Aby oszczędzić na wysyłaniu wiadomości e-mail oznaczonych jako reklama, organizacja może wybrać wysyłanie poczty jako "masową pocztę". Poczta masowa jest określana technicznie mianem "standardowej poczty" przez pocztę USA. USPS oferuje zniżki na pocztę masową, ponieważ nadawca wykonuje niektóre prace, które musiałby wykonać USPS. Wytyczne powinny być jednak uważnie przestrzegane lub zostaną uznane za niepoddające obróbce mechanicznej i zostaną zwrócone.
Bulk Mailing Process
Nadawcy, którzy zamierzają mieć pocztę zaklasyfikowaną jako standardowa poczta, są zachęcani do wzięcia udziału w szkoleniu lub do uważnego przejrzenia wytycznych USPS. Zwrócona poczta, która nie spełnia wymagań, będzie zawierała dopłatę za każdy kawałek, który może kosztować więcej niż pocztę pierwszej klasy. Zezwolenie wydane przez pocztę można również anulować.
Nadawcy powinni również wcześniej odwiedzić lokalne centrum korespondencji masowej, aby ustalić usługi i koszty przed przygotowaniem przesyłki. Ważne jest również ustalenie szczegółowych instrukcji i wcześniejsze uzyskanie odpowiednich form centrum. Uzyskaj autoryzację z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, wypełnij odpowiednie formularze i upewnij się, że konto ma odpowiednie środki.
Poczta standardowa lub poczta zbiorcza powinna mieć łączną wagę 50 funtów lub co najmniej 200 sztuk. Powinien być z zasadniczo identycznej treści i wysłany w celach reklamowych. Należą do nich biuletyny, listy formularzy i ulotki. Wszystkie pozostałe wiadomości, w tym rachunki, wyciągi, korespondencję osobistą i listy płac, powinny być wysyłane jako przesyłki pierwszej klasy.
Należy przestrzegać regulaminów USPS w zakresie konfiguracji i adresowania. Wszyscy powinni mieć adres zwrotny i adres departamentu miasta. Fałdy, zatrzaski i plomby powinny być również ustawione zgodnie z przepisami. Zszywki nie są dozwolone, ponieważ sprawią, że poczta nie będzie skrawalna. Drukowanie bezadresowe należy umieścić nad linią dostarczania etykiety adresowej.
Określ niezbędne materiały i formularze, które są potrzebne, i odbierz je w centrum wysyłkowym. Pojemniki, taśmy i naklejki będą prawdopodobnie potrzebne do sortowania poczty.
Po ustaleniu, że wiadomość masowa spełnia kryteria przetwarzania, należy je posortować zgodnie z kodem pocztowym. Poczta powinna być pogrupowana według pierwszych trzech cyfr kodu pocztowego. Kiedy jest 10 lub więcej elementów tej samej grupy, połącz je ze wszystkimi adresami skierowanymi w tym samym kierunku. Zwróć uwagę na maksymalną grubość wymaganą przez lokalne centrum poczty masowej.
Nadawca powinien mieć pewność co do dostępności środków i znać numer zezwolenia przed udaniem się do centrum wysyłkowego, aby nie tracić czasu. Są również formularze do wypełnienia przed przetwarzaniem wiadomości. Akceptowane są tylko oryginały, a nie kserokopie.
