W pewnym momencie większość profesjonalistów biznesowych będzie musiała przedstawić prezentację na spotkanie. Prezentacja mogłaby być bardziej nieformalna, gdyby dana osoba spotykała się z jej działem lub była wyjątkowo formalna na spotkaniach lub konwencjach w całej firmie. Prezentacje mogą zająć dużo czasu. Ponadto przed prezentacją ludzie zwykle trochę się denerwują. Istnieją jednak pewne kluczowe wskazówki dotyczące prezentacji spotkań, które mogą pomóc każdemu w uzyskaniu bardzo efektownej prezentacji.
Wybierz właściwą publiczność
Wybierz właściwych odbiorców swojego spotkania i prezentacji, zgodnie z artykułem "Tworzenie prezentacji biznesowych" na stronie businessknowhow.com. Pomyśl o wszystkich pracownikach, na których wpływa Twoja praca i prezentacja. Jeśli jesteś dyrektorem ds. Badań marketingowych, zaproś na spotkanie kluczową markę, reklamę, rozwój produktów oraz dyrektorów finansowych i menedżerów. Powiadomić wszystkich co najmniej kilka tygodni wcześniej przez e-mail. Podaj ludzi na temat głównych celów spotkania i przybliżenia czasu trwania spotkania.
Zaangażuj wszystkich
Jeśli planujesz długie spotkanie, zaproś niektórych menedżerów i dyrektorów do przedstawienia własnych informacji, szczególnie jeśli potrzebujesz ich danych do podjęcia decyzji. Będziesz kontrolować porządek obrad i ustawić pokój konferencyjny. Na przykład, jeśli spotkanie zaplanowane jest od 8 rano do południa, należy zaplanować czas prezentacji wszystkich osób. Będziesz także musiał określić, jakie rodzaje sprzętu będą potrzebne, takie jak projektory do laptopów, rzutniki i ekrany.
Wybierz najlepszy format prezentacji
Twoja prezentacja powinna być kluczem do spotkania. Wszystkie inne tematy powinny odnosić się do twojej dyskusji. Dlatego najpierw przedstaw swoje dane. Jednak przy przygotowywaniu prezentacji upewnij się, że masz otwór, ciało i bliski prezentacji, zgodnie z businessknowhow.com. Jeśli chodzi o przydział czasu, twoje otwarcie powinno wynosić od 10 do 20 procent twojej prezentacji. Twoje otwarcie powinno zawierać kluczowe punkty, które zamierzasz przedyskutować w treści prezentacji, co stanowi do 75 procent prezentacji. Otwórz za pomocą oświadczenia, żartu lub zabawnego klipu wideo związanego z tematem. To przyciągnie uwagę ludzi i pomoże Ci się zrelaksować, jeśli masz jakieś drgawki przed spotkaniem. Przykładem korpusu prezentacji może być kluczowa informacja zwrotna od klientów, którą otrzymałeś z ostatniego badania satysfakcji klienta. Zamknij prezentację z kilkoma zaleceniami, a następnie przydziel pięć minut na pytania.
Utrzymuj proste slajdy
Zdecyduj, czy zamierzasz zrobić prezentację na laptopie, czy użyć slajdów z góry. Prezentacje na laptopach zazwyczaj mają większy wpływ. Przygotuj od ośmiu do dwunastu slajdów do prezentacji. Używaj wystarczająco dużych liter, aby ludzie mogli je czytać, na przykład czcionek 32-punktowych. Ograniczaj swoje slajdy do kilku punktów. Użyj dużej ilości pustego miejsca. Powinieneś także użyć obrazów i kolorów do uderzenia, które pomogą ci utrzymać uwagę publiczności.
Utrzymywać kontakt wzrokowy
Zawsze utrzymuj kontakt wzrokowy z publicznością. Jeśli używasz wskaźnika na ekranie, wskaż punkt, w którym dyskutujesz, ale spójrz na swoich odbiorców, kiedy mówisz. Ponadto mów głośno i wyraźnie. Idź w umiarkowanym tempie i nie mów zbyt szybko, aby ludzie cię zrozumieli i nie poprosili o powtórzenie.
