Wyrażenie "wewnętrzna notatka" jest skrótem od "wewnętrznego memorandum". Wewnętrzne notatki służą do rozpowszechniania informacji, a także do masowych wniosków osób w firmie, dziale lub zespole. Notatki wewnętrzne zwracają uwagę na problemy i rozwiązują problemy wśród niezliczonych innych przydatnych funkcji w organizacji.
Wskazówki
-
Pisząc notatkę wewnętrzną, zachowaj ją prostą i od razu przejdź do rzeczy.
Dlaczego warto napisać notatkę wewnętrzną?
Wewnętrzna notatka to skuteczny sposób szybkiego i skutecznego dotarcia do wielu osób w organizacji. Dzięki memo możesz z łatwością wykonać następujące czynności:
- Wyjaśnij lub przeanalizuj temat.
- Rekomendowac.
- Ustaw przypomnienia.
- Daj wskazówki.
- Prześlij materiały.
- Twórz ogłoszenia.
- Raporty problemów.
- Poproś o wkład.
- Zażądaj zatwierdzeń.
Klucz do skutecznej wewnętrznej notatki jest prosty. Twoja wiadomość powinna być zwięzła i dostarczona w nieskomplikowanym formacie, który wyraźnie przekazuje wiadomość. Wewnętrzna próbka z memorandum może przesyłać wyniki ogólnobudowlanej ankiety na temat lunchów w stołówce i nowego, ulepszonego menu.
Jak sformatować notatkę wewnętrzną?
Możesz szybko utworzyć szablon notatek w Wordzie lub znaleźć online próbkę memorandum. Nagłówek memorandum wewnętrznego składa się z czterech kluczowych elementów. Pierwszym jest odbiorca lub odbiorca notatki, poprzedzony przez "TO". Drugi jest źródłem notatki, poprzedzonej słowem "OD". Trzecią jest data, poprzedzona "DATĄ", a czwarta część jest przedmiotem notatki, poprzedzona słowem "SUBJECT".
Powinieneś używać odpowiednich tytułów i nazwisk odbiorców. Na przykład, jeśli Tom Maxwell jest prezesem, powinien on być wymieniony jako "Tom Maxwell, Przewodniczący". Jeśli jest zbyt wiele imion, możesz użyć "All Staff" lub "Head Heads" ze względu na zwięzłość. Powinieneś również zidentyfikować siebie jako źródło notatki. Twoje nazwisko i tytuł są zgodne z nagłówkiem "OD". Nie musisz podpisywać się na końcu notatki, ale możesz dodać swoje inicjały obok swojego imienia jako formy uwierzytelnienia.
Temat notatki powinien mieć charakter opisowy. Zamiast używać ogólnych terminów, takich jak "Polityka", powinieneś napisać krótką frazę, np. "Nowa polityka obowiązująca od 1 czerwca 2018 roku".
Jak można napisać wiadomość z wewnętrznej notatki?
Szablon notatek w programie Word może dawać porady dotyczące formatowania, ale nie udziela porad dotyczących treści. Z reguły zawsze zwięźle. Twoja wewnętrzna notatka powinna zawierać jeden akapit, który określa cel notatki. Następnie powinieneś opisać, co skłoniło notatkę. Skoncentruj się tylko na tym, co odbiorcy muszą wiedzieć i jakie działania muszą podjąć w odpowiedzi na notatkę. Nadal nie wiesz, co napisać? Wykonaj poniższą przykładową próbkę memorandum:
Data: 1 grudnia 2018 r
Od: Maria Ruben
Do załogi
Odp. Nowe godziny obowiązujące od 1 stycznia 2019 r
Celem tej notatki jest ostrzeżenie pracowników, że godziny na siłowni firmy się zmieniają. Po prośbach wielu pracowników postanowiliśmy wydłużyć godziny pracy poza zwykłe godziny pracy dla tych, którzy mogą skończyć nadgodziny w nowym projekcie deweloperskim. Siłownia będzie teraz otwarta od 6:00 do 23:00. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub komentarze.
Maria Ruben
Starszy dyrektor HR
Zawsze pamiętaj, aby zakończyć notatkę na uprzejmą notatkę i zaoferować pomoc, w razie potrzeby. Zakończ swoją wewnętrzną notatkę krótkim podsumowaniem, powtarzając istotne punkty i zamknij wezwanie do działania.
Niezależnie od tego, czy notatka dostarcza dobre, czy złe wiadomości, zawsze najlepiej jest być grzecznym, dokładnym, na temat i oferować pomoc ciężko pracującym pracownikom, którzy mogą jej potrzebować. Jeśli zmagasz się z formatowaniem lub sformułowaniem, spróbuj spojrzeć na szablony memo online dla programu Word i stamtąd dalej.
