może z myślą o wylądowaniu pracy lub dokonaniu sprzedaży.
Informacje logistyczne
Niezbędne są kompleksowe informacje na temat logistyki konferencji. Według American Conference Institute, pytania często zadawane przez delegatów konferencji obejmują takie tematy, jak rejestracja i płatności, ustalenia dotyczące podróży i wyżywienia, zakwaterowanie i anulowanie. Aby ułatwić czytelnikom zapisanie się na wydarzenie, podaj pełne dane rejestracyjne. Podaj koszty uczestnictwa, w tym wszelkie zniżki na wczesną rejestrację. Podaj dane kontaktowe czytelników, którzy mogą potrzebować dodatkowych informacji i poinformuj delegatów, kiedy otrzymają pakiety powitalne.
Program konferencji
Przygotuj program konferencji z rozkładami jazdy i szczegółami każdej sesji, aby pomóc delegatom zaplanować swój czas na konferencji. Niech delegaci dowiedzą się więcej o formacie konferencji, która może obejmować prezentacje, spotkania przy okrągłym stole, warsztaty i wystawy. Biogramy prezenterów pomagają delegatom w wyborze sesji, w których chcą uczestniczyć, oraz wskazaniu statusu lub jakości wydarzenia.
Utrzymuj komunikację
Broszura konferencyjna jest tylko jednym z elementów przedkonferencyjnego programu marketingowego. Według firmy Inc, publikowanie informacji i wydarzeń na portalach społecznościowych pomaga utrzymać zainteresowanie, gdy wydarzenie zbliża się. Ogłoszenia o dodatkowych głośnikach lub specjalnych wydarzeniach mogą na przykład wywołać szum wokół wydarzenia i zmniejszyć ryzyko zrzucania delegatów.
