W każdym otoczeniu biznesowym spotkania są nieuniknione. Co więcej, ludzie, którzy muszą uczestniczyć w tych spotkaniach, widzą ich z przerażeniem. Może dlatego, że trwają zbyt długo, ponieważ nie ma wyraźnego powodu, aby spotkanie się odbyło, a może nic nie wydaje się być rozwiązane przez te spotkania. Z pewnością nie spełniają pięciu Ps efektywnych spotkań: cel, produkt, uczestnicy, prawdopodobne problemy i proces.
Cel, powód
Cel spotkania definiowany jest jako powód, dla którego ma się odbyć posiedzenie, porządek obrad lub główne cele, które muszą zostać omówione przez uczestników. Jeśli nie ma kwestii do omówienia, nie ma powodu, aby zwoływać spotkanie. Spotkania bez wyraźnego celu to strata czasu wszystkich.
Produkt
Produkt spotkania opisuje pożądany rezultat, który powinien zostać osiągnięty, gdy wszystko jest powiedziane i zrobione. Jest to nie tylko pożądany wynik spotkania, ale także pożądane wyniki przyszłych projektów i produktów firmy, które są omawiane podczas spotkania. Stwierdzenie, że produkt spotkania jest na pierwszym miejscu, utrzymuje spotkania na właściwej drodze, sprawia, że rozmowy stają się tematami, które nie spełniają celów spotkania.
Uczestnicy
Uczestnikami spotkania są tylko ci ludzie, którzy muszą być zaangażowani, osoby, których punkty widzenia lub miejsca pracy bezpośrednio wpływają na cel i produkt spotkania. Na przykład personel medyczny szpitala nie byłby uczestnikiem spotkania na temat systemów komputerowych szpitala. Pielęgniarki i lekarze będą jednak uczestniczyć w spotkaniach dotyczących problemów zdrowia i chorób lub w spotkaniach, które pomogą im zdobyć jednostki kształcenia ustawicznego, CEU, wymagane do aktualizowania ich licencji.
Prawdopodobne problemy
Prawdopodobnymi problemami są obawy, które mogą pojawić się wśród uczestników, problemy, które oni widzą, z aktualnym stanem punktów porządku obrad lub z ewentualnymi problemami, które przewidują z potencjalnymi rozwiązaniami poruszonymi podczas spotkania. Prawdopodobne problemy to również wychwycenie ewentualnych błędów, które mogły zostać pominięte podczas przygotowań do spotkania. Na przykład, ktoś przedstawia prezentację na temat możliwych rozwiązań problemów wymienionych w porządku obrad. Ktoś na spotkaniu może zauważyć, że brakuje jednego lub dwóch faktów i że fakty te mogą mieć głęboki wpływ na wynik spotkania lub rozwiązanie. Problemy mogą dotyczyć kosztu projektu lub czasu potrzebnego na ukończenie projektu.
Proces
Proces spotkania obejmuje kroki niezbędne do utrzymania spotkania na właściwej drodze i osiągnięcia celu spotkania. Może to również obejmować stworzenie planu osiągnięcia przyszłych projektów i towarów, aby były one na dobrej drodze do ukończenia. Proces wymieniony w krokach z wyprzedzeniem pozwala wszystkim zaangażowanym na zapewnienie, że osiągają cel i wynik spotkania, projektu lub merchandisingu. Jest to sposób śledzenia postępów spotkania.
