Kiedy firmy zlecają realizację kontraktów, często wystawiają Zapytanie Ofertowe (RFP) wykwalifikowanym osobom, firmom i wykonawcom, którzy są w stanie wykonać to zadanie. To, czy otrzymasz pracę, zależy w dużej mierze od kontaktów, które posiadasz w firmie, która wystawiła zapytanie ofertowe, ale także od tego, w jaki sposób odpowiesz na prośbę. Wysłanie propozycji w odpowiedzi na zapytanie ofertowe jest bardziej formalne niż wysłanie odpowiedzi e-mailowej w celu wyrażenia zainteresowania i powinno być zrobione w sposób profesjonalny. Jeśli otrzymałeś zapytanie ofertowe dotyczące interesującego Cię projektu, wykonaj następujące kroki, aby odpowiedzieć poprawnie.
Przeczytaj zapytanie ofertowe i upewnij się, że wyraźnie rozumiesz, czego chce firma. Zadzwoń do kontaktu firmy przez telefon, jeśli nie masz pewności co do punktów i potrzebujesz wyjaśnień. Przeprowadzanie wywiadu z tą osobą przez krótką chwilę jest o wiele bardziej profesjonalne niż przesyłanie odpowiedzi, która źle interpretuje żądanie. Ma także tę zaletę, że zapewnia osobiste wprowadzenie, które pomoże, gdy przychodzi czas, aby firma dokonała przeglądu Twojej propozycji.
Przygotuj szkic odpowiedzi. Zapytanie ofertowe, które otrzymałeś, prawdopodobnie miało konkretny format, aby powiązać to, czego chce firma. Użyj tego jako przewodnika do tworzenia konturu. Zacznij od wypunktowania listy wszystkich nagłówków sekcji. Dla każdego z nich przygotuj listę pytań, na które należy odpowiedzieć, oraz kwestie, które należy rozwiązać. Mając taki zarys, który poprowadzi Cię przez proces przygotowywania wniosku, ułatwi ci udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe w jasny i zwięzły sposób.
Zbierz zespół, aby przygotować projekt. Niektóre osoby w Twojej organizacji mogą mieć wiedzę specjalistyczną w dziedzinie, której dotyczy wniosek, podczas gdy inne mogą mieć szczególny talent do przygotowywania pisemnych dokumentów. Zbierz mały zespół, aby poznać szczegóły wniosku, o który się ubiegasz.
Napisz propozycję. Zawartość będzie się różnić od jednego zapytania ofertowego do następnego, ale istnieją pewne wytyczne, o których należy pamiętać. Zidentyfikuj i odpowiedz na wszystkie pytania, jakie stawia RFP, i odpowiedz na wszelkie wątpliwości firmy. Nie bój się przyjąć podejścia opartego na wartości dodanej, identyfikując kluczowe produkty, które możesz zaoferować, ale inne nie. Powinieneś również jasno zrozumieć wymagania zapytania ofertowego, identyfikując konkretne rezultaty dostarczone w ramach projektu, wraz z prognozowanym harmonogramem dla każdego i rozkładem cen dla wszystkich aspektów proponowanego projektu.
Przygotuj dodatkowe elementy, które zostaną przesłane wraz z propozycją. Zacznij od napisania krótkiego streszczenia, które zawiera krótki przegląd wszystkiego, co mówi propozycja. Powinieneś również napisać jednostronicowy dokument wyjaśniający koncentrację i wiedzę firmy. Zastąp to osobistą biografią, jeśli jesteś osobą prywatną, a nie firmą. Zakończ, pisząc krótki list motywacyjny, aby wyjaśnić, w jaki sposób otrzymałeś zapytanie ofertowe i jesteś zainteresowany projektem, i stwierdzić, że załączona oferta jest przekazywana do rozpatrzenia. Dołącz pełne informacje kontaktowe zarówno w liście przewodnim, jak i we wniosku.
Prześlij materiały do firmy, która wystawiła zapytanie ofertowe. RFP prawdopodobnie określił termin, w którym materiały powinny zostać zwrócone. Pamiętaj, aby przesłać wszystkie materiały przed tą datą. Warto również skontaktować się z firmą tydzień po tej dacie, aby zapytać, czy możesz podać dodatkowe informacje na ten temat.
Wskazówki
-
Firmy rzadko dokonują selekcji w oparciu o samą propozycję; jednak ogólnie dobrą zasadą jest zawsze udzielanie odpowiedzi na zapytania ofertowe oraz podejmowanie w dobrej wierze prób dostarczenia jak najdokładniejszych informacji, przedstawionych w możliwie profesjonalny sposób.
