Schematy blokowe są przydatne do pokazania, w jaki sposób kroki w procesie biznesowym pasują do siebie. Gdy są używane do dokumentowania cyklu rozliczeniowego, służą nie tylko jako wygodna lista kontrolna, aby zapewnić, że pracownicy wykonują każdy krok w pełnym cyklu księgowym co miesiąc, ale także pomagają analizować i usprawniać przepływy pracy. Gdy zrozumiesz, które symbole użyć, gdzie i jakie informacje są wymagane, schemat blokowy procesu księgowania nie jest trudny do stworzenia.
Zapoznaj się z symbolami schematów blokowych
Symbole schematów blokowych przedstawiają kroki, decyzje i zadania związane z cyklem rachunkowości. Chociaż możesz użyć dowolnego symbolu do zobrazowania każdego z nich, wiele osób używa standardowych symboli. Dla schematu procesu księgowego są to owale, prostokąty i równoległoboki, które są płaskimi kształtami o przeciwnych stronach równoległych i równej długości. Użyteczne są również strzałki wskazujące kierunek, w którym przepływa proces księgowania. Jak wyjaśnia serwis Mind Tools, owale najczęściej przedstawiają początek lub koniec procesu, prostokąty identyfikują konkretne zadania i ich instrukcje lub kierunki, a równoległoboki klasyfikują wyniki księgowe.
Utwórz strukturę schematu blokowego
Cykl rozliczeniowy to zestaw 10 kroków, które odbywają się w tej samej kolejności w każdym okresie rozliczeniowym. W kolejności występowania każdego kroku cykl rozliczeniowy obejmuje identyfikację transakcji, analizę transakcji, wprowadzanie zapisów księgowych, księgowanie wpisów w księdze rachunkowej, obliczanie salda próbnego, dokonywanie wpisów korygujących, obliczanie skorygowanego salda próby, sporządzanie sprawozdań finansowych, przekazywanie salda na kontach tymczasowych za pomocą pozycji zamykających i obliczania bilansu końcowego po zamknięciu. Zidentyfikuj każdy główny krok w obrębie owalnego i użyj strzałek kierunkowych, aby utworzyć pionową strukturę schematu blokowego.
Dodaj szczegóły zadania
Przeprowadź analizę zadań, aby zidentyfikować poszczególne zadania na każdym etapie cyklu rozliczeniowego. Im więcej szczegółów podasz, tym bardziej przydatny będzie wykres. Na przykład, zamiast używać pojedynczego prostokąta, który mówi "zapisuj zapisy w dzienniku jako obciążenia lub kredyty", wymień każdy krok lub podaj wskazówki dotyczące wykonania tego zadania we własnym prostokącie. W przypadku kroków, które produkują dane wyjściowe, takich jak przygotowanie sprawozdań finansowych, należy zidentyfikować dane wyjściowe za pomocą równoległoboków, umieścić je na prawo od odpowiedniego prostokąta i połączyć je za pomocą strzałek kierunkowych. Powtarzaj ten krok, dopóki schemat działania nie zostanie ukończony.
Sprawdź i zweryfikuj
Po ukończeniu schematu, Mind Tools zaleca zweryfikowanie informacji i przetestowanie jej pod kątem dokładności. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego jest poproszenie pracowników księgowości o sprawdzenie wykresu i przetestowanie go, wykonując kroki dokładnie tak, jak są prezentowane. To również dobry czas na przeanalizowanie cyklu księgowości, aby poprawić efektywność i kontrole wewnętrzne. Określ zarówno niepotrzebne i zbędne kroki, jak i czynności, które powinieneś uwzględnić. Sprawdź, czy procedury księgowe zapewniają odpowiednią kontrolę wewnętrzną, taką jak bezpieczeństwo informacji i rozdział obowiązków.
