Podsumowanie może towarzyszyć każdemu rodzajowi raportu - jest to po prostu konsolidacja ważnych szczegółów, jeśli odbiorcy nie chcą czytać całego raportu. Różnice są w drobniejszych szczegółach. Musisz dostosować standardowy format, aby dostosować go do swojego tematu i odbiorców. Jeśli twoja widownia jest wojskiem, Strategic Marketing Group ostrzega, że sama Marynarka produkuje ponad 500 milionów stron dokumentacji rocznie. Pamiętaj o tym przede wszystkim, ponieważ personel może nie mieć dużo czasu na Twoje strony.
Organizowanie informacji
Twoim pierwszym wyzwaniem jest uporządkowanie informacji w twoim raporcie, abyś mógł uwzględnić najważniejsze części w znacznie krótszym dokumencie - twoim podsumowaniu. Przejrzyj pełny raport i wyłóż informacje, które chcesz uwzględnić w podsumowaniu. Kolejność prezentacji powinna być podobna do sposobu, w jaki informacja pojawia się w samym raporcie. Uwzględnij nagłówki w podsumowaniu, które pasują lub które możesz łatwo połączyć z sekcjami w raporcie. Jeśli Twój raport nie nadaje się do nagłówków, możesz tworzyć notatki w podsumowaniu, gdy je napiszesz, prowadząc czytelnika tam, gdzie w dłuższym raporcie może znaleźć więcej szczegółowych informacji. Nie chcesz uwzględniać konkretnych danych w podsumowaniu, ale Twój czytelnik powinien je znaleźć, jeśli chce wiedzieć więcej.
Pisanie streszczenia
Celem podsumowania jest możliwie jak najdokładniejsze wyjaśnienie wszystkich podstawowych informacji, których potrzebuje Twój czytelnik, aby podjąć decyzję dotyczącą problemu, który rozwiązujesz. Podsumuj swoje podsumowanie, aby najważniejsze informacje pojawiły się na początku. Powinno to obejmować wspomnienie celu i zakresu twojego raportu oraz, ewentualnie, twojego wniosku. Możesz nie chcieć zgadywać swojej militarnej publiczności aż do ostatniego akapitu podsumowania. W zależności od treści raportu można następnie postępować zgodnie z procedurami, które należy wdrożyć, przeprowadzonymi badaniami, analizami, opcjami i ostateczną decyzją. Zachowaj krótkie akapity, nie więcej niż siedem lub osiem zdań i poświęć każdą część sekcji raportu. Pozostań na trzech stronach, chyba że podsumujesz raport techniczny. W takim przypadku Twoje podsumowanie może wynosić do 10 procent stron raportu, ale jeśli jest tak długa, można zapisać dwa osobne podsumowania. Im dłużej można zajmować się kwestiami technicznymi, a krótsze 3-stronicowe podsumowanie może dać przegląd całego raportu. Nie przeskakuj pomiędzy przeszłością, teraźniejszością i przyszłością - to spowalnia czytelność.
Adresowanie się do militarnej publiczności
Strategiczna grupa marketingowa radzi, aby standardowy styl pisania w armii wymagał wyraźnego komunikatu, który promuje szybkie czytanie. Jeśli twój raport zawiera propozycję dla każdego, kto jest w jakiejkolwiek gałęzi sił zbrojnych, zachowaj zdania streszczenia w skrócie i na temat. Unikaj wyrażania opinii, takich jak: "Myślę, że to zadziała, ponieważ X równa się Z." Możesz upuścić sześć słów, po prostu stwierdzając, "X równa się Z", a następnie rozłożyć najważniejsze fakty i skorelować je z oczekiwanymi rezultatami.
Podejmowanie środków ostrożności
Zastanów się nad swoim czytelnictwem, jeśli dyskutujesz o sprawach wojskowych. Jeśli jesteś członkiem sił zbrojnych i piszesz do cywilnego podmiotu, upewnij się, że nie zawierasz informacji poufnych lub naruszających zabezpieczenia. Jeśli piszesz raport i podsumowanie swojemu przełożonemu, obaj mogą przejść przez inne ręce, zanim przejdą do jego biurka, więc upewnij się, że wszyscy zaangażowani zostaną poinformowani o tym, co napisałeś.
