Skuteczne listy biznesowe są ważnym narzędziem w arsenale każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy ma to na celu sprzedaż produktu lub usługi, czy też po prostu wprowadzenie samego autora, skuteczne pismo biznesowe musi mieć kilka podstawowych cech, aby czytelnik odpowiedział pozytywnie. List musi wezwać odbiorcę do działania i przekonać go do zrobienia tego, czego pragnie pisarz. Wszystkie skuteczne listy biznesowe mają pewne cechy wspólne.
Pełna informacja
Skuteczny list biznesowy zawiera wszystkie informacje potrzebne czytnikowi do właściwego działania. Litera jasno określa, kim jest ta litera oraz skąd i jak zareagować. Określa, o czym jest ten list, kiedy należy podjąć działania, gdzie należy podjąć działania i dlaczego należy teraz podjąć działania. List firmowy jest pełen informacji i niczego nie pozostawia. Ma wyraźne wezwanie do działania i informuje odbiorcę, jak wykonać to działanie.
Zwięzłość
Efektywny list biznesowy nie jest kwiecisty ani kwiecisty. Jest oszczędny i na temat. Nie ma zmarnowanych słów. Język jest zwięzły w dostarczaniu, więc czytelnikowi pozostawia się tylko potrzebne informacje. List firmowy nie jest miejscem, w którym można pochwalić się dużymi słowami lub poezją. Skuteczne listy biznesowe są krótkie i na temat.
Korzyści, nie funkcje
Skuteczne listy biznesowe koncentrują się na korzyściach dla odbiorcy, a nie na cechach produktu lub informacji. Odpowiada na pytanie czytelnika: "Co to jest dla mnie?" List firmowy uwzględnia ograniczenia czasowe nałożone na czytelnika i potrzeby, które czytelnik wnosi do stołu. Zaspokaja ich, ułatwiając czytelnikowi podjęcie pożądanych działań. Listy biznesowe skupiają się na tym, w jaki sposób autor listu może pomóc czytelnikowi, a nie dlaczego czytelnik powinien pomóc pisarzowi.
Specyficzność
Używaj określonego języka podczas pisania listów biznesowych. Powiedz czytelnikom dokładnie, czego mogą oczekiwać od produktów, usług lub firm. Nie używaj niewyraźnego języka, który może sprawić, że zgadną. Jeśli to konieczne, skorzystaj z przykładów, aby dokładniej wyjaśnić język, aby list biznesowy był czytelny dla czytelnika. Jeśli w liście zostanie złożona obietnica, upewnij się, że firma może ją poprzeć. Używaj także czasowników akcji zamiast biernych czasowników, aby nadać siłę swoim zdaniom.
Przejrzystość
Unikaj używania żargonu, chyba że jest to absolutnie konieczne, aby jasno przekazać. Ważne jest, aby dokładnie wyjaśnić, co list oferuje i czego list wymaga od czytelnika. Jeśli nie, czytelnik może nie podjąć żądanej czynności, a litera nie będzie skuteczna. Używaj jasnego, mocnego języka, aby podkreślić to, co czytelnik powinien zrobić po przeczytaniu listu biznesowego. Krótkie zdania z silnymi, podlegającymi akcjom czasownikom zaleca się zachęcać czytelnika do działania.
Etykieta
Koniecznie przestrzegaj właściwej etykiety w listach biznesowych. Upewnij się, że znasz poprawną nazwę i pisownię osoby, która otrzyma list. Odpowiednio je zaadresuj. Odpowiadaj na wszystkie litery, które wymagają odpowiedzi zwrotnej. Przestrzegając właściwej etykiety, przedsiębiorca wykazuje, że ma odpowiedni szacunek dla osoby, do której pisze. Szacunek ten może w znacznym stopniu sprawić, że czytelnik listu wezwie do działania.
Prawidłowość
Od sformatowania litery do adekwatności odbiorcy, list firmowy musi trafić w wiele poprawnych notatek, aby był skuteczny. Upewnij się, że jest on wysyłany do właściwej osoby, we właściwym dziale, we właściwej firmie. Upewnij się, że list trafia do właściwej osoby, aby podjąć działanie, o które prosi go list. Przeczytaj ten list i osądź, czy język jest poprawny dla osoby, do której go wysyłasz, czy nie - ani zbyt formalnie, ani nieformalnie. Gdy będziesz gotowy do wysłania, po raz ostatni sprawdź formatowanie po raz ostatni w poszukiwaniu błędów.
