Posiadanie solidnej kontroli nad finansami Twojej firmy jest ważną częścią prowadzenia biznesu. Obejmuje to zarządzanie nie tylko gotówką firmy, ale także jej zadłużeniem. Chociaż istnieje kilka sposobów, aby to zrobić, jednym z bardziej skutecznych jest korzystanie z systemu księgowania debetowego i kredytowego. Czy jednak rozumiesz znaczenie debetu i kredytu? Co ważniejsze, czy rozumiesz różnice między tymi dwoma terminami w odniesieniu do Twojej firmy i tego, jak różnią się one od tego, do czego jesteś przyzwyczajony jako konsument?
Jeśli jesteś trochę rozmyty na temat różnic między kredytem a debetem, nie jesteś sam. To powiedziawszy, im więcej wiesz o kredytach i obciążeniach, tym lepiej wiesz, jak twój biznes wydaje pieniądze. Jeśli chcesz naprawdę poradzić sobie z finansami swojej firmy, ale nie masz pewności w tej dziedzinie, najlepszym miejscem do rozpoczęcia nauki jest definicja kredytu i kredytu.
Co to jest debet?
Obciążenia są transakcjami, które Twoja firma powoduje, które kosztują pieniądze. To może wydawać się proste, ale jest to bardziej złożony temat, niż niektórzy zdają sobie z tego sprawę. W świecie biznesu istnieje wiele rodzajów obciążeń, a ich zmieszanie może zepsuć twoje książki, jeśli nie będziesz ostrożny. Na szczęście istnieje prosty sposób na zapamiętanie najczęstszych rodzajów obciążeń, więc nie napotkasz na ten problem.
Jeśli masz problem ze śledzeniem tego, co jest debetem, pomyśl o słowach DEAL. Możesz go użyć, aby pamiętać, że wszystkie obciążenia są Draw, Expenses, Assets lub Loss. W tym przypadku "remisy" to wypłaty gotówki lub inne nierozliczone pieniądze, które wypadają z twojej firmy. "Wydatki" to koszty operacyjne, w tym koszty, takie jak opłaty za media. "Aktywa" oznaczają pieniądze wydawane na nabycie aktywów rzeczowych, sprzętu lub nieruchomości. "Straty" to po prostu to, jak brzmią, inwestycje na południe lub inne sytuacje, które powodują, że firma traci pieniądze.
Zasadniczo wszelkie pieniądze wydostające się z Twojej firmy to debet. Jeśli chcesz się upewnić, możesz użyć tego mnemonika do sprawdzenia. Łatwo sobie przypomnieć, że pieniądze z drobnej gotówki to debet, podobnie jak pieniądze wydane na nową drukarkę, nowe powierzchnie biurowe lub nabycie innych aktywów. Płace, podatki i inne wydatki biznesowe również kwalifikują się jako obciążenia, podobnie jak pieniądze tracone w wyniku dużych inwestycji biznesowych.
Więc jeśli debety są pieniędzmi wychodzącymi z twojego biznesu, co robi kredyty?
Co to jest kredyt?
Jako konsument możesz myśleć o kredycie jako zabezpieczonej lub niezabezpieczonej linii długu, po której zaciągasz pożyczki; są one najczęściej widoczne na kartach kredytowych i innych liniach kredytowych. Definicja kredytu w rachunkowości jest jednak inna. Kiedy mówisz o finansach swojej firmy, kredyt jest dobrą rzeczą; to pieniądze, które przychodzą do twojej firmy, podobnie jak w przypadku debetu są pieniądze, które pochodzą z twojej firmy.
Podobnie jak w przypadku definicji debetu, istnieje przydatny mnemonik do śledzenia, co stanowi kredyt w świecie biznesu: GIRLS. G oznacza "zyski", które reprezentują wzrost ceny akcji spółki. I oznacza "dochód", czyli pieniądze, które przychodzą do twojej firmy, nie licząc się jako zysk lub przychód. Oznacza to również, że R oznacza "dochód", czyli pieniądze zarobione na sprzedaży lub usługach. Litera L odnosi się do "zobowiązań", które są dochodami pochodzącymi z pożyczki lub innego długu pochodzącego ze źródła zewnętrznego. S to "kapitał akcjonariuszy", czyli pieniądze, które akcjonariusze wnieśli do spółki poprzez inwestycje.
Podobnie jak debety są wszystkie pieniądze wychodzące z firmy, kredyty są wszystkie pieniądze wchodzące. Jeśli nie jesteś pewien, zastosuj swój mnemonik i zobacz, czy pieniądze spełnia jedną z kategorii kredytu. Przychody ze sprzedaży nowych produktów? Czek. Nowa pożyczka na rozszerzenie działalności? Czek. Czy są zwiększone inwestycje akcjonariuszy, które prowadzą do wzrostu ogólnej ceny akcji? To jest czek w dwóch różnych kategoriach.
Skoro już wiesz, jakie są obciążenia i kredyty, do czego Twój biznes powinien je wykorzystać?
Kiedy firmy używają debetu a kredytu
Użycie zapisu debetowego i kredytowego jest częścią techniki zwanej księgowaniem podwójnego zapisu. Dzieląc przychodzące środki z funduszy wychodzących, łatwiej jest zrozumieć, co dzieje się w Twojej księdze rachunkowości. Obciążenia są rejestrowane w jednej kolumnie na arkuszu księgi, a kredyty są wyświetlane w osobnej kolumnie obok kolumny debetowej. Ta dwukolumnowa struktura pozwala zobaczyć na pierwszy rzut oka, kiedy pieniądze wychodzą z firmy i kiedy nadchodzi.
W systemie podwójnego wejścia każda transakcja jest wymieniona osobno w osobnej linii. Jeśli transakcja stanowi obciążenie, kwota transakcji jest zapisana w kolumnie debetowej dla tej linii. Jeśli reprezentuje kredyt, kwota transakcji jest zapisana w kolumnie kredytowej. Żaden wpis nie powinien mieć czegoś napisanego w obu kolumnach; jeżeli transakcja w jakiś sposób spowodowałaby zarówno obciążenie, jak i kredyt, dwa aspekty transakcji powinny być zapisane w osobnych wierszach, tak aby debet i kredyt były rejestrowane we własnym zakresie.
Sumy kredytów i debetów w księdze rachunkowej są obliczane osobno. Pomaga to uniknąć błędów matematycznych, które mogą wystąpić podczas próby połączenia pojedynczych kredytów i debetów w jedną całość, ale także ułatwia sprawdzenie, ile pieniędzy w ogóle idzie i wychodzi.
Po obliczeniu łącznej sumy debetów i kredytów obliczyć łączny kapitał własny firmy, odejmując sumę debetową od całkowitej kwoty kredytu. Jeśli masz więcej obciążeń niż kredytów, skończysz z ujemnym kapitałem, który będzie wymagał dodatkowych funduszy; może to oznaczać likwidację niektórych aktywów, zaciągnięcie dodatkowego długu lub wyciągnięcie środków z oszczędności lub innych inwestycji firmy. Jeśli jednak masz więcej kredytów niż obciążeń, masz dodatkowe środki na rozbudowę, finansowanie zakupu nowych aktywów lub nowe inwestycje w przyszłość swojej firmy.
Co znaczy informacja kredytowa?
Jedną z ważnych rzeczy, o których warto wiedzieć w przypadku debetów biznesowych i kredytów, jest nota kredytowa. Możesz myśleć o tym jako o fakturze odwrotnej. Nota kredytowa zostanie przekazana Twojej firmie przez sprzedawcę lub inną osobę na podobnym stanowisku, gdy wystawisz Ci kredyt. Może to być spowodowane uszkodzeniem towaru, który musi zostać zwrócony dostawcy lub niezadowalającym wezwaniem serwisowym, ale są to tylko przykłady momentów, w których można wystawić notę kredytową.
Nota kredytowa jest paragonem, identyfikującym powód wydania kredytu i autoryzującego kredyt. Kredyty związane z notami kredytowymi często pojawiają się w formie "kredytu sklepowego" lub podobnych struktur kredytowych, zapewniając firmie określoną kwotę przedpłaconego kredytu u dostawcy lub usługodawcy przy następnym zamówieniu lub połączeniu. Nota kredytowa służy jako dokumentacja tej przedpłaconej kwoty i jest używana przez dział księgowości do odnotowania transakcji jako kredyt w Twojej księdze głównej. Po złożeniu zamówienia, wykonaniu wezwania serwisowego lub w inny sposób skorzystaniu z kredytu, w księdze rejestrowane jest obciążenie, które oznacza transakcję wykorzystującą kredyt wymieniony w notatce.
Warto zauważyć, że istnieją również noty debetowe i działają w odwrotny sposób do not kredytowych. Jeśli firma wystawi Ci notę debetową, będzie to dotyczyło problemu z zwrotem lub usługą, który mieli z Twoją firmą. Aby uhonorować notę debetową, musisz albo przetworzyć zwrot, albo wydać przedpłacony kredyt na kwotę. Oczywiście w sytuacji, gdy ktoś jest niezadowolony z przedmiotu lub usługi świadczonej przez twoją firmę, jest bardziej prawdopodobne, że dostarczyłbyś notę kredytową zamiast tej osoby, która sporządziła notę debetową. W związku z tym noty kredytowe są znacznie częstsze i częściej są wykorzystywane w trakcie prowadzenia interesów.
Kwestie dotyczące kredytu na działalność
Pojęcie kredytów, w odniesieniu do obciążeń, jest ważne dla księgowości biznesowej. Niestety czasami prowadzi to do zamieszania dla tych, którzy nie znają rachunkowości podwójnego zapisu. Ze względu na różne znaczenia związane ze słowem "kredyt", ważne jest, aby zająć się tematem linii kredytowych i innych form kredytu rozszerzonego również na przedsiębiorstwa. Dostarcza nie tylko informacji, których potrzebujesz, jeśli chcesz je rozróżnić, ale zobowiązania są nadal uważane za kredyt w rachunkowości podwójnego zapisu.
Biznesowe karty kredytowe i linie kredytowe są podobne do tego, co znasz po stronie konsumenta, ale są one wydawane dla samego biznesu, a nie dla osoby. Jeśli Twoja firma jest stosunkowo nowa, być może trzeba będzie podać dane osobowe i poddać się kontroli kredytowej w celu zabezpieczenia kredytu dla firmy, ponieważ większość kredytodawców nie chce udzielać kredytów firmie, która nie ma prawdziwej historii. W tym przypadku wykorzystują zdolność kredytową właściciela jako sposób na uzyskanie kredytu. Stwarza to osobistą odpowiedzialność za ciebie, ale czasami nie można tego uniknąć. W miarę, jak twoja firma staje się bardziej ugruntowana i prowadzi interesy z jednym lub większą liczbą banków, zbuduje swoją zdolność kredytową. W tym momencie możesz ubiegać się o korporacyjne karty kredytowe i inne produkty kredytowe wystawiane wyłącznie na podstawie reputacji biznesowej i jej aktywów.
Istotne jest, aby te produkty kredytowe były rejestrowane jako kredyty w księdze głównej, mimo że w rzeczywistości stanowią zadłużenie. Są rozwinięciem siły nabywczej twojej firmy i dlatego są postrzegane przez Twoją księgę rachunkową jako tyle samo co gotówka w tej samej kwocie. Zakupy dokonywane za pomocą produktów kredytowych są oczywiście nadal rejestrowane jako obciążenia, a zmniejszenie dostępnego kredytu jest rejestrowane w księdze głównej przez fakt, że debet zmniejszył całkowity dostępny kapitał (który obejmował kwotę linii kredytowej po dodaniu ta kwota jako kredyt.)
Miesięczne płatności na twoich liniach kredytowych zostaną dodane jako wydatki, gdy pojawią się rachunki, zmniejszając kapitał własny w miarę dokonywania na nich płatności. Pamiętaj, że nie dodajesz płatności do kapitału po przetworzeniu, mimo że Twój dostępny kredyt został rozszerzony. Nawet jeśli masz więcej dostępnych środków, nadal masz mniej gotówki, ponieważ musisz dokonać płatności w pierwszej kolejności. Dzięki temu Twój kapitał będzie zrównoważony, gdy spłacisz linie kredytowe, ponieważ każda płatność będzie wymagać rzeczywistej gotówki. Nie dodasz linii kredytowych z powrotem jako kredyt na koncie, chyba że Twoja firma otworzy nową linię.
