Dobrze zaplanowane i przemyślane spotkanie motywacyjne może zapewnić pracownikom wsparcie, którego potrzebują do realizacji celów biznesowych. Spotkania motywacyjne mogą pomóc zwolnić pracowników, aby sprostać nowym celom sprzedażowym lub odzyskać sprawność w wolnym kwartale. Przed zagłębieniem się w planowanie spotkania określ jego budżet. Jeśli nie masz pewności, ile możesz wydać, poproś przedstawiciela ds. Księgowości o aktualny raport o budżecie departamentu na spotkania i wydarzenia.
Bądź rozważny
Uwzględnij klimat pracy i potrzeby pracowników podczas planowania spotkania motywacyjnego. Jeśli pracownicy odpowiedzą kilku szefom, porozmawiaj z innymi szefami działów, aby upewnić się, że spotkanie nie będzie kolidowało z innymi zadaniami. Unikaj planowania spotkań motywacyjnych, gdy pracownicy mają wyjątkowo duże obciążenia pracą. Staraj się nie planować ich w piątkowe popołudnia, kiedy pracownicy są rozproszeni przez weekend lub w poniedziałkowe poranki, kiedy pracownicy wciąż osiedlają się w swojej pracy. Jeśli zajdzie potrzeba zaplanowania spotkania w zajętym czasie, zaplanuj krótką rozmowę i do rzeczy. Aby pokój spotkań nie był rezerwowany podwójnie, kiedy jest to potrzebne, powiadom dział administracyjny swojej firmy lub zarezerwuj system planowania.
Zapewniać jedzenie
Stare powiedzenie "jeśli je nakarmisz, przyjdą" szczególnie dotyczy funkcji pracy. Dostarczanie żywności informuje pracowników, że spotkanie jest ważne i że są oni cenieni. To zachęca ich do wzięcia udziału i zwiększa ich koncentrację. Nadal możesz zapewnić jedzenie, nawet jeśli nie masz dużego budżetu. Pracownicy będą oczekiwać większego spreadu podczas posiłku, więc nie planuj w pobliżu lunchu i kolacji, jeśli nie możesz pozwolić sobie na pełny posiłek. Zamiast tego po południu dostarczaj pączki i kawę na poranne spotkanie lub smaczne przekąski.
Odrób swoją pracę domową
Konkretna treść motywacyjna spotkania będzie zależeć od tematu i kontekstu biznesowego. Bez względu na sytuację, małe badania mogą mieć duży wpływ na twoje spotkanie. Przeczytaj sprawozdania z postępów firmy i dokumenty z informacjami zwrotnymi, aby dowiedzieć się, gdzie pracownicy są sfrustrowani, walczą lub w inny sposób brakuje motywacji. Zanotuj zarys spotkania i wszystkie punkty, którymi chcesz się zająć. Porządkuj punkty w trzech kluczowych koncepcjach, które będą łatwiejsze do przetrawienia i zapamiętania przez pracowników. Na przykład trzy pojęcia mogą być "gdzie byliśmy, gdzie jesteśmy i dokąd musimy się udać".
Mów Z poważaniem
Przede wszystkim bądź bezpośredni, uczciwy i szczery wobec swoich pracowników. Unikaj kwiecistych przemówień i taktyk emocjonalnych, które mogą okazać się nieautentyczne. Zamiast tego wzmocnij swoich pracowników, przypominając im o wszystkim, co osiągnęli. Na przykład możesz korzystać ze slajdów Power Point, które podkreślają najważniejsze osiągnięcia i udoskonalenia dokonane przez zespół w ostatnim okresie finansowym, aby zmotywować ich do ciągłego doskonalenia. Zachęcaj pracowników do uczestniczenia w procesie wyznaczania celów departamentu lub firmy. Pod koniec spotkania pokaż swoje uznanie dla ich pracy i przekaż prawdziwą wiarę, że mogą osiągnąć lub przekroczyć cele pracy.
