Z różnych powodów niektórzy pracownicy mogą nie lubić wypełniania kart pracy. Mogą uważać to za żmudne i czasochłonne lub w przypadku pracowników najemnych lub zwolnionych, mogą uznać to za niepotrzebne. Federalne prawo pracy wymaga, abyś śledził czasy pracowników niezwiązanych z pracą; to dotyczy większości godzinowych pracowników. Pod warunkiem, że zachowujesz dokładne zapisy, możesz użyć dowolnego systemu pomiaru czasu. Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zapewnić zgodność i niechętni pracownicy wypełnią swoje karty czasu pracy.
Stwórz łatwy w obsłudze system pomiaru czasu oparty na wielkości twojej listy płac. Na przykład, jeśli masz mniej niż 10 pracowników, możesz kupować standardowe arkusze czasu pracy z materiałów biurowych, a pracownicy mogą je wypełniać co tydzień. Aby zwiększyć dokładność, możesz zamiast tego kupić standardowy zegar dziurkowania i puste karty czasu. Jeśli twoja lista płac jest znaczna, rozważ zautomatyzowany system, który wymaga od pracowników, aby wkraczali za pomocą kart do przesuwania palca lub odcisków palców lub dłoni.
Włącz procedury pomiaru czasu do podręcznika pracownika. Dotyczy to również terminów płatności i osób, które należy złożyć. Jasno określaj konsekwencje naruszenia niektórych zasad grafiku, takich jak zakończenie fałszowania kart pracy. Daj wszystkim pracownikom kopię podręcznika.
Utwórz kalendarz płac i rozprowadź go wśród wszystkich pracowników. Jest to przydatne w przypadku zmiany płatnoś ci, na przykład podczas wakacyjnych tygodni. Kalendarz pokazuje daty rozpoczęcia i zakończenia okresu wypłaty, daty składania sprawozdań i odpowiadające im daty wypłat w ciągu roku.
Wyznacz menedżerów i przełożonych do szkolenia nowych i istniejących pracowników w zakresie wypełniania kart pracy. Jeśli masz zautomatyzowany system, w razie potrzeby poproś sprzedawcę o wysłanie kogoś na szkolenie menedżerów i przełożonych, którzy z kolei powinni szkolić swoich pracowników.
Uprość kalkulację czasu pracy, wymagając od pracowników, aby zaokrąglił w górę iw dół do najbliższego kwadransa. Zaokrąglaj czas od jednej do siedmiu minut w dół i czas od ośmiu do czternastu minut w górę. Na przykład, jeśli pracownik przyjeżdża do pracy o 8:11, wstawia o godzinie 8:15 w arkuszu czasu. Jeśli wyjdzie o 5:21, pisze o 17.15. W wielu przypadkach zautomatyzowane systemy pomiaru czasu wykonują zaokrąglenia.
Ogranicz wpisy dotyczące czasu tylko do tego, co się liczy. Na przykład, ogranicz limity do godzin regularnych, godzin nadliczbowych, wakacji, godzin chorych i godzin wolnych oraz płatnych przerw. Wymagaj stałych pracowników najemnych do wypełniania tylko arkuszy czasu pracy, jeśli to konieczne.
Wyjaśnij pracownikom, co w nich jest. Załóżmy na przykład, że prawidłowe zakończenie przyspiesza przetwarzanie listy płac, zapewnia terminową wypłatę, przyspiesza cykl rozliczeniowy i zwiększa przepływ środków pieniężnych. Niech menedżerowie lub przełożeni przekazują korzyści swoim podwładnym.
Zachęcaj do polityki otwartych drzwi, aby pracownicy mogli zwracać się do swoich przełożonych, gdy mają problemy z grafiką.
Powstrzymaj się od stosowania systemu kar, aby zachęcić pracowników do właściwego wypełnienia karty czasu pracy. Na przykład wstrzymywanie wypłat do momentu, w którym pracownicy przedstawią swój grafik, może być zabronione na mocy prawa stanowego i może stworzyć atmosferę nieufności między menedżerami i pracownikami.
Wskazówki
-
Przed wdrożeniem zasad dotyczących mierzenia czasu należy sprawdzić w odpowiednim regulaminie państwowym departamencie pracy. Dla przykładu, państwo może mieć określone przepisy dotyczące zaokrąglania, przechowywania zapisów i używania biometrycznych zegarów czasu.
