W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, zapasy obejmują jeden z największych aktywów posiadanych przez spółkę. Ten inwentarz składa się z surowców, pracy w procesie i gotowych towarów. Proces produkcji zamienia zapasy surowców na zapasy wyrobów gotowych. Firmy produkcyjne muszą kontrolować proces produkcji i zarządzać zapasami, aby je zabezpieczyć. Firmy te wykorzystują wewnętrzne mechanizmy kontrolne do zarządzania zapasami i kontroli produkcji.
Dokumentacja
Dokumentacja stanowi główny element wewnętrznej struktury kontroli każdej firmy. W magazynie magazynowym dokumenty te obejmują korzystanie z dokumentów odbiorczych, dokumentów przewozowych i dokumentów przesyłania wewnątrzgrupowego. Zapewniają one papierkową ścieżkę, która pozwala każdemu pracownikowi lub menedżerowi zlokalizować inwentarz w obiekcie, niezależnie od tego, czy inwentarz jest w magazynie, czy na linii produkcyjnej. Każdy typ dokumentu powinien być kolejno numerowany, co pozwala na natychmiastową identyfikację brakujących dokumentów i ich zbadanie. Dokumenty należy również dopasować do innych dokumentów. Na przykład, otrzymywanie dokumentów powinno być dopasowane do faktur dostawcy, aby potwierdzić, że firma otrzymała taką samą ilość, za którą jest naliczana.
Aparaty fotograficzne
Kradzież pracowników, kradzież z zewnątrz i błędna dokumentacja pozwalają na utratę zapasów z przypisanej lokalizacji. Kamery bezpieczeństwa zapewniają rejestrację wideo wszystkich czynności wykonywanych w magazynie i na linii produkcyjnej. W przypadku rozbieżności pomiędzy zarejestrowanym poziomem zapasów a faktyczną ilością, kierownictwo może przeglądać materiał wideo w poszukiwaniu ruchu inwentarza fizycznego i porównywania tego ruchu z zarejestrowanym ruchem inwentarza. Kierownictwo może przeglądać materiał filmowy linii produkcyjnej porównując produkcję zapasów z zarejestrowaną produkcją. Kamery pozwalają kierownictwu złapać pracowników angażujących się w nieetyczne zachowanie, a także powstrzymać nieetyczne zachowanie pracowników, którzy wiedzą, że są obserwowani.
Złomowanie
Niektórzy pracownicy tworzą złom lub klasyfikują dobre produkty jako złom, aby zabrać je ze sobą do domu. Właściwe kontrole wewnętrzne związane z obsługą złomu eliminują tę możliwość. Firma powinna mieć wdrożone zasady dotyczące klasyfikacji i przetwarzania złomu. Jedna z zasad powinna uwzględniać fakt, że wielu pracowników sprawdza, czy dana pozycja nie ma poziomu jakości dobrego produktu i powinna być uznana za złom. Inna polityka obejmuje podział obowiązków. Na przykład jeden pracownik identyfikuje złom, a inny pracownik unieszkodliwia złom. Firma powinna zarządzać wyrzucaniem złomu wybierając firmę zewnętrzną, która będzie obsługiwać zbycie, zamiast obsługiwać go wewnętrznie.
Zapasy liczą
Firmy dokonują okresowych inwentaryzacji fizycznych i porównują zapasy zliczone z zapasami zarejestrowanymi w systemie. Dzięki temu firma może zidentyfikować wszelkie rozbieżności. Firma może zbadać te rozbieżności, aby ustalić, czy wystąpił błąd lub czy doszło do oszustwa.
