Aby utrzymać sprawne biuro, pracownicy muszą mieć możliwość łatwego zlokalizowania niezbędnych zapasów w szafie zaopatrzeniowej firmy. Organizowanie materiałów biurowych firmy może wydawać się niekończące się i zastraszające, ale nie musi tak być. Rozpocznij od szczegółowego planu, aby uwzględnić wszystkie dostawy i odpowiednie miejsce docelowe dla każdego z nich. To nie tylko sprawi, że zadanie organizowania szafy będzie o wiele szybsze, ale także pozwoli zarządzającemu dostawą w łatwy sposób wskazać, które dostawy należy zamówić.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Szafa z artykułami biurowymi
-
Papier
-
Przybory do pisania
-
Plastikowe pojemniki i inne narzędzia organizacyjne
Usuń wszystkie zapasy z szafy i połóż je wokół siebie. Zobaczenie całej zawartości pozwoli ci zobaczyć, jakie przedmioty są przechowywane w szafie i powinno ułatwić uporządkowanie szafy. Wyciągając materiały z szafy, zastanów się, jak często przedmiot jest używany. Jeśli jest to coś, co jest rzadko używane, należy rozważyć umieszczenie go w innym miejscu, szczególnie jeśli przestrzeń w szafie zasilającej jest ograniczona.
Kategoryzuj przedmioty, aby ułatwić ich umieszczanie w szafie. Ołówki, długopisy, pisaki, markery i inne przybory do pisania powinny być umieszczone razem. Inne materiały biurowe, takie jak popychacze, spinacze i spinacze powinny być przechowywane razem. Papier do kopiowania i drukarki, foldery prezentacji, papier fotograficzny, foldery plików i papier firmowy powinny być przechowywane razem.
Narysuj plan szafy. Pomoże Ci to określić, z jaką ilością miejsca musisz pracować. Opierając się na układzie szafy, ustal, które zapasy będą przechowywane na każdej półce. W przypadku nieszczęśliwego wypadku, takiego jak złamanie półki, umieść cięższe przedmioty na niższych półkach. Spoiwa trójpierścieniowe i inne nieporęczne przedmioty powinny być łatwo dostępne, ale powinny znajdować się na uboczu częściej potrzebnych przedmiotów, takich jak zszywki i podkładki samoprzylepne.
Zbierz narzędzia organizacyjne, takie jak plastikowe pojemniki do przechowywania, aby zebrać podobne przedmioty razem. Mały plastikowy pojemnik z szufladami pomieści drobne przedmioty przypominające spinacze. Nie tylko powoduje to, że znalezienie mniejszych przedmiotów jest mniej trudne, ale także zapobiega opadaniu cienkich pudełek i rozlewania zawartości w przypadku upuszczenia. Używaj większych plastikowych pojemników do przechowywania sprzętu technicznego, takiego jak klawiatury i ochraniacze przeciwprzepięciowe.
Umieść przedmioty z powrotem w szafie na podstawie układu.
Utwórz listę materiałów do wyboru na podstawie wcześniej wybranych kategorii. Na przykład kategoria o nazwie artykuły biurowe może obejmować taśmę, zszywki, wypychacze i gumki. Zapakuj listę do drzwi szafy dostaw i zaktualizuj ilość każdego przedmiotu, gdy są one pobierane z szafy.
Wskazówki
-
Nie przechowuj całej porcji papieru w szafie z artykułami biurowymi, jeśli przestrzeń jest ograniczona. Zamiast tego przechowuj pudełka papieru w nieużywanym biurze lub w większej szafce i przechowuj tylko kilka paczek papieru w szafie.
