Budżet operacyjny służy jako plan działania dla firm, aby przedstawić plany finansowe na nadchodzący rok. Obejmuje on zarówno przychody, jak i wydatki, zazwyczaj jest prezentowany w formie rachunku zysków i strat i stanowi cenny sposób dla firmy do dokumentowania celów finansowych i celów dla działań, które chce osiągnąć w przyszłości.
Jako właściciel firmy może Ci się wydawać, że potrzebujesz budżetu, aby kierować i wspierać decyzje finansowe Twojej firmy. Istnieją różne typy budżetów w zależności od rodzaju planowanych wydatków, a wiele firm korzysta z wersji takich jak budżet wydzielony, budżet według centrum kosztów, budżet z góry lub z dołu do góry każdego roku, aby udokumentować swoje cele na następne 12 miesięcy.
Co to jest budżet operacyjny?
Budżet operacyjny to prognozowane zestawienie przyszłych przychodów i wydatków operacyjnych dla firmy. Nie obejmuje kosztów zakupu kapitału lub inwestycji, takich jak koszt budowy magazynu. Budżety operacyjne są zazwyczaj składane miesięcznie lub kwartalnie i obejmują okres jednego roku.
Wydatki obejmują koszty sprzedaży (bezpośrednie koszty wytworzenia produktu) i koszty operacyjne związane ze sprzedażą oraz ogólną i administracyjną działalnością firmy. W zależności od poziomu szczegółowości, budżet operacyjny może również obejmować amortyzację, koszty odsetkowe i obciążenia podatkowe spodziewane na nadchodzący rok.
Budżet operacyjny jest często zestawiany z wydatkami na zasadzie line-by-line, tak więc przy planowaniu budżetu można go uszlachetnić według pozycji. Na przykład, jeśli firma wie, że będzie płacić konsultantowi przez pierwsze trzy miesiące roku, to pomaga w szczegółowym umieszczeniu tej pozycji w budżecie, tak aby koszty mogły zostać usunięte z budżetu na resztę rok. Lub, jeśli firma wie, że czynsz wzrośnie w czerwcu, może to również uwzględnić w budżecie szczegółów pozycji.
Większe firmy, które mają wiele działów lub innych podmiotów, często składają oddzielne budżety operacyjne dla każdej jednostki biznesowej, a następnie konsolidują je w jeden główny budżet na poziomie podsumowania dla całej firmy.
Jakie są różne rodzaje budżetów?
Firmy korzystają z różnych rodzajów budżetów z różnych powodów, a każdy z czterech głównych typów lub metod działa w różnych sytuacjach.
- Przyrostowe budżetowanie: Prawdopodobnie najczęściej stosowana, prosta metoda budżetowania. Po prostu bierze rzeczywiste liczby firmy z zeszłego roku i zwiększa lub zmniejsza je o określony procent. Na przykład firma może o 10% zwiększyć przychody ze sprzedaży swojego najlepiej sprzedającego się produktu i 5-procentowy spadek wydatków na niewykorzystaną powierzchnię biurową. Jest to powszechna metoda ze względu na łatwość, ale zwykle ignoruje czynniki zewnętrzne, takie jak inflacja. Dodatkowo, menedżerowie mogą oszacować wzrost wydatków na wyższy procent, aby sprawić wrażenie, że zawsze wchodzą pod budżet. Ta metoda budżetowania może zniechęcać menedżerów do podejmowania wysiłków w celu ograniczenia kosztów lub zwiększenia wydajności.
- Budżet oparty na aktywności: Rodzaj odgórnego budżetu z celami wyjściowymi, takimi jak docelowy zysk w wysokości 150 milionów USD. Budżety odgórne obejmują menedżerów wyższego szczebla, którzy opracowują budżet wysokiego szczebla w oparciu o swoje cele. Budżet ten przekazywany jest kierownikom działów w celu określenia działań niezbędnych do osiągnięcia tego celu i kosztów związanych z prowadzeniem tych działań.
- Budżet wartościowy: Ten rodzaj budżetu wymaga więcej przemyśleń i wiąże się z pytaniem, czy każdy element w budżecie tworzy wartość dla klientów, pracowników i innych interesariuszy firmy.
- Budżetowanie zerowe: Ten typ budżetu zakłada, że każdy dział zaczyna od zerowego budżetu, a każdy wydatek w budżecie musi być uzasadniony, zanim zostanie dodany. Chociaż tego rodzaju budżet jest czasochłonny, działa on w przypadku firm, które muszą zrestrukturyzować swoją działalność finansowo lub w inny sposób, muszą wywierać bardzo ścisłą kontrolę nad wydatkami. Ten rodzaj budżetowania jest bardziej skuteczny w odniesieniu do kosztów uznaniowych, a nie do podstawowych kosztów operacyjnych, które zapewniają ciągłość działalności.
Dlaczego potrzebny jest budżet operacyjny
Firmy muszą być w stanie pozostać w kontakcie z bieżącym stanem finansowym firmy, aby odnieść sukces, a także projektować to, czego oczekują w przyszłych miesiącach, aby mogli planować przyszłe dochody i wydatki. Budżet operacyjny jest ważny, ponieważ zapewnia kierownictwu sposób ustalania i przekazywania celów finansowych na kolejne 12 miesięcy i może być wykorzystywany do utrzymywania pracowników i kierownictwa odpowiedzialnego za te cele. Często zdarza się, że firmy przygotowują harmonogram, który porównuje budżet z rzeczywistymi wynikami finansowymi każdego miesiąca lub co najmniej co kwartał, aby sprawdzić, jak rzeczywista wydajność firmy śledzi budżetowe cele.
Budżet operacyjny i proces planowania dają również możliwość przygotowania spółek na nieprzewidziane okoliczności. Na przykład firma może ustalić swoje docelowe przychody i wydatki i zaplanować je tak, aby uzyskać wystarczającą zyskowność, aby wpłacić pieniądze do funduszu typu "slush". Fundusz mógłby zostać wykorzystany w przypadku spowolnienia gospodarczego, utraty dużego dostawcy, utraty częstego klienta lub jakiegokolwiek innego rodzaju problemu biznesowego, który mógłby negatywnie wpłynąć na przepływy pieniężne spółki.
Stworzenie efektywnego budżetu jest częścią sztuki i częściowo nauką. Jako właściciel firmy musisz ustalić, gdzie ustawić pasek pod kątem tworzenia budżetu, który odzwierciedla rodzaj wydajności, do której zdolny jest twój zespół, a także zastanawia się, co Twoja firma musi zrobić, aby zachować zgodność z bić swoich konkurentów i rówieśników i osiągać sukcesy na rynku. Ważne jest, aby ustalać cele budżetowe na wystarczająco wysokim poziomie, aby rynek i inwestorzy postrzegali Twoją firmę jako lidera i osobę osiągającą sukces, a jednocześnie utrzymywać cele na realistycznym poziomie, który nie spowoduje negatywnego postrzegania przez brak celów.
Przykłady budżetu
Firmy decydują się na zestawianie budżetów na różne sposoby, w zależności od wielkości firmy, struktury, rodzaju działalności i innych czynników. Na przykład możesz zdecydować się na ułożenie budżetu według działu, z takimi kategoriami jak CEO, finanse, infrastruktura lub IT. Każda z tych sekcji będzie miała te same komponenty, takie jak koszty wynagrodzeń, opłaty prawne, koszty komputera i koszty biurowe.
Niektóre firmy przygotowują budżet według miejsc powstawania kosztów. Centrum kosztów to dział, a nie dział. W firmie produkcyjnej może to być dział produkcyjny lub dział konserwacji. Te departamenty są odpowiedzialne za bezpośrednie koszty operacyjne i nie angażują się ani nie kontrolują sprzedaży lub generowania przychodów części przedsiębiorstwa. W przypadku tego rodzaju budżetu trudno jest obliczyć zysk każdego centrum kosztów, ponieważ wymaga on alokowania przychodów i kosztów ogólnych, takich jak czynsz za budynki.
Innym przykładem budżetu jest metoda budżetowania odgórnego. Ten proces formułowania budżetu wiąże się z ustaleniem przez zarząd celów i zadań dla firmy na szczycie, a następnie przesunięcie tych celów i celów do kierowników działów firmy. Cele budżetowe są podyktowane przez kierownictwo, a departamenty muszą znaleźć sposób na uporządkowanie oddzielnych budżetów, aby osiągnąć cele wyznaczone przez kierownictwo wyższego szczebla.
Ten rodzaj budżetowania ma tę wadę, że zarząd średniego i niższego szczebla w działach nie bierze na siebie odpowiedzialności za budżet, ponieważ nie został przez nie stworzony i został na nie nałożony. Niektórzy uważają, że budżetowanie z góry na dół nie jest tak skuteczne, ponieważ zarządzanie często nie jest związane z szczegółami tego, co dzieje się w terenie i z codziennymi potrzebami operacyjnymi firmy.
Budżetowanie od dołu jest odwróceniem budżetu z góry na dół i zaczyna się od ludzi w terenie. Każdy departament odpowiada za formułowanie własnego budżetu, a personel biorący udział w codziennych działaniach ma zazwyczaj największą wiedzę na temat wszystkich pozycji w budżetach departamentów. Z tego powodu budżety oddolne są bardziej szczegółowe iw wielu przypadkach dokładniejsze niż budżety odgórne. Budżet jest nadal budowany w oparciu o cele, więc nawet z dodatkowymi szczegółami może być zupełnie inny niż rzeczywiste wyniki firmy.
Wyzwania budżetowe: worek z piaskiem czy rozciągliwość?
Budżetowanie nie jest tak łatwe, jak dodanie stopy wzrostu lub obniżki do przychodów i wydatków, a następnie wykonanie kopii na każdy 12 miesięcy na nadchodzący rok. Zwłaszcza, gdy budżet jest budowany przez ludzi w terenie, może pojawić się dylemat. Być może zespół powinien złożyć budżet, który obejmuje cele typu stretch, które są bardzo optymistyczne, ale mogą być trudne do osiągnięcia. A może zespół powinien zebrać budżet, który jest zapakowany w piasek, co oznacza, że cele są łatwiejsze do osiągnięcia.
Jest to szczególnie trudna kwestia, gdy pracownicy wiedzą, że ich premie są powiązane z ich wynikami w stosunku do budżetu, i może przetestować etykę kierownictwa, zwłaszcza, jeśli budżet w postaci worków z piaskiem powoduje, że firma radzi sobie gorzej niż jej rówieśnicy lub konkurenci, a wszystko to w imię pracownicy zapewniający ich premie.
Każde podejście ma potencjalne problemy. Chociaż jest coś, co można powiedzieć o niedotrzymaniu obietnic i nadmiernym dostarczaniu, z drugiej strony, wyznaczanie celów elastycznych może zmusić ludzi i zespoły poza strefami komfortu do osiągnięcia wcześniej nieoczekiwanych lub nieosiągalnych, pozytywnych rezultatów.
Jeśli cele budżetowe są zbyt oburzające, pracownicy zaczną ignorować budżet lub postawę przywódczą zadawanych pytań, a także zdolność do dokładnego oceniania umiejętności personelu. Ponadto, jeśli budżet przychodów jest ustawiony na poziomie, który jest nieosiągalny, a wydatki operacyjne, takie jak zatrudnianie i wynagrodzenia dla dodatkowego personelu, są ustawione tak, aby odpowiadały zawyżonej sprzedaży, firma może skończyć wydając zbyt dużo pieniędzy na niewykorzystane zasoby.
Budżety budżetowe i prognozy
Budżet kapitału spółki może wchodzić w interakcje z budżetem operacyjnym, ale jest to całkowicie oddzielna pula pieniędzy. W budżecie kapitałowym wyszczególniono plany i związane z nimi przychody i wydatki związane z dużymi lub kosztownymi projektami, takimi jak zakup nowego sprzętu produkcyjnego, budowa nowego magazynu lub inwestowanie w nowy produkt. Budżet kapitału często jest również dokonywany osobno dla każdego projektu i może być modelowany pod względem finansowym w postaci wartości bieżącej netto lub NPV lub wewnętrznej stopy zwrotu lub wewnętrznej stopy zwrotu.
Obie te metody są powszechnie stosowane i oferują zarządowi sposób oceny rentowności projektu, oszacowania kwoty przepływów pieniężnych, które produkt mógłby wygenerować, określenia stopy zwrotu z inwestycji i podjęcia decyzji o tym, czy do podjęcia projektu. Firma może wykonać dwa lub trzy różne scenariusze kalkulacji NPV lub IRR z różnymi założeniami, aby określić, które mogą generować największy zysk dla spółki.
Wiele firm przygotowało także prognozę wraz z budżetem operacyjnym. Choć może się wydawać duplikatem, budżet odzwierciedla to, co firma chce osiągnąć, takie jak pewien procentowy wzrost sprzedaży w ciągu roku, pewien spadek wydatków lub pewna liczba zatrudnionych dodatkowych pracowników.
Z drugiej strony prognoza przedstawia ideę, która jest bliższa rzeczywistości finansowej. Firma tworzy prognozę na początku roku i może bardzo przypominać budżet w styczniu. Jednak w miarę wprowadzania rzeczywistych wyników firma aktualizuje prognozę w oparciu o to, co się naprawdę dzieje, co może, ale nie musi, przypominać budżet. Prognoza oferuje zarządzanie narzędziem, które pomaga w planowaniu krótkoterminowym i przekierowuje wysiłki, jeśli firma wygląda na to, że może nie osiągnąć swoich celów budżetowych w zakresie przychodów lub kosztów.
