Działy księgowe wykorzystują różnorodne akronimy do identyfikacji obowiązków, departamentów lub agencji rządowych. Chociaż niektóre akronimy są branżowe, inne istnieją powszechnie. Firma A / P reprezentuje departament "zobowiązania" w większości firm.
Pozycje
Działy płatne rachunków różnią się wielkością od jednej osoby do wielu osób na różnych poziomach nadzoru. Księgowi płatni wpisują dane z faktur do systemu księgowego i dopasowują faktury do dokumentacji kopii zapasowych. Rachunki płatnicze nadzorują pracę księgowych i odpowiadają na zapytania innych działów dotyczące płatności faktur lub sald dostawców. Kierownicy działów płatniczych kierują działem, planując poszczególne role w dziale, budżetując koszty działu i współpracując z innymi menedżerami w procesie decyzyjnym.
Obowiązki
Dział odpowiedzialności rachunków zachowuje odpowiedzialność za terminowe opłacanie faktur. Wielu dostawców oferuje rabaty za faktury za faktury w określonym przedziale czasowym. Dział zobowiązań księgowych monitoruje terminy płatności wraz z datami rabatów, aby zapewnić największe dostępne rabaty. Dział płatności dla kont musi sprawdzić, czy każda faktura jest dokładna przed dokonaniem płatności. Departament rozliczeń koordynuje druk czekiem z podpisem kierownictwa na czeku. Czeki i faktury również muszą być trzymane w zamknięciu.
Kontrola wewnętrzna
Ze względu na ilość pieniędzy zmieniających ręce za pośrednictwem działu zobowiązań, kontrola wewnętrzna musi być priorytetem. Podstawowe zabezpieczenie kontroli osiąga się poprzez zablokowanie pustych kontroli i ograniczenie dostępu do klucza.Weryfikacja faktury określa, czy każda faktura jest dokładna i ważna. Obowiązki dzielą się pomiędzy różnych członków zespołu, aby żaden członek zespołu nie miał dostępu do całego systemu bez oceny innej osoby.
Doskonalenie procesów
Drukowanie czeków jest często procesem ręcznym, wymagającym ludzkiej pracy dla żmudnych zadań, takich jak napełnianie kopert. Usprawnianie procesów zmniejsza potrzebę pracy pracowników nad pracą o wartości dodanej i pozwala pracownikom skupić się na pracy analitycznej. Ulepszenia obejmują wykorzystanie płatności elektronicznych i elektronicznych systemów zatwierdzania.
