Jeśli masz problem ze strony konsumenta dotyczący produktu lub usługi, który nie spełnia Twoich oczekiwań, jednym z najlepszych sposobów na zapewnienie, że twoje obawy zostaną potraktowane poważnie, jest napisanie listu skargi. Chociaż ustalenie najlepszego sposobu na rozpoczęcie listu reklamacyjnego może być trudne, istnieje wiele różnych strategii, które można zastosować.
Adresowanie listu
Zaadresowanie listu skargi do konkretnej osoby zmniejszy prawdopodobieństwo, że twoje pismo zostanie zignorowane lub "wpadnie przez szczeliny". Rozpocznij swój list, kierując go do konkretnej osoby, która jest uprawniona do odpowiedzi na skargę. Nie zapomnij podać tytułu tej osoby. Zazwyczaj strona internetowa firmy będzie zawierała informacje o tym, kto i gdzie kierować reklamacje klientów. Przed napisaniem listu wykonaj kilka badań, aby upewnić się, że wyślesz go do odpowiedniej osoby.
Przejdź do rzeczy
Zacznij od krótkiego nagłówka, który odnosi się do problemu, który próbujesz rozwiązać, przed pierwszym akapitem, z jak największą liczbą szczegółów. Na przykład, jeśli Twoja skarga dotyczy lotu liniami lotniczymi, podaj datę podróży, trasę i numer lotu. Po nagłówku pierwszy akapit powinien podsumować skargę. Szybko przejdź do punktu pierwszego akapitu pierwszego akapitu i opisz konkretne skargi związane z towarami lub usługami firmy. Uwzględnij jak najwięcej szczegółów, pozostając jednocześnie zwięzłym i pełnym szacunku.
Zacznij od pozytywu
Inną metodą rozpoczynania listu reklamacyjnego jest skorzystanie z pierwszego paragrafu, aby powiedzieć coś pozytywnego na temat produktów lub usług firmy przed wprowadzeniem jej do reklamacji. Takie podejście stawia czytelnika w mniej kontrowersyjnej sytuacji, co może sprawić, że będzie on chętniej współpracował z tobą, aby zająć się twoją skargą. Rozpocznij pierwsze zdanie od pozytywnego doświadczenia, które miałeś z firmą w przeszłości, podkreślając niektóre pozytywne cechy firmy, a następnie opisz charakter swojej skargi w swoim drugim zdaniu lub paragrafie.
Ogólne wskazówki
USA.gov oferuje wskazówki, jak napisać skuteczny list reklamacyjny, zauważając, że często drukowany list wysyłany pocztą jest najskuteczniejszym sposobem skontaktowania się z firmą. Prawdopodobnie uzyskasz lepsze wyniki, jeśli użyjesz bezpośredniego, niekonfrontacyjnego tonu; gniewna, groźna lub sarkastyczna litera może być mniej skuteczna niż list, który jest spokojny i racjonalny. Ponadto należy jasno określić, w jaki sposób chcesz rozwiązać problem. Na koniec udokumentuj każdy zrobiony krok i każdą zapisaną literę, a także zachowaj kopie.
