Rozmowa z kimś przez telefon jest wygodnym sposobem komunikowania się. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z rodziną, w pracy czy planujesz wydarzenie, powinieneś nauczyć się rozmawiać z kimś przez telefon w sposób, który zmaksymalizuje efektywność komunikacji i ograniczy wszelkie nieporozumienia i błędną interpretację.
Bądź w spokojnym miejscu. Chociaż czasami jest to nieuniknione, powinieneś próbować znajdować się w środowisku, które ma jak najmniej hałasu. Każda osoba w telefonie będzie mogła słyszeć wyraźnie i bez przerwy.
Poinformuj osobę z drugiej linii, jeśli nie możesz ich zrozumieć tak szybko, jak to możliwe. Ta osoba może mieć ciężki akcent, być na komórce ze złym odbiorem lub być w rozpraszającym otoczeniu. Niezależnie od przyczyny jakiegokolwiek nieporozumienia z Twojej strony, poinformuj odbiorcę, że trudno Ci je zrozumieć. Nie chcesz przegapić żadnych ważnych informacji. W zamian możesz poprosić tę osobę, jeśli może cię zrozumieć. Czasami osoba z drugiej linii może być zbyt nieśmiała, żeby cię o tym powiadomić.
Skoncentruj się na rozmowie przez telefon. Jeśli możesz tego uniknąć, nie powinieneś robić nic innego. Sporządzanie notatek lub wyszukiwanie informacji dla danej osoby jest uzasadnione, ale znacznie poprawi twoją rozmowę, jeśli skupisz się na tym, co zostało powiedziane.
Poproś o pozwolenie, jeśli możesz zmienić status połączenia telefonicznego. Obejmuje to dodanie kolejnej osoby do linii, umieszczenie rozmowy w telefonie głośnomówiącym lub nagranie rozmowy. Wiele osób poczuje się niekomfortowo, jeśli zrobi to bez ich zgody.
Nawiązywanie połączeń we właściwym czasie. Połączenia biznesowe należy składać w ciągu dnia roboczego. Nie zapominaj, że ci ludzie też jedzą lunch. Ponadto, chyba że dana osoba oczekuje osobistego połączenia, nie powinieneś dzwonić późno w nocy lub wcześnie rano. Dzwonienie podczas kolacji może być dużym utrudnieniem dla większości ludzi. Miej szacunek dla osoby i dzwoń tylko w dogodnych dla nich godzinach.
Jeśli nadal brakuje Ci osoby, z którą chcesz porozmawiać, zostaw wiadomość. Niech ta osoba wie, jakie czasy są najlepsze, aby cię złapać. To może być dość denerwujące, aby odkładać ważną rozmowę tylko dlatego, że twoje czasy się nie pasują.
Wskazówki
-
Używaj normalnego głosu rozmówcy podczas rozmowy telefonicznej.
Ostrzeżenie
Używaj odpowiedniego języka podczas rozmowy z kimś. Możesz uciec z byciem głupim lub nieprzyjemnym dla przyjaciół lub rodziny, ale poza tym, powinieneś być nieco bardziej profesjonalny.
