Spotkania grup młodzieżowych, rekolekcje i zajęcia muszą być zaplanowane z wyprzedzeniem, abyś wiedział, co chcesz zrobić i osiągnąć w określonym czasie. Najlepszym sposobem udokumentowania swoich planów jest stworzenie porządku obrad. Agendy są jak listy, które określają kolejność dyskusji lub działań, które chcesz robić podczas wspólnego spędzania czasu. Dając młodym ludziom odpowiedni program dostosowany do wieku, mogą śledzić, co dzieje się dalej.
Wpisz nazwę swojego programu dla młodzieży u góry standardowego dokumentu o rozmiarze Letter. Podaj datę pod nim, a także czas rozpoczęcia i zakończenia, jeśli dotyczy. Uwzględnij także lokalizację programu.
Wymień działania lub dyskusje w kolejności, w jakiej mają się pojawiać. Każde pojedyncze działanie lub punkt dyskusji powinien mieć punkt lub liczbę obok niego. W formacie listy przykład brzmi: "I) działania Icebreaker, II) Zapoznanie się z pakietem Welcome Review, III) Warsztat grupowy …"
Wymyśl listę działań i dyskusji w logicznej kolejności, która ma sens sekwencyjnie. Porządek dzienny będzie śledzony od góry do dołu, więc działania i dyskusje powinny przebiegać płynnie.
Uwzględnij rzeczy w porządku obrad, które być może nie miały okazji do dyskusji na ostatnim spotkaniu lub wycofaniu się. Poświęć część porządku obrad kolejnym przedmiotom. Możesz utworzyć nową sekcję u dołu porządku obrad i oznaczyć ją jako "Poprzednie elementy dyskusji" lub "Kontynuowane elementy".
Pozwól młodym ludziom na chwilę przerwy, zwłaszcza jeśli jest to długie spotkanie lub odosobnienie. W przeciwieństwie do dorosłych, młodzież może nie być w stanie usiąść przez długie okresy czasu i nadal z powodzeniem utrzymywać koncentrację i uwagę.
Poświęć koniec porządku obrad na sesję pytań i odpowiedzi dla młodzieży. Tutaj młodzież ma szansę uzyskać wyjaśnienia na temat rzeczy, które je zdezorientowały lub zadać pytania dotyczące tego, co zostało omówione.
